Este es uno de los 10 consejos técnicos básicos gratuitos que marcan la diferencia

El coaching se trata generalmente de 'el gran cambio': generar nuevas estrategias de negocios o conductas de liderazgo significativas. Pero en el camino hay docenas de pequeños ajustes que también hacen una gran diferencia. Muchos de ellos están en el ámbito de la tecnología..

Especialmente cuando se trabaja con pequeñas empresas y empresarios solitarios, sugiero una variedad de herramientas y enfoques para crear capacidad y derribar obstáculos. Aquí hay 10 consejos que se extraen de las interacciones que tengo con los clientes todos los días.

Una palabra sobre seguridad. Este artículo no trata problemas de seguridad. Si está utilizando servidores externos, conexiones Bluetooth, almacenamiento de datos en su teléfono, etc., existen importantes problemas de seguridad. Lifehack, Google, About.com y otros sitios pueden proporcionar información importante y actualizada sobre estos temas. O hable con su gurú de la tecnología local. Solo para que sepas.

Dicho esto, aquí vamos:

1. Aprende a compartir y exportar archivos.

• Independientemente del software de contabilidad que utilice, aprenda cómo exportar a una hoja de cálculo de Excel o un archivo CSV (valor separado por comas). Esto le permite a un entrenador o consultor revisar su situación financiera fácilmente (¡sin cobrarle por volver a ingresar los datos manualmente!). La mayoría del software financiero tendrá un elemento 'Guardar como ...' o 'Exportar ...' en 'Archivo'. Echale un vistazo.
• Los archivos CSV también son un formato estándar para exportar información de contacto de su PIM (Administrador de información personal) como Outlook o Entourage. Por ejemplo, cuando exporta su información de contacto, puede cargarla en una hoja de cálculo para las combinaciones de correspondencia o cargarla en servicios como Constant Contact para crear campañas de boletines electrónicos..
• Cuando envía documentos (como hojas de vida, informes o planes de negocios) por correo electrónico para su revisión, debe asegurarse de que el documento llegue exactamente como lo envió. También desea proteger sus documentos de alteraciones maliciosas o accidentales. La mejor manera de resolver ambos problemas es guardar el documento como un PDF (Formato de Documento Portátil). Llega un documento PDF bloqueado que parece EXACTY como lo envió y no puede modificarse fácilmente. Las versiones más recientes de la mayoría de los programas de oficina y gráficos pueden guardar, imprimir o exportar en formato PDF. También hay una serie de programas gratuitos o de software compartido que puede descargar y que convertirán casi cualquier documento o archivo de imagen a PDF..

2. Ser sistemático en el uso de carpetas y archivos.

• Ya sea que se trate de nombres de documentos individuales o sistemas de archivos completos, cree un sistema de nombre y ubicación que pueda repetir. Ahorrarás tiempo y reducirás errores. Por ejemplo, tengo una carpeta 'Nuevo cliente' que tiene todas las subcarpetas vacías que normalmente necesito para los documentos del cliente. Cuando se incorpora un nuevo cliente, simplemente copio y renombro la carpeta 'Nuevo Cliente' y estoy listo para comenzar a llenar las subcarpetas ya nombradas con nuevos documentos. De esa manera, sé que cada documento que creo tiene la misma página para cada cliente..
• ¿Alguna vez buscó un archivo en una carpeta determinada y no lo encontró allí? Somos criaturas de costumbre. Es probable que vuelva a buscar allí la próxima vez que desee ese archivo. A menos que haya una razón clara para no hacerlo, cuando encuentre el archivo, considere moverlo a la carpeta en la que lo buscó por primera vez..
• Al nombrar archivos, use una estructura estándar para que a) el nombre le diga lo que está viendo yb) sus archivos se ordenen correctamente cuando abre la carpeta. Una sugerencia para esto es nombrar los archivos 'year-month-date-filename.doc' para los archivos de los que tiene múltiples versiones (por ejemplo, 2009-07-23-newsletter.doc), y establecer los criterios de clasificación para esa carpeta. 'fecha - más reciente primero'. De esa manera, cada vez que abre la carpeta, los archivos se ordenan para que pueda ver el archivo en el que trabajó más recientemente en la parte superior de la lista.

3. Copia de seguridad

Lo sé. Increíblemente aburrido. Pero realmente, si no hace una copia de seguridad de sus cosas, está buscando problemas. Y hoy, con las diversas soluciones de respaldo disponibles, no hay razón para que esa sensación de frío gélido te suba por la nuca cuando te das cuenta de que algo realmente malo le ha pasado a tu computadora. Publicidad

• Si su software tiene una función de guardado automático, úselo. ¿Cuánto debe durar el intervalo entre guardados automáticos? No lo sé. ¿Cuánto trabajo estás bien con volver a hacer? ¿10 minutos? ¿20 minutos? 2 minutos?
• Copias de seguridad de todo el sistema. Hoy puede obtener discos duros externos, copias de seguridad de la red fuera del sitio y copias de seguridad que se producen mientras duerme o mientras trabaja. Una de mis utilidades de copia de seguridad favoritas es SyncBack SE. La tecnología es barata y fácil de usar. No hay excusas.
• Teléfono inteligente como respaldo. Tu teléfono inteligente puede hacer muchas cosas geniales. ¿Sabía que puede usarlo para almacenar su información de contacto y calendario? Un buen teléfono inteligente como Blackberry, IPhone o Palm almacenará fácilmente toda su información de contacto y su calendario, y lo mantendrá actualizado. Estos teléfonos vienen con un software que le permite sincronizar datos con su computadora principal. Puede asegurarse de que ambos dispositivos tengan el mismo calendario e información de contacto. Nunca una mala idea. Lo que me lleva al siguiente artículo ...

4. Sincronizar o hundir!

¿Sabía que su teléfono puede sincronizar sus contactos, calendario, tareas, notas y más con su computadora? Si su teléfono y computadora tienen Bluetooth incorporado, ni siquiera tiene que enchufar nada. Cada vez más, a través de servidores externos y Bluetooth, tiene la capacidad de almacenar el procesamiento de palabras clave, hojas de cálculo, PDF y otros documentos en su teléfono como bien.

Al sincronizar su computadora con su teléfono, no solo mantendrá sus elementos PIM actualizados, sino que también ha creado otra forma de copia de seguridad.!

5. Cavar un poco más profundo

Un colega o cliente a veces mencionará que planean comprar un software costoso para resolver un problema específico. La mayoría de las veces, el software que están considerando es una exageración. No es que el software no sea bueno o que no resuelva los problemas que quieren, es simplemente una cuestión de ROI. La inversión en dinero y tiempo de entrenamiento a menudo no se justifica por el rendimiento de la productividad.

¿La solución? Profundice un poco más en el software que ya tiene. ¿Ha visto / leído alguno de los tutoriales básicos para su suite de oficina o software de contabilidad? La mayoría de las personas se sorprenden de lo mucho que pueden hacer con lo que ya tienen en sus computadoras.

Si falta una cierta funcionalidad, es muy probable que alguien haya tapado ese agujero con software gratuito que puede descargar o usar en línea. Estoy experimentando con Tungle, por ejemplo, una solución en línea que permite a las personas reservar citas en mis espacios libres. Las reservas en línea se sincronizan automáticamente con mi calendario de Outlook. Y es gratis.

Leer siguiente

10 pequeños cambios para hacer que tu casa se sienta como en casa

¿Qué hace feliz a la gente? 20 secretos de la gente "siempre feliz"

Cómo afinar tus habilidades transferibles para un cambio de carrera rápido

Desplácese hacia abajo para continuar leyendo el artículo

6. Aprende tus sumas

Si bien las hojas de cálculo se inventaron originalmente para manejar las funciones básicas de contabilidad, realmente brillan en las posibilidades y opciones de modelado. Lo más sofisticado es para los especialistas en hojas de cálculo de tiempo completo, pero hay aspectos básicos que uso casi todos los días para hacer recomendaciones financieras a los clientes. Publicidad

Las hojas de cálculo me permiten comparar varios promedios y proporciones, cambiar algunos números y ver los diferentes resultados al instante, sin tener que rehacer los cálculos cada vez.

Saber cómo crear un presupuesto básico, incluyendo sumas, promedios y proporciones, en una hoja de cálculo puede darle un mayor control sobre sus finanzas.

7. Calendarios, tareas, y alarmas.

Nuestras mentes solo pueden contener de 4 a 7 piezas de información a la vez. ¿Por qué ocupar esa valiosa capacidad de memoria recordando detenerse en la tintorería cuando podría estar pensando en cómo profundizar las relaciones con los clientes??

Hay muchas herramientas disponibles para su teléfono inteligente y su computadora que pueden administrar sus horarios y listas de tareas. Prefiero estas herramientas a usar papel. ¿Por qué? Para mí, la gran ventaja de las herramientas digitales PIM sobre el papel es:

• La información se puede sincronizar entre dispositivos (no hay libro que perder u olvidar);
• Pueden recordarle activamente las cosas que deben hacerse (para no tener que recordar revisar su libro para recordar lo que necesita hacer);
• Se pueden configurar para programar sus eventos repetitivos y recordatorios, diarios, semanales, mensuales, etc. Esto le ahorra el tiempo de tener que escribir cada evento repetido. Cuando el horario cambia no tienes que borrar y reescribir.

8. Correo electrónico y texto SMS

El correo electrónico es más que una forma de comunicarse. Uno de los beneficios más poderosos del correo electrónico es que es una excelente manera de rastrear y organizar la comunicación..

Me encanta la conversación cara a cara, pero a veces me alegro de que haya una forma de seguir exactamente lo que se dijo cuando hay un desacuerdo. Incluso pequeñas disputas como la fecha o la hora de una reunión pueden confirmarse de una manera que no es posible de otra manera. Publicidad

El correo electrónico también es lo más fácil de organizar. Simplemente cree carpetas que representen la forma en que organiza su información (consulte el Artículo 2 arriba), y arrastre / mueva los correos electrónicos en.

Muchos profesionales no han captado SMS (servicio de mensajes pequeños) “mensajes de texto” Como canal de comunicación. Mensajes de texto obsesivos sobre cosas triviales. es una gran pérdida de tiempo, y puede dar la ilusión de que se está llevando a cabo una comunicación significativa. Además, los mensajes de texto no se pueden organizar fácilmente como un correo electrónico. Dicho todo esto, el envío de mensajes de texto es una herramienta útil porque se puede hacer entre diferentes tipos de teléfonos, no solo los teléfonos inteligentes más caros y complejos, y porque es rápido y discreto. Si está tratando de averiguar en qué sala de cine alguien se está reuniendo con usted, es posible que no desee enviar un correo electrónico. Además, hay ocasiones en las que desea enviar a alguien un breve mensaje rápido y una llamada telefónica no es apropiada (por ejemplo, si ya están en el teatro). Enviar un mensaje de texto puede manejar eso.

Las llamadas telefónicas, el correo electrónico y los mensajes de texto tienen su fuerza. Al igual que las redes sociales, el truco es saber cuándo usar la herramienta adecuada..

9. Redes sociales

Este tema es mucho más amplio de lo que se puede cubrir fácilmente en una breve lista como esta. Pero toda persona de negocios debe ser consciente de ello. En mi experiencia, existen cuatro plataformas principales de redes sociales que todo propietario y líder de una empresa debe entender.

Facebook. Hasta ahora, esta es la plataforma de red menos orientada a los negocios. Recomiendo a la mayoría de los clientes que mantengan Facebook para su red social personal. Sé que Facebook está trabajando arduamente para reposicionarse, y hay un número creciente de expertos que proporcionan razones y enfoques para usar Facebook en los negocios, pero hasta ahora no he visto suficiente potencial para volver a invertir el tiempo..

Hay una excepción: Facebook es una forma poderosa y rentable de hacer publicidad. Facebook le permite anunciarse a personas con datos demográficos predeterminados, y le permite establecer un presupuesto fijo que se relaciona con la cantidad de veces que su anuncio aparecerá en las páginas de las personas que se ajustan al perfil que está buscando. Para el producto o servicio correcto, esto puede ser poderoso. Publicidad

Youtube. Al igual que Facebook, YouTube comenzó como una plataforma no comercial. Sin embargo, recientemente un número creciente de empresas está utilizando YouTube para publicar promociones de video de bajo costo y estilo guerrillero. Si tiene un negocio que tiene un componente visual significativo o puede educar al público a través del video, YouTube puede ser una herramienta poderosa. ¿No sabes cómo grabar y publicar un pequeño video sobre tu negocio? ¡Consigue a uno de tus empleados de la Generación Y para que te muestre cómo se hace! Incluso pueden mostrarte herramientas que te permiten filmar, publicar y promocionar videos en YouTube, todo desde sus teléfonos inteligentes.!

LinkedIn. Este es un sitio solo para negocios que es como Facebook solo en la superficie. Bajo el capó son muy diferentes. Los controles de privacidad son más estrictos e incluso su perfil es más como un currículum. El enfoque singular de LinkedIn en las redes de negocios y profesionales ha creado un entorno que es un terreno fértil para la creación de redes, la búsqueda de carrera y empleo, y el desarrollo profesional. Los sistemas de referencia formalizados, los grupos de interés común, las oportunidades de marca personal y de negocios, etc. están bien pensados ​​y funcionan bien. Si usted es un profesional o propietario / líder de negocios y no tiene un perfil en LinkedIn, es posible que se esté perdiendo la oportunidad de hacer crecer su red de manera eficaz..

Gorjeo. Este sitio de microblogs (te limita a publicaciones de 142 caracteres) se está convirtiendo rápidamente en otra poderosa herramienta de redes y comunicación para profesionales. Las empresas lo utilizan para mantener a los clientes informados sobre las nuevas promociones, y muchos profesionales lo utilizan para compartir ideas, enlaces a artículos útiles y anuncios de eventos en sus comunidades y mercados. Cuando una publicación aparece en Twitter, puede volverse "viral" en horas y encontrar el camino a miles de personas. Cada vez más, las historias sobre eventos significativos (según lo definen las personas que se preocupan por ellos) se difunden rápidamente en Twitter incluso antes de que lleguen a los canales de noticias tradicionales..

Una nota interesante en Twitter es que, a diferencia de otros canales de redes sociales, no está siendo recogido por la mayoría de los adolescentes / Gen Y's. Existe un gran debate acerca de por qué esto es así, y mis dos centavos son que está tan 'orientado' al contenido en su estructura y como un medio que no se presta para el uso repetitivo y relativamente insano a que canales como SMS los mensajes de texto se ponen a menudo. Es difícil restringir sus mensajes a un grupo limitado de "amigos", por lo que no funciona bien como una herramienta puramente social. Los tweets en realidad son 'microblogs' con un enfoque en ideas e información (al menos en los que todos leen), y los usuarios y no usuarios parecen haber reforzado inconscientemente esa realidad (para una prueba hilarante de que no todo el mundo 'lo consigue' echa un vistazo a http://tweetingtoohard.com/)

10. Piense en su teléfono inteligente como una navaja suiza digital

Puede usar el teléfono inteligente para llamadas telefónicas, correo electrónico y / o mensajes de texto. Pero también es una herramienta poderosa que puede facilitar su vida profesional de muchas otras maneras. Aquí hay algunos consejos y trucos:

• Use los tonos de timbre o las señales únicas de su teléfono para diferentes eventos. ¿Quiere que su teléfono permanezca en silencio a menos que se trate de un cliente clave o un miembro de su familia? Puede configurar su teléfono para hacer esto.
• ¿Desea obtener una señal discreta de que la hora de su reunión está casi terminada? Configura el reloj o el temporizador de tu teléfono para que vibre a una cierta hora.
• ¿Quieres recordar dónde estacionaste tu auto en el aeropuerto? Toma una instantánea del área con la cámara de tu teléfono.
• Grabe notas de voz cuando no tenga tiempo para escribir una nota
• Calcula propinas o fracturas de billetes en el almuerzo.
• En algunos teléfonos inteligentes, ahora puede encontrar una dirección o volver sobre sus pasos usando el GPS incorporado.
• Puede almacenar y actualizar listas de compras, ver películas que se reproducen en su vecindario y acceder a Facebook, YouTube y Twitter desde su teléfono.

Recuerde, esto es solo una lista de actividades y soluciones que he encontrado útiles en mi propia práctica o en el trabajo de mis clientes. Ni siquiera está cerca de ser exhaustivo. Si desea saber más acerca de algunas de las cosas que he mencionado, o se pregunta si la tecnología puede resolver un problema en particular, no dude en contactarme.!