9 consejos sobre la gestión de tareas múltiples que mejorarán su productividad

Cuando tienes hambre de crecer, expandirte y beber profundamente de la vida, quieres ser lo más productivo posible. Y con tantas opciones de cómo beber profundamente de la vida, podemos agregar mucho a nuestro plato. Ingresa a la gestión multitarea que mejorará tu productividad..

Comienza, de manera inocente, con acción inspirada y la voluntad de lograr, construir y cumplir lo que nuestro corazón o mente crea. Pero si no tenemos cuidado, rápidamente se convierte en un enterrado en el trabajo y resultados demorados en lugar de la productividad que pensábamos que estábamos creando..

Seamos claros sobre lo que queremos decir con multitarea antes de entrar en los consejos sobre cómo mejorar su productividad. Gestionar múltiples tareas simultáneamente en realidad perjudica la productividad. Y su búsqueda para ser más productivo se reducirá a lo bien que pueda centrarse en la tarea en cuestión. Alejar tu atención de la tarea en cuestión solo hará que tome más tiempo.

En La única cosa por el multimillonario Gary Keller, dice

“El éxito extraordinario es secuencial, no simultáneo.”

Debe concentrarse en las pocas tareas vitales, no en las muchas triviales, que lo llevarán a su meta..

Así que acordemos que por “multitarea”, Nos referimos a las muchas tareas que tiene que hacer, no hacerlas simultáneamente.. Este artículo trata sobre cómo manejamos las muchas tareas que tenemos que hacer de tal manera que mejoremos nuestra productividad tanto en cantidad como en calidad para que podamos vivir la vida que hemos previsto vivir..

1. Ajuste sus expectativas

He descubierto que cuantos más proyectos asuma, más tareas tengo que gestionar. Eso suena obvio pero es una distinción crítica. La mayoría de las personas toman demasiado y tienen expectativas imposibles de poder hacerlo todo.

Con cada proyecto vienen más detalles de los que podemos predecir. Si no tiene cuidado, asumirá demasiados proyectos que lo enterrarán en tareas que no tiene esperanzas de administrar..

Hice esto una tonelada en mis veinte años. Fue emocionante soñar con todo lo que quería. Me metería en un puñado de ideas y luego pasaba a la siguiente cuando no estaba viendo los resultados que quería. Desde el exterior, podría haber parecido como si estuviera “multitarea”, pero no estaba llegando a donde quería ir.

La desventaja de incursionar con todas estas ideas fue que comencé a verme como alguien que no podía producir un resultado. Esto erosiona su confianza cuando toma una tonelada de proyectos y luego no puede mover ninguno de ellos al lugar que tenía en mente para tomarlos..

Entonces, este primer consejo es importante porque afectará su capacidad para administrar cualquier otra tarea que elija poner en su plato. Elegir sabiamente. Publicidad

2. Elegir sabiamente

No puedes hacerlo todo. Tú lo sabes. ¿Pero cuál es el umbral de lo que puedes hacer? Es mucho menos de lo que piensa, lo que significa que tiene que elegir sabiamente las tareas que asume para producir lo máximo posible en el tiempo que le da.

Al lanzar mi agencia de marketing tuve que hacer la mayoría de las tareas. Y a medida que nuestros clientes crecieron, también lo hicieron las tareas que tenía que administrar. Esperé más de lo necesario para encontrar ayuda y esto me costó una pérdida de crecimiento durante el tiempo que mantuve todas las tareas. También causó un estrés que afectó mi capacidad para concentrarme y mostrarme como la mejor versión de mí mismo. Tenía que encontrar las pocas tareas vitales que harían crecer mi empresa. Tuve que elegir sabiamente en qué gastaría mi tiempo.

Una vez que haya elegido las pocas tareas vitales que administrará, tendrá que hacer las paces para dejar las otras tareas o subcontratarlas a otra persona..

3. Subcontratar

Enfocada en los pocos vitales, mi compañía comenzó a crecer nuevamente y me encontré enterrado en más tareas de las que podía manejar. Esta es la naturaleza del éxito..

A medida que su productividad crece, también lo hace su lista de tareas pendientes. Estaba claro que no podía realizar múltiples tareas para salir de este y seguir creciendo. Así que comencé a construir mi equipo de contratistas para poder subcontratar mi creciente lista de detalles a.

Este es un consejo importante porque muchos de nosotros nunca pedimos ayuda. Si trabajamos para otra persona, es fácil pensar que somos mejores jugadores de equipo si podemos demostrar que podemos hacerlo todo..

Si es dueño de su propio negocio, es fácil pensar que no puede pagar la ayuda que necesita. Y así, nos enterramos en los detalles y leemos artículos sobre la multitarea, con la esperanza de que proporcionen algunas respuestas o alivio sobre cómo podemos hacer más en nuestro calendario ya sobrecargado..

