Automatizar o no automatizar su sistema de productividad personal

Todo se trata de hacer las cosas más rápido y mejor por aquí en Lifehack. Y parte de hacer las cosas más rápido y mejor es tener un sistema de productividad personal sólido que use diariamente..

Este sistema puede ser casi cualquier cosa que lo ayude a superar sus proyectos o tareas, y lo ayude a acercarse a sus objetivos en la vida. Ya sea papel o píxeles, realmente no importa. Pero, ya que estás leyendo Lifehack, debo asumir que los píxeles y los dispositivos tecnológicos son una parte importante de tu flujo de trabajo..

“Sistema de productividad personal” definido

Un sistema de productividad personal (al menos la definición que utilizará este artículo) es un conjunto de flujos de trabajo y herramientas que permiten a una persona realizar su trabajo de manera óptima..

Flujos de trabajo puede ser la forma en que importa y maneja sus fotos desde su cámara, cómo escribe y crea publicaciones de blog, cómo implementa código compilado en un servidor, etc. Publicidad

Herramientas son cosas como planificadores, administradores de tareas, calendarios, entornos de desarrollo, aplicaciones, etc..

Cuando la automatización es mala

Puede estar pensando que cuanto más automaticemos nuestros sistemas, más haremos. Este es principalmente el caso, pero hay uno muy grande “gotcha” Cuando se trata de automatización de cualquier cosa..

La automatización es algo malo para su sistema de productividad personal cuando no entiende el proceso de algo inherentemente.

Tomemos como ejemplo el pago de sus facturas. Esto puede parecer muy obvio, pero si no puede apegarse a un presupuesto mensual y tiene problemas para encontrar el dinero para hacer los pagos a tiempo, automatizar el pago de su factura todos los meses es completamente inútil y puede ser peligroso para sus finanzas personales. Publicidad

Otro ejemplo es usar una herramienta de productividad para “decirte” Qué tareas son importantes y qué hacer a continuación. Si no ha dado un paso atrás y ha descubierto cómo deben funcionar juntos sus sistemas de productividad, es probable que este tipo de automatización le impida hacer las cosas..

Solo puede automatizar algo en su sistema de productividad personal que haya gestionado durante un tiempo. Si intenta automatizar las cosas que aún no se manejan bien, probablemente se sentirá un poco fuera de control y tendrá una mayor sensación de agobio..

Otra cosa para recordar es que algunas cosas siempre deben ser realizadas por usted mismo, como responder a correos electrónicos importantes y comunicarse con otros. Automatizar estas cosas puede mostrar a sus compañeros de trabajo y colegas que no le importa lo suficiente como para comunicarse.

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Cuando la automatización es buena

Por otro lado, la automatización es una gran cosa para su sistema de productividad personal cuando comprende el proceso de algo y luego puede realizar los pasos automáticamente. Cuando sepa cómo administrar algo de manera efectiva y entienda el proceso paso a paso de una parte de su sistema, probablemente sea un buen momento para automatizarlo. Publicidad

Tengo varios flujos de trabajo que he introducido en el último año y que toma parte de los “imbécil” Trabaje conmigo para poder ser más creativo y no tener que preocuparme por los detalles de algo..

En mi Mac, uso una combinación de flujos de trabajo de Automator, fragmentos de TextExpander y ahora atajos de Keyboard Maestro para hacer fotos como retocar automáticamente fotos importadas de mi iPhone 4S o abrir todas las aplicaciones y sitios web necesarios para una reunión semanal al frente de mi escritorio escribiendo algunas teclas. Una vez que se abre para automatizar algunos de sus procesos, comienza a ver otras partes de su sistema que pueden beneficiarse de la automatización..

Una vez más; nada de esto funciona a menos que entienda sus procesos y sepa qué herramientas puede usar para hacerlos automáticamente.

Los tres pasos para determinar si algo es “maduro” para automatización

Si su flujo de trabajo pasa estos tres pasos, entonces automatice, cariño: Publicidad

1. Puede hacer este proceso mientras duerme y no requiere su completa, si es que alguna forma de atención. Puede (y ha sido) administrado de alguna forma antes de automatizarlo.
2. El proceso es lento.
3. El proceso no requiere “delicadeza humana” (es decir, comunicarse y responder a algo personalmente)

Automatizar sus sistemas de productividad personal puede ser una gran opción para usted a largo plazo si es cuidadoso y consciente de lo que está haciendo. Sin embargo, primero debe comprender los procesos que intenta automatizar antes de automatizarlos. No te quedes estancado pensando que todo debería estar automatizado en tu vida, porque probablemente no debería.

Elija y elija estos procesos con inteligencia y encontrará los que ocupan la mayor parte de su tiempo para ser los mejores para automatizar. ¿Qué has automatizado en tu sistema de productividad personal??

Crédito de la foto destacada: Pexels via pexels.com