11 consejos simples para una gestión eficaz del correo electrónico

¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar tus correos electrónicos todos los días? ¿Una hora? ¿30 minutos? ¿Unas pocas horas? Tal vez medio dia?

Si bien el correo electrónico está destinado a facilitar la comunicación, sospecho que a veces se convierte en una herramienta contraproducente porque dedicamos mucho tiempo a administrar sus correos electrónicos. Por ejemplo, piensa en estos casos:

• A veces sigue haciendo clic en su bandeja de entrada, a pesar de que solo lo marcó hace 5 minutos.?
• ¿Pasa mucho tiempo administrando sus correos electrónicos cada día, como buscar correos anteriores, ordenar, organizar y eliminar correos antiguos??
• ¿A menudo usted hace que los correos electrónicos sean su primera prioridad en lugar de realmente hacer las cosas??
• ¿Hay días en los que pasa más tiempo en su bandeja de entrada que haciendo un trabajo adecuado??

Al final del día, el correo electrónico es solo una herramienta para que pueda realizar sus tareas. A continuación hay 11 consejos para mejorar la administración de su correo electrónico:

1. Procesa tu correo una vez al día.

A pesar de que reviso mi correo varias veces al día solo para estar en el bucle (en caso de que ocurra algo extraño, como que mi sitio web no funciona o si hay una solicitud urgente), no los proceso de inmediato. Solo lo hago una vez al día, ya sea al comienzo del día o por las noches..

Reserve un espacio de tiempo diario para procesar sus correos electrónicos. Si no terminas en el intervalo de tiempo, continúa al día siguiente. Prioriza los más importantes y suelta el resto. (Ver # 2).

Si se encuentra en una posición de trabajo en la que recibe muchos correos electrónicos sensibles al tiempo, aún puede poner esto en práctica. El punto es no dejar que el correo electrónico corra sobre tu vida. Recuerde, es una herramienta para ayudarlo a hacer su trabajo y no el trabajo en sí. Publicidad

2. Dar prioridad al 20% de los correos electrónicos; Aplazar el 80% de los

No todos los correos electrónicos son iguales. Me encanta la regla 80/20 porque se aplica a cada área de nuestras vidas. Incluyendo correos electrónicos. La regla 80/20 es la idea de que el 20% de las entradas son responsables del 80% de las salidas en cualquier situación. Por lo tanto, para ser efectivos, deberíamos centrarnos en el 20% de los insumos que conducen al 80% de los resultados. Del mismo modo, debemos centrarnos en los correos electrónicos de alto valor del 20% que conducen a la salida máxima.

Mis 20% de correos electrónicos son los que me dan el siguiente gran avance en mi trabajo. Pueden ser solicitudes de medios, lugares de entrevistas, oportunidades de redes, clientes potenciales de negocios, oportunidades de hablar y otras cosas que me llevan a mis objetivos comerciales del 20%. Mis 20% de correos electrónicos también incluyen personas que han invertido en mi trabajo, como mis 1-1 clientes de coaching, charlas y lectores que compraron mis cursos y productos. Por último, pero no menos importante, las correspondencias con mis buenos amigos también caen aquí. Todo lo demás va en el 80% del correo..

Para el 20% de correos electrónicos, les doy una prioridad significativa. Por lo general, les respondo de inmediato (especialmente si cumplen con la regla de 1 minuto en el # 9); Si no, llegaré a ellos dentro de 1-3 días. Para el 80% del correo, me tomo más tiempo responder, a veces ni siquiera respondiendo (vea el punto # 4).

3. Tener un “Responder por el día XX” carpeta

Archiva el correo que necesita tu respuesta en un “Responder por el día XX” Carpeta, donde XX es el día de la semana. Dedico 3 días a la semana para responder correos electrónicos: martes, jueves y sábado. De esta manera no estoy presionado a responder inmediatamente cada vez que recibo el correo. Lo leí, lo reconozco mentalmente y lo pienso hasta que es hora de responder (un promedio de 3 a 8 días desde la recepción del correo).

4. Date cuenta de que no necesitas responder a todos los correos.

A pesar de lo que pienses, no necesitas responder a cada correo. A veces, ninguna respuesta después de un cierto período de tiempo puede considerarse una respuesta en sí misma también.

Recibo un gran volumen de correo de lectores, y durante un período de tiempo solía responder a cada uno de los correos que recibían. No hizo nada por mí. Pasaría todo el día simplemente respondiendo el correo, y al final del día estaría agotado, sin poder hacer ningún trabajo real. Y, curiosamente, casi todo el correo al que respondo nunca recibe una respuesta de ningún tipo (ni siquiera un reconocimiento o agradecimiento), incluso cuando publico preguntas de seguimiento para ayudarles más. Sospecho que la mitad del correo no se lee, y la otra mitad es un correo que las personas envían por impulso y las respuestas no importan. De cualquier manera, me he dado cuenta de que es mucho más efectivo usar el tiempo en tareas de mayor valor, como trabajar en productos de alto valor y ricos en contenido, apoyar a mis clientes 1-1 de coaching, nuevos proyectos y escribir nuevos artículos. Publicidad

No se preocupe demasiado por responder a cada correo individual. Responda si ayuda, pero si los costos de la respuesta no superan los beneficios, tal vez no valga la pena preocuparse por ello. Solo déjalo ser y las cosas se arreglarán a través del tiempo..

