15 mejores consejos de organización para la organización de la oficina y hacer más cosas

Puede pensar que no tiene tiempo para organizar su oficina, pero si realmente supiera cuánto tiempo le costaría la desorganización, reconsidere.

Reorganizar y mover pilas ocasionalmente no cuenta. Tampoco se despeja de su escritorio, si desliza el desorden en un contenedor o un cajón del escritorio.

Un espacio de oficina relativamente limpio y ordenado despeja el camino para una mayor productividad y menos tiempo perdido.

Organizar su oficina no tiene que tomar días, se puede hacer poco a poco. De hecho, mantener una oficina organizada es mucho más efectivo si lo trata como un proyecto en curso, en lugar de un asalto masivo.

Entonces, si está listo para comenzar, los siguientes consejos de organización lo ayudarán a transformar su oficina en un espacio de trabajo eficiente.

1. Purga tu oficina

Despeje, vacíe, destruya, deshágase de todo lo que no necesita o quiere. Mira alrededor. ¿Qué no has usado en un tiempo??

Tome un área a la vez. Si no funciona, envíelo para su reparación o deséchelo. Si no lo ha usado en meses y no puede pensar cuándo lo necesitará realmente, saldrá. Esto va para muebles, equipos, suministros, etc. Publicidad.

No se olvide de las chucherías, las plantas (reales o artificiales) y las decoraciones: si están cubiertas de polvo y hacen que su oficina se vea en mal estado, son un juego justo..

2. Reunir y redistribuir.

Reúna cada elemento que no esté donde pertenece y póngalo donde esté.

3. Establecer trabajo “zonas”

Decida qué tipo de actividad ocurre en cada área de su oficina. Es probable que tenga un área de trabajo principal (probablemente su escritorio), un área de referencia (archivador, estantes, carpetas) y un área de suministros (armario, estantes o cajones).

Coloque el equipo y los suministros adecuados en el área apropiada lo más posible..

4. Muy cerca

Coloque los equipos y suministros que más utiliza al alcance. Las cosas que raramente usas se pueden almacenar o guardar.

5. Consigue un buen etiquetador

Elija un fabricante de etiquetas que sea fácil de usar. Tómese el tiempo para etiquetar estantes, papeleras, cajones de cestas. No solo le recordará dónde van las cosas, sino que también ayudará a otras personas que tengan la necesidad de encontrar, usar o guardar cualquier cosa en su área de trabajo..

6. Revisa tu sistema de archivo.

A medida que nos adentramos en la era digital, la necesidad de almacenar archivos en papel ha disminuido. Publicidad

¿Qué puede hacer tu tienda digitalmente? ¿Estás duplicando archivos? Es posible que pueda eliminar algunos de los archivos y carpetas que ha utilizado en el pasado. Si está almacenando archivos en su computadora, asegúrese de hacer copias de seguridad regulares.

Aquí hay algunas ideas de almacenamiento para crear un sistema de archivo sin problemas:

• Crear una carpeta de reunión - Poner todo “artículos a discutir” allí, junto con los elementos que deben ser entregados, los informes que deben entregarse, etc. Lo ayudará a prepararse para las reuniones y le ahorrará el estrés incluso si se avanza una reunión.
• Crear una carpeta de trabajo - Gran parte de nuestros papeles sucios son cosas que están en espera hasta que alguien más responde o actúa. Colóquelas en una carpeta de WOR (Esperando en Respuesta). Revíselo cada pocos días para ver las acciones sobresalientes en las que puede necesitar un seguimiento..
• Cajas de almacenamiento - Use cajas de almacenamiento de bajo costo para mantener los archivos archivados y sacarlos de su espacio de archivos actual.
• Cajas de revistas - Use cajas de revistas o carpetas para almacenar revistas y catálogos que realmente quiera almacenar. Asegúrese de que realmente los necesita para referencia o investigación, de lo contrario, recíclelos o regálelos..
• Carpeta de lectura - Designe un archivo para los artículos impresos y documentos que desea leer que no son urgentes.
• Archivos de archivo - Cuando un proyecto esté completo, junte todos los materiales y archívelos. Mantener su “carpetas de trabajo” para proyectos en curso.
• Archivo semanal - No dejes que tu archivo se acumule. Pon tus papeles en un “Archivar” Carpeta y archivo todo una vez por semana..

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7. Despeja tu escritorio

Elimine todo, límpielo a fondo y devuelva solo aquellos artículos que son esenciales para el uso diario.

Si tiene dificultad para ordenar cosas, esta fórmula de Declutter lo ayudará a deshacerse de las cosas sin que se arrepienta más tarde..

8. Organiza tu escritorio

Ahora que ha optimizado su escritorio, es una buena idea organizarlo.

Use organizadores de escritorio o contenedores para organizar los artículos en su escritorio. Use bandejas para papeles, contenedores para artículos más pequeños. Publicidad

No olvides tu computadora de escritorio! Asegúrese de que todos los archivos o imágenes estén en carpetas organizadas. Te recomiendo que limpies el escritorio de tu computadora todos los días antes de salir del trabajo.

9. Organiza tus cajones.

Coloque los artículos utilizados en el mismo espacio del cajón, sellos con sobres, almohadillas adhesivas con blocs de notas, etc..

Use los organizadores de cajones para artículos pequeños - clips, tachuelas, etc. Use un cajón separado para artículos personales.

10. Bandejas de entrada separadas

Si trabaja regularmente con otras personas, cree una carpeta, bandeja o bandeja de entrada para cada.

11. Limpia tus pilas

Con suerte, con su nueva oficina organizada, ya no creará montones de papeles, pero aún tendrá que revisar los antiguos..

Ir a través de la pila (un poco a la vez si es necesario) y ponerlo en el lugar apropiado o volcarlo.

12. Ordenar los correos

No solo pegue el correo en una pila para ser ordenado o pase el rifle y saque las piezas que necesita ahora. Clasifíquelo tan pronto como lo obtenga: para actuar, para leer, para presentar, para delegar o para entregar ... Publicidad

13. Asignar fechas de descarte

No es necesario que conserves cada pedazo de papel por tiempo indefinido. Marcar en archivos o documentos cuando se pueden tirar o triturar.

Algunos documentos legales o financieros deben conservarse durante un período de tiempo específico. Asegúrese de saber cuáles son esos requisitos.

14. Filtra tus correos electrónicos también

Algunos correos electrónicos son importantes para leer, otros simplemente no son tan importantes.

Cuando usa el sistema de filtro para etiquetar diferentes tipos de correos electrónicos, conoce su prioridad y cuál responder primero.

Echa un vistazo a estos 4 pasos para lograr la bandeja de entrada cero.

15. Endereza tu escritorio

Al final del día, haga un enderezamiento rápido, para que tenga un comienzo limpio al día siguiente.

Pensamientos finales

Usa un consejo o pruébalos todos. La cantidad de esfuerzo que dedicas a crear y mantener un área de trabajo eficiente se verá recompensada en gran medida.

En lugar de pasar tiempo buscando cosas y barajando montones, podrás pasar tu tiempo ... bueno ... trabajando y disfrutarás siendo libre de desorden!

Crédito de la foto destacada: Alesia Kazantceva a través de unsplash.com