Peter Atkinson
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A nadie le gustan las reuniones. Bueno no “nadie” - ese hombre mayor con la barba que nadie parece conocer personalmente que viene a cada reunión? Le gustan las reuniones, porque recibe una dona gratis y una siesta. Pero aparte de él, la mayoría de la gente considera que las reuniones son demasiado improductivas y requieren mucho tiempo para ser agradables. Necesario, a veces, pero no agradable..
Hay muchas razones por las que las reuniones pueden perder más tiempo del que valen. Por supuesto, las reuniones pueden estar mal planificadas, sin una agenda (o peor, con una agenda poco clara) y sin un objetivo real en mente. Las reuniones a menudo también pueden convertirse en el campo de batalla de la política dentro de la oficina, con el tiempo perdido de todos, mientras que la oficina Alpha y Beta se golpean mutuamente.
Otras formas en que las reuniones pierden tiempo tienen que ver con factores externos a la reunión. Interrumpen cualquier cosa en la que estuvieras trabajando en ese momento, sin importar el tipo de estado de flujo en el que hayas estado. Siempre hay alguien esencial que llega tarde, lo que obliga a todos a enfriar sus talones esperando, o comenzar y luego perder el tiempo cuando finalmente mostrar y necesita ser completado. Publicidad
Y, finalmente, está la estructura de la reunión en sí. Las reuniones de lluvia de ideas se estancan cuando las personas en las que se pierde el concepto de lluvia de ideas realizan comprobaciones de viabilidad de cada idea descartada. Las reuniones informativas se estancan cuando el liderazgo encuentra resistencias que no habían previsto y buscaban, sin preparación, respuestas. Y las reuniones en general se caen cuando las voces y los egos se alzan en voz alta para que todos sean escuchados, y tengan razón..
Cinco alternativas a las reuniones
Como dije, a veces las reuniones son necesarias, pero en lugar de una primera respuesta, las reuniones deben reservarse para ocasiones especiales, cuando solo una reunión cara a cara hará el trabajo. En otras ocasiones, pruebe una de estas cinco alternativas y vea si no ahorran tiempo y alguna molestia..
Mensajería instantánea
Si bien es probable que la mensajería instantánea (IM) se vea más como una pérdida de tiempo para los adolescentes y los frikis solitarios, se puede hacer mucho a través de la mensajería instantánea. IM le permite a usted y a sus socios mantener un virtual a largo plazo “presencia” A medida que trabaja, publique preguntas, actualizaciones e ideas a medida que le afecten o encuentre problemas en su trabajo. Dado que los programas de IM mantienen un registro completo de la sesión de chat, no hay peligro de perder nada o perderlo, simplemente desplácese hacia arriba.
Hay un par de reglas a seguir para la IM productiva. Publicidad
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Desplácese hacia abajo para continuar leyendo el artículo- Corta la charla. Para mantener las cosas enfocadas, cada persona debe hablar solo a) cuando tenga algo importante que agregar, o b) en respuesta a una pregunta.
- Sin lujos.El software de mensajería instantánea de hoy viene con capacidades de voz y video, avatares, funciones de cambio de imagen, fuentes de varios colores y más. Deje esos para su hija de doce años: está trabajando, no jugando a la mensajería instantánea..
Las alternativas a la mensajería instantánea incluyen salas de chat privadas como Campfire o incluso Twitter si puedes resistir la llamada de sirena de los tweets de tus amigos..
Teleconferencia
Si necesita más contacto personal y compartir en tiempo real, pruebe un sistema de teleconferencia como Acrobat.com o GoToMeeting de Adobe. La mayoría de los servicios permiten el uso compartido de pantallas, pizarras colaborativas y otros sustitutos para la presencia en la misma habitación, sin tener que desplazarse a la reunión (incluso si se trata solo de tres pisos), las incesantes interrupciones de los descansos para tomar un café y el baño, la socialización cara a cara. , o la ausencia forzada de su escritorio mientras espera ese correo electrónico crucial. Ya que la mayoría también crea una transcripción, tampoco necesita que alguien tome minutos..
Wikis
Los wikis proporcionan un entorno de colaboración que es ideal para el desarrollo de documentos de trabajo y declaraciones, así como material al que se deberá hacer referencia una y otra vez. Para proyectos únicos, una wiki en línea como WetPaint o PBWiki son ideales: gratis, fácil de configurar y fácil de usar. Para obtener más material de misión crítica, especialmente cuando planea usarlo repetidamente, y donde la seguridad es una preocupación importante, su organización puede configurar fácilmente una wiki interna en su intranet, usando un software avanzado como MediaWiki, el software que funciona con Wikipedia..
Los wikis son auto-organizados y fáciles de crear y editar, y hacen un seguimiento de los cambios realizados junto con un registro de quién es responsable de cada edición (¡no más dickering sobre crédito!). Donde la interacción en tiempo real no es una necesidad, construir un wiki durante un largo período de tiempo puede ser mucho más productivo que una cadena de reuniones, pero asegúrese de asignar responsabilidades y permitir tiempo para el trabajo de wiki. Publicidad
Listas de correo electrónico / Grupos
Otra solución en la que la interacción en tiempo real no es un factor es la lista de correo electrónico tradicional. Algo fuera de moda en estos días, las listas de correo electrónico aún pueden ser formas muy productivas de hacer las cosas en grupo, y tanto Yahoo como Google ofrecen servicios gratuitos y fáciles de configurar..
Una lista de correo electrónico efectiva probablemente debería tener un moderador, no para aprobar los mensajes, sino para recordar a las personas cuando se están desviando. La buena etiqueta es esencial en este ambiente; Algo sobre el medio fomenta las guerras de fuego. Pero con algunas precauciones, las listas de correo electrónico aún pueden ser herramientas bastante efectivas, permitiendo intercambios bien pensados y manteniendo automáticamente un archivo de búsqueda de discusiones pasadas..
Aplicaciones de colaboración
Finalmente, el uso efectivo de una aplicación de gestión de proyectos puede evitar la necesidad de la mayoría de las reuniones. Los sistemas como Wrike y Basecamp permiten intercambiar notas, asignar tareas y compartir archivos. También ofrecen varias formas para que los usuarios interactúen: SMS, correo electrónico, en línea, RSS o utilizando una aplicación de terceros a través de la API de Basecamp..
Si la gestión de proyectos completa es demasiado, considere usar servicios en línea como Google Docs (que se pueden instalar en su propio dominio a través de Google Apps) junto con Google Talk u otro IM: puede compartir documentos, agregar y editar el trabajo de otros. y crear un repositorio de materiales al mismo tiempo. Publicidad
Vamos a aplazar
No estoy tratando de afirmar que todas las reuniones pueden ser reemplazadas a través de servicios en línea o aplicaciones de escritorio. A veces, una reunión en persona es la mejor y más eficiente manera de hacer las cosas..
Pero no permita que las reuniones se conviertan en el modo predeterminado de interacción. Con demasiada frecuencia, las reuniones representan una falla en la comunicación, no su avance; se llaman cuando ya no hay nadie en la misma página, o peor, cuando [cosas] están a punto de golpear al fanático. La planificación y el uso de recursos más efectivos a menudo pueden evitar la necesidad de reuniones y permitir que todos los involucrados dediquen más tiempo. obra trabajar en lugar de hablando al respecto.