Delegar y subcontratar a buenos contratistas se ha vuelto mucho más fácil a medida que más y más personas con talento entran en la economía del concierto. En mi empresa, usamos Upwork.com a diario. También hemos utilizado Fiverr.com y los muchos recursos disponibles en el mercado de Envato. En esta época, no tienes que hacerlo todo tú mismo. Hay un ecosistema completo al que puedes subcontratar y cuesta mucho menos de lo que crees.

Además, le está costando mucho más en la pérdida de productividad para asumir todo y no subcontratar. Al subcontratar, puede volver a concentrarse en administrar la lista de tareas vitales que mueven la aguja hacia el resultado deseado..

4. Gestión de listas

Siempre llevaba mis artículos de acción en mi cabeza, hasta que estaba tan lleno que tuve que escribirlos en las páginas de mi diario o en las notas adhesivas cercanas. Pero esas ideas y tareas pendientes se perdieron con el tiempo y me obligaron a reaccionar ante lo que aparecía en mi día. Reaccionar no es un gran lugar para producir.

Necesitaba una mejor manera de administrar mi creciente lista de tareas para que todas estuvieran en un solo lugar. Mi agencia había estado usando Trello para administrar los proyectos de nuestros clientes, así que decidí probarlo para guardar mi lista de tareas pendientes..

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Trello funciona bien porque es flexible. Puedes crear lo que ellos llaman “Tableros”. Tenemos una placa Trello para nuestros clientes de nivel 1 y una placa separada para nuestros clientes de nivel 2. Tenemos una junta de Trello para todos nuestros clientes potenciales y una junta de Trello para operaciones. También creé una tabla para mi propia lista de tareas pendientes..

Dentro de un tablero, creas “Liza”. Algunos de mi equipo crean listas para tareas en torno al nivel de prioridad, como “Alta prioridad”, “Prioridad Media”, y “Baja prioridad”.

Descubrí que lo que mejor me funcionó fue crear listas basadas en el tiempo. Mis listas están etiquetadas “Hoy”, “Esta semana”, “Este mes”, “Este cuarto”, “Este año”, y “El futuro”. Muevo productos y tareas dentro y fuera de estas diferentes listas en función de cuándo necesito centrarme en ellos.

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También creé una lista en mi tablero que dice “Volcado de cerebro” donde puedo abrir rápidamente mi aplicación Trello, abrir esa pizarra y simplemente descargar ideas o tareas pendientes rápidamente y luego arrastrarlas a la lista correspondiente más tarde.

Dentro de las listas, puedes crear “Tarjetas”. Las tarjetas le permiten crear listas de verificación, fechas de vencimiento, descripciones y comentarios. Puede etiquetar a los miembros del equipo y agregar etiquetas codificadas por colores. Si bien no uso todas estas características en las tarjetas, encuentro que me permite organizar mis pensamientos sobre una tarea en particular y continuar agregando a medida que surjan más ideas o elementos para esa tarea..

Tener un lugar para recopilar, organizar y administrar todas sus ideas y tareas es crítico si desea administrar múltiples tareas.

A medida que gestione su lista de tareas pendientes, verá actividades similares que puede agrupar y eliminar en una “lote”.

5. Dosificación

En los primeros meses de mi inicio, haría todo el tiempo. Solo estaba tratando de descubrir todas las piezas en movimiento y responder a lo que era urgente. Pero a medida que avanzaba el trabajo, encontré que ciertos tipos de trabajo requerían ciertos tipos de enfoque y energía. Responder a los correos electrónicos fue diferente a crear publicaciones sociales significativas y actualizar las tarjetas Trello fue diferente a tomar tiempo para la visión y la planificación.

Introduzca la preparación de lotes. Agrupar las tareas similares agrupadas en un marco de tiempo condensado que me permitió hacer más en esos tipos particulares de tareas utilizando la energía que esas tareas requerían.

Mi empresa realiza marketing de contenido hecho para usted, donde entrevistamos a nuestros clientes para sus propios podcasts. Cada entrevista que hacemos tiene una lista completa de tareas para completar.

Al principio, grabaría una entrevista con un cliente para su podcast. Tan pronto como la entrevista terminara, me levantaría de mi computadora y me marcharía solo para obtener energía diferente, dejando el título del episodio, la descripción que usamos para su canal de YouTube y actualizaría nuestra lista de Trello para más adelante..

Tomó mucho más tiempo volver a esas tareas, tener que recordar de qué hablamos y volver al estado de ánimo para completar ese episodio. Entonces, comencé a agrupar todas esas tareas al final de la entrevista. No solo el trabajo se hizo más rápido, sino que me sentí más liviano al no llevar todas las tareas pendientes en mi cabeza. Publicidad

El procesamiento por lotes es una práctica poderosa. Puede comenzar simplemente agrupando un tipo de tarea con otro. Tomar con calma. Mira cómo se siente. Juega con ello. Todo el objetivo es aumentar la producción y minimizar las interrupciones.

