Joel Harper
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En mis cuarenta años de trabajo, siempre me quejé de reuniones largas, aburridas e improductivas, ¡así que únete al club! Sí, las reuniones de estilo antiguo tienen efectos negativos en la moral, la productividad y la motivación..[1]
“Él (Warren Buffett) no deja que su calendario se llene de reuniones inútiles.”- Bill Gates
Entonces, ¿por qué las reuniones no pueden ser más cortas, más productivas e incluso, me atrevo a decirlo, divertido??
La buena noticia es que muchas empresas están liderando el camino en la gestión de sus reuniones..
Aquí hay 12 secretos para una reunión productiva. Si usted es un gerente o líder de equipo, puede implementar estos. Si usted es miembro de un equipo, siempre puede hacer sugerencias para que las reuniones puedan llegar a ser súper productivas..
1. El tiempo no es el problema real
La mayoría de las personas se quejan de que no tienen suficiente tiempo y las reuniones pueden robarles este preciado producto. Otra forma de verlo es simplemente concentrarse en los niveles de energía que tiene..
Planifique en descansos para que los niveles de productividad se mantengan al máximo. Publicidad
“Gestiona tu energía, no tu tiempo..” - Tony Schwartz
2. Haz que las reuniones sean más cortas
Establecer un límite de tiempo de 10 o 15 minutos realmente puede ayudar. Algunos gerentes obtienen un temporizador para que se apague cuando finalice la reunión. No es casualidad que las charlas TED tengan un límite máximo de 18 minutos..
La razón es que toda la investigación muestra que nuestra capacidad de atención se va reduciendo progresivamente, si las reuniones o las conversaciones duran más tiempo. Los estudios realizados en la Texas Christian University muestran que los estudiantes recuerdan más información después de clases más cortas.[2]
3. Planificar reuniones solo cuando sea necesario
La mayoría de las empresas tienen un horario fijo y un día para reuniones. Esto significa que la productividad se ralentiza, solo por un programa establecido.
Es mucho mejor reunirse cuando hay que hacer las cosas, tomar decisiones y finalizar los puntos de acción.
4. Reunirse de pie o en otro lugar
Una investigación muy interesante muestra que sentarse sentado aumenta los problemas territoriales..[3]
Las personas se sienten cómodas y también quieren hacer valer su posición o autoridad. Esto no se hace tan fácilmente al levantarse. Publicidad
Los participantes se sienten menos cómodos y quieren hacer las cosas más rápido. Hay otras formas innovadoras de tener reuniones..
“Pero donde sea que estés, sé innovador con tu espacio. Pruebe una reunión de pie, o deje los escritorios y diríjase al parque. Sal de tu entorno cotidiano.”- Richard Branson
5. Planifique la agenda con anticipación
Una reunión corta todavía necesita una agenda y esto debe circular antes de la reunión si es posible. Ayuda a las personas a prepararse y centrarse en los temas que deben discutirse..
Aquí es cómo construir una agenda de reuniones asesinas que es simple y eficaz.
6. Crea una zona libre de teléfonos inteligentes
Pregunte a las personas sobre sus colegas que usan teléfonos inteligentes o tabletas durante las reuniones. La mayoría se resiente de esto porque muestra una falta de respeto y también muestra que la participación total es irregular o ausente.[4]
Es mucho mejor hacer que el área de la reunión sea una zona libre de teléfonos inteligentes y alentar a las personas a que dejen los teléfonos afuera en una canasta, con la publicación adjunta. La Casa Blanca ya está haciendo esto..
7. Limitar el número de asistentes
Esta es una de las recomendaciones mencionadas en la publicación de Kristen Gil, 'Velocidad de inicio'.[5] Es vicepresidenta de operaciones comerciales en Google. Publicidad
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Desplácese hacia abajo para continuar leyendo el artículoSi limita a los asistentes a las personas directamente involucradas en un proyecto o procedimiento, deja a los demás más tiempo para continuar con su trabajo..
8. Ejecutar la reunión como un reloj
Presidir una reunión es una tarea muy hábil. Idealmente, necesitas hacer algunos o todos de los siguientes:
- Indique el propósito de la reunión, por ejemplo,. - “Nos reunimos hoy para finalizar la visita de los auditores.”.
- Mantener las intervenciones fuera de tema fuera de la agenda. Se pueden colocar en el 'estacionamiento' si hay tiempo al final..
- Anime a todos a colaborar.
- Desalentar los show-offs..
- Se adhieren al tiempo asignado.
9. Puntos de acción para llevar
La persona que dirige la reunión debe mantener todo en orden, dentro del corto período de tiempo.
En la práctica, esto significa que al final, las personas tienen una lista de puntos de acción y que están etiquetados con el DRI (persona directamente responsable).[6]
10. Permitir el tiempo de tránsito
Asegúrese de que se haya programado suficiente tiempo antes de la reunión para que las personas puedan llegar a tiempo.
Permitir diez minutos antes y después de otros compromisos ayuda a las personas a actuar y planificar su ausencia, aunque sea muy breve..
Se guarda un registro de las decisiones y se pueden enviar por correo electrónico como recordatorios a todos los participantes. Publicidad
11. Esquema de los resultados y el plan para la próxima reunión
Suponiendo que los puntos de acción produzcan los resultados necesarios, siempre es una buena idea delinear lo que debe cubrir la próxima reunión.
Esto no es necesario que se establezca en piedra, sino que debe encajar con los planes comerciales y de marketing. También ayuda a resaltar objetivos a largo plazo..
12. Alentar el entrenamiento de habilidades de reunión
Delegar algunas tareas de la reunión tanto antes como durante la reunión es una excelente manera de abordar la capacitación en habilidades de la reunión.
Decida quién será responsable de anotar los puntos de acción, el calendario y las agendas. Esto se puede hacer en rotación para que aún tenga la responsabilidad general de dirigir la reunión. Para ayudarlo a escribir actas de reuniones de manera efectiva, observe estos consejos: Cómo escribir excelentes minutos de reuniones para que nada se pierda en la traducción
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Crédito de la foto destacada: Unsplash via unsplash.com
Referencia
| [1] | ^ | The Guardian: Encuentros aburridos |
| [2] | ^ | Carmine Gallo: la ciencia detrás de la regla de 18 minutos de TED |
| [3] | ^ | Publicaciones de SAGE: levantarse hace que los grupos se sientan más animados para el trabajo en equipo |
| [4] | ^ | Forbes: por qué las personas exitosas nunca traen teléfonos inteligentes a las reuniones |
| [5] | ^ | Piensa con Google: velocidad de puesta en marcha |
| [6] | ^ | The Muse: Links We Love: Dominar el arte de la reunión |