5. Cree respuestas de plantilla si a menudo envía respuestas similares

Si revisa la carpeta enviada, probablemente encontrará una tendencia en las cosas a las que responde. El correo que recibo en mi sitio generalmente se puede clasificar en una de las pocas categorías (1) comentarios / agradecimientos por correo (2) 1-1 coaching (3) solicitudes de libros / reseñas de productos (4) preguntas de oratoria (5) otros . Para (1) y (2), uso plantillas que he escrito de antemano y que uso en mis respuestas. Mientras respondo, los personalizaré de acuerdo con las necesidades del correo original. Esto me ahorró una gran cantidad de tiempo, en comparación con el pasado cuando escribía correos electrónicos desde cero.

Leer siguiente

10 pequeños cambios para hacer que tu casa se sienta como en casa

¿Qué hace feliz a la gente? 20 secretos de la gente "siempre feliz"

Cómo afinar tus habilidades transferibles para un cambio de carrera rápido

Desplácese hacia abajo para continuar leyendo el artículo

6. Lea solo los correos electrónicos que sean relevantes

Me suscribo a varios boletines informativos, como sobre el ejercicio físico, la autoayuda, los blogs y los negocios, pero no leo todos los correos que envían. Tampoco los elimino porque sé que tienen información valiosa. En su lugar, configuro gmail para archivarlos automáticamente en diferentes etiquetas (carpetas). Los correos de blogs se archivan en la carpeta de blogs, los correos de fitness se archivan en carpetas de salud y fitness, etc. A partir de ahora, tengo alrededor de 30 carpetas. Solo los leo cuando quiero obtener más información sobre el tema.

No es necesario que lea todos los mensajes de correo electrónico que entran. Elija y seleccione lo que sea relevante para usted.

7. Estructure sus correos en categorías.

Las carpetas (o etiquetas, si usas gmail) están ahí para ayudarte a organizar tus correos..

En primer lugar, use un sistema de nombres relevante para lo que está haciendo. Si sus mayores prioridades ahora son, por ejemplo, (1) escribir un libro y (2) perder peso, entonces nombre sus carpetas como esa. Publicidad

En segundo lugar, usar la estructura de jerarquía. Las carpetas de primer nivel son para las categorías grandes, y las carpetas de segundo nivel son para subcategorías, y así sucesivamente. Por ejemplo, tengo “Administración” como una carpeta de primer nivel, y “Apoyo”, “Contabilidad”, “Cuentas”, etc como carpetas de segundo nivel. Si es necesario, tengo carpetas de tercer nivel para segmentarlas aún más. Gmail tiene un complemento que le permite usar diferentes etiquetas de nivel (Configuración> Laboratorios> Etiquetas anidadas)

Usar filtros (# 8) para organizar automáticamente el correo en carpetas funciona de maravilla.

8. Usa filtros

Los filtros son herramientas que lo ayudan a ordenar el correo automáticamente cuando llega a su correo. Hay 2 cosas básicas que se requieren para un filtro: (1) El término que debe buscarse (2) Acción que se aplicará si el término coincide. A partir de ahora, mi gmail tiene aproximadamente 20 filtros diferentes configurados para diferentes direcciones de correo electrónico, títulos de asunto, texto del cuerpo y lo que no. Dependiendo de qué filtro sea, el correo se ordenará automáticamente en una carpeta / archivo respectivo. Esto minimiza la cantidad de acciones administrativas que necesito hacer.

Aquí está mi video tutorial, compartiendo cómo configuro mis filtros de correo electrónico para lograr la bandeja de entrada cero: 3 Consejos simples para lograr la bandeja de entrada Cero usando filtros de correo electrónico [Video Tutorial]

9. Utilice la regla de 1 minuto al responder

Si tarda 1 minuto en responder, responda de inmediato y archívelo. No dejes que se quede en tu buzón por años. Tomará aún más esfuerzo dejarlo flotar alrededor de su mente y recordarle constantemente que debe responder. Solo asegúrate de mantener el marco de tiempo de 1 minuto al responder para que no tarde más de lo necesario. Esto me ayuda a borrar gran cantidad de correo en un corto período de tiempo.

10. Establece un límite al tiempo que pasas en la bandeja de entrada

Más allá de la regla de 1 minuto, limite el tiempo total que pasa en su bandeja de entrada. La próxima vez que revises tu correo, tómate el tiempo. Vea cuánto tiempo lleva procesar, leer, responder y ordenar su correo. Luego pregúntate cuánto de ese tiempo está bien empleado. Lo más probable es que la mayoría de eso no sirvió para nada. Publicidad

A veces, recibirá correos electrónicos que son alarmantemente largos. Para estos correos electrónicos, escanear, ver si hay algo relevante para usted, luego procesarlos en consecuencia. Responda si es necesario (y use la regla de 1 minuto); archívalo si no planeas responder. Si va a responder, no sienta la necesidad de volver con un correo largo porque la persona escribió un correo largo. Lo último que desea es un intercambio de ensayos por correo electrónico, que inadvertidamente resultará en que caiga en un agujero negro de correo electrónico. Inicie sesión en su bandeja de entrada, haga lo que tenga que hacer y salga justo después de eso..

11. (Implacable) Cancelar la suscripción de cosas que no lees

En su navegación por la web, es probable que se suscriba a una buena cantidad de boletines informativos y se alimente de los impulsos en los que pierda el interés. Si se encuentra borrando repetidamente el correo de sus suscripciones, es un indicio de que simplemente debe cancelar la suscripción inmediatamente..

Obtenga la versión de manifiesto de este artículo: [Manifiesto] 11 consejos para una gestión eficaz del correo electrónico

Artículo original: 11 consejos simples para una gestión eficaz del correo electrónico | Excelencia personal

Crédito de la foto destacada: Empresaria dibujando un sobre de correo electrónico a través de shutterstock.com