6. Gestión de interrupciones

Las interrupciones son uno de los mayores asesinos de productividad. La multitarea no es rival para una interrupción constante y las comunicaciones pueden ser uno de los principales culpables de esta pérdida de productividad. Esto se aplica tanto si trabaja en una oficina con otros, en su propia casa o si tiene un equipo virtual..

A medida que nuestro equipo virtual creció, tuvimos que encontrar formas de comunicarnos diariamente en torno a proyectos, realización e ideas. Hable acerca de ser alejado de la productividad. Pasaría de una hora a dos horas al día solo respondiendo a las comunicaciones en correo electrónico, mensajes de texto, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer y Slack.

Agregamos herramientas como Slack y Trello para agilizar la comunicación, pero me encontré atrapado en temas de chat cada hora con notificaciones que iluminaban mi teléfono. Al darme cuenta de que no podía concentrarme en los pocos vitales si constantemente me metían en la maleza de mi negocio, tenía que crear algunos límites para mí y para mi equipo sobre cómo y cuándo utilizaría estas herramientas de comunicación..

Establezca límites con las personas en su vida haciéndoles saber cuándo está disponible y cuándo responderá a sus comunicaciones. Desactive las notificaciones automáticas en su teléfono o configúrelo en modo avión durante los tiempos productivos. No necesitas ser inalcanzable todo el día. Solo necesita proteger su enfoque durante las tareas que lo requieran.

7. preparar

Uno de los trucos que me permitieron agrupar todo el trabajo al final de una entrevista con un cliente fue tener todas las herramientas y pestañas abiertas en mi computadora que necesitaba para completar las tareas rápidamente. Esto parece obvio en retrospectiva, pero a veces, cuando estamos enterrados en todas las tareas que intentamos gestionar, pasamos de una tarea a otra frenéticamente y no damos tiempo para preparar las herramientas, nuestro espacio o nuestra mentes para el trabajo que estamos a punto de pasar a.

Lo que tomó un par de minutos extra en la preparación me ahorró veinte minutos en la limpieza de la forma en que solía hacerlo.

Si va a administrar múltiples tareas, entonces la preparación de esas tareas con anticipación agilizará la eficiencia y, como resultado, aumentará la productividad..

8. Nutrición

En un artículo anterior que escribí en Lifehack, hablé sobre la importancia de la nutrición en la mejora de la memoria. Del mismo modo, la nutrición puede afectar el rendimiento y la productividad..

A medida que mi inicio crecía y mi tiempo se agotaba, me encontré tomando más café, comiendo bocadillos poco saludables y alimentos menos nutritivos. También me encontré comenzando la hora feliz antes para esconderme de todos los detalles en mi cabeza.

Con el tiempo, mi cuerpo fue atado en nudos. Mi horario de sueño estaba apagado y mi enfoque era impredecible. Simplemente dejar el café, la hora feliz y hacer una preparación más proactiva de las comidas me puso de nuevo en mi cuerpo y en mi mente, lo que me ayudó a estar más presente en las tareas que tenía que realizar todos los días..

La nutrición no es un consejo común para el manejo de tareas múltiples, pero es imperativo si quieres ser productivo. Publicidad

Estos son algunos hábitos alimenticios saludables para ayudarlo a mantenerse productivo: 15 hábitos alimenticios para que usted permanezca productivo en el trabajo

9. Tomar un descanso

Cuando invierte en su trabajo, es fácil llevarlo a todas partes.

Me encuentro trabajando constantemente. Mi negocio es importante para mí porque creo que tenemos un trabajo importante que hacer en el mundo. Pero, he descubierto que si no me tomo un descanso, empiezo a sentirme agotado por la carga de todo esto..

También me doy cuenta de que cuando me tomo un descanso del trabajo, mi mente se relaja y se abre un espacio para una nueva inspiración y energía, lo que me brinda un enfoque renovado para las pocas tareas vitales que debo manejar cuando vuelvo al trabajo.

Por eso es importante programar el tiempo de inactividad. Nuevamente, este no es un consejo multitarea común, pero para aquellos de nosotros que queremos hackear la vida, entendemos y apreciamos un enfoque holístico de la productividad.

La línea de fondo

El objetivo es una vida rica y productiva, no girar un montón de platos solo para buscar dentro de muchos años y preguntarse por qué no está más lejos en la vida de lo que está.

Del libro La única cosa,

“La actividad a menudo no está relacionada con la productividad y la actividad rara vez se ocupa de los negocios.”

La multitarea, como la mayoría de la gente piensa, es realmente una actividad. Pero administrar las pocas tareas vitales de manera secuencial, no simultánea, lo llevará al tipo de productividad que lo llevará a donde desea ir.

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