5 maneras de mejorar su productividad en la oficina

Es posible encontrar tiempo extra en su día simplemente reorganizando la forma en que aborda las tareas que están dentro de su responsabilidad. Mire cada una de las siguientes áreas de su vida laboral y vea dónde puede realizar mejoras que le permitirán dedicar más tiempo a las cosas que realmente necesita para enfocar su atención en.

1. la comunicación

Una de las habilidades más importantes en cualquier negocio es la comunicación efectiva. Cuando se esté comunicando con el personal y los clientes, asegúrese de que todas sus instrucciones e información se entiendan de la manera que pretende. Simplemente repetir la misma solicitud en diferentes palabras al final de una conversación puede significar la diferencia entre obtener el informe que desea y el que su personal pensó que quería.

Con la comunicación, la claridad es el objetivo número uno. Es posible que tenga una maestría en inglés, pero la persona con la que se está comunicando puede que no. Al mantener simple el lenguaje que usa, aumenta las posibilidades de que su mensaje sea entendido. Publicidad

Simplemente hablando de manera clara, concisa y verificando que la persona con la que se está comunicando haya entendido lo que dijo, puede ahorrar un tiempo precioso obteniendo lo que necesita la primera vez..

2. Planificación

Esto es algo que se necesita tanto para proyectos repetidos como para proyectos más grandes..

Mantenga un planificador anual en su escritorio donde grabe proyectos repetidos (anual / mensual / etc) para que pueda ver de un vistazo cuando necesite comenzar a recopilar información para ellos. Publicidad

Con proyectos más grandes, planee todo el proyecto al principio. Divídalo en pasos más pequeños y asigne una fecha según la cual se debe completar cada paso. Delegue cualquiera de los proyectos que pueda realizar otra persona, pero manténgalo supervisado de cerca en cuanto a quién está haciendo qué y cuándo lo necesita. Una vez que haya planeado cómo hará el proyecto, encontrará que es menos probable que lo posponga hasta el último minuto..

3. Priorizar

Saltar de un proyecto a otro, no es una señal de que necesita reorganizar la forma en que aborda su estrategia de programación de tareas y de prioridades de trabajo..

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Cada mañana revisa tu casilla de entrada y prioriza sus contenidos. Una vez que sepa qué se debe hacer, qué tan urgentemente se necesita y cuánto tiempo es probable que se complete, agregue las tareas en orden de importancia a su horario de trabajo del día. Cuando llegue el correo, priorice los elementos que requieran atención y luego agréguelos a su horario de trabajo. Publicidad

Al final de cada mes, eche un vistazo a los proyectos que se conocen para el próximo mes y comience a programar de manera provisional cuándo puede comenzar a trabajar en estos para que comience el mes ya pensando en lo que debe hacerse..

4. la dilación

Para muchas personas, ¡este es el ladrón de tiempo más grande de todos! Lo más importante que debe hacer es reconocer que es culpable de dilación y luego identificar las tareas que tiende a postergar el mayor tiempo posible. Una vez que sepa qué cosas es probable que posponga, considere por qué no quiere hacerlas. Tal vez sean demasiado grandes, demasiado aburridos, o simplemente parezcan una pérdida de tiempo. Al identificar el razonamiento detrás de sus problemas de postergación, puede encontrar soluciones, como dividir proyectos más grandes en partes más pequeñas (ver planificación arriba), programar las tareas aburridas para la primera hora de la mañana para que se hagan, y delegar (ver delegación abajo) ) cualquier tarea que sea tan rutinaria que se sienta como una pérdida de tiempo. Elimine la dilación de su día laboral y vea cuánto más puede lograr en su día.

5. Delegación Publicidad

Si tiene personal empleado para ayudarlo, delegue algunas de sus tareas rutinarias que puede instruir rápidamente a otra persona para que se responsabilice. Recuerde comunicar las instrucciones con claridad y asegurarse de que se entiendan antes de dejar la tarea en manos de los empleados. Una vez que delegue algo, solo debe hacer una rápida revisión para asegurarse de que se haga correctamente y a tiempo. Mezclar algunas de estas tareas para los miembros del equipo liberará su tiempo para un trabajo más especializado.

Katie-Anne Gustafsson pasó muchos años en administración de empresas antes de convertirse en una WAHM donde aprendió muchas de las habilidades y herramientas de organización que necesita para equilibrar efectivamente las demandas de su vida diaria..