Las 3 estrategias de ahorro de tiempo más cruciales (por cierto, ¡son fáciles!)

Simplemente nunca hay suficiente tiempo en el día para hacerlo todo, ¿está ahí??

Ese es uno de los mayores problemas que enfrentan las personas cuando intentan ser productivos y efectivos. Demasiados trabajos tienen una capacidad infinita de trabajo; podría hacer su trabajo durante 60, 80 o incluso 100 horas por semana y aún así encontrar cosas que hacer, ¿verdad??

Creo que no solo la 'semana laboral de cuarenta horas' es un error total, sino que es una creencia perjudicial de que muchos de nosotros hemos sido educados y ahora estamos atrapados. Cuando estamos en un trabajo que tiene un acuerdo contractual de algún tipo para hacer un número determinado de horas por semana, llenaremos esas horas con el trabajo ... independientemente de nuestra carga de trabajo real.

Y cuando realmente lo piensa, ¿qué tan ilógico es para las empresas basar los contratos de personal en horas en lugar de producción? No tiene sentido para obtener ganancias exitosas u otros resultados. Publicidad

He tenido la suerte de haber recibido capacitación avanzada de una variedad de entrenadores y mentores sobre estrategias efectivas para ahorrar tiempo. No solo los gerentes que intentan descubrir cómo sacar el máximo provecho de mí dentro de las 40 horas, sino las personas que han descubierto cómo ser 50-100% más efectivas que sus contrapartes, en mitad el tiempo.

Hoy, me gustaría compartir mis tres consejos principales con usted. La idea es que si bien cualquiera de estas estrategias reducirá en gran medida el desperdicio de tiempo (hacer más en menos tiempo y más tiempo). mucho Menos esfuerzo), la idea es combinarlas todas. Estos consejos solo están arañando la superficie, y te recomiendo que investigues más sobre cada uno de estos principios:

1. La regla 80/20 de la naturaleza-Principio de Pareto.

La mayoría de los que tienen un alto rendimiento generalmente son buenos para establecer prioridades, pero la mayoría son terribles al poder dejar que las tareas de menor prioridad no se completen. Muchos de nosotros completaremos primero las tareas de alta prioridad, pero luego pasaremos muchas horas luchando con todas las demás tareas, tratando de alcanzar el mítico "vacío en la caja". Si estás en un trabajo que podría proporcionar suficiente trabajo para mantenerte infinitamente ocupado, entonces estás persiguiendo un arco iris. La mayoría de los trabajos pueden caber esta descripción.

Creo que tendemos a temer que "nos falte algo importante", así que intentamos hacerlo todo. Paradójicamente, al hacer esto, comprometemos la calidad de nuestro trabajo más importante, ¡un riesgo mucho mayor para nuestra carrera! Publicidad

El Principio de Pareto, un término acuñado por el famoso investigador de calidad y desempeño Joseph M. Juran, sugiere que la mayoría de las circunstancias en la vida siguen esta regla de la naturaleza: El 80% de los resultados provienen del 20% de los insumos..

En contexto, esto significa que la mayoría de sus resultados son generados por una pequeña parte de su tiempo y esfuerzos. Solo el 20% del trabajo que realiza actualmente es realmente importante para los resultados esperados de usted. También indica que el otro 80% del esfuerzo que está realizando solo obtendrá el 20% de los resultados que desea.

Recomiendo que para el próximo mes, dedique de 15 a 30 minutos por semana donde no lo interrumpan. Durante este tiempo prueba este ejercicio:

• Anote toda la lista de tareas de todo lo que hace por trabajo (más adelante, puede aplicar este ejercicio a toda su vida, ¡es cuando las cosas realmente comienzan a cambiar!) Esto incluye todo, desde las principales actividades y proyectos, hasta la respuesta a correos electrónicos y teléfonos..
• Escriba un resumen de los resultados o resultados esperados de usted, por ejemplo. % de ventas, cosas construidas, contratos escritos, etc. que son más cruciales para su éxito.
• Ahora regrese a su lista completa de tareas y seleccione sin concesiones el 20% de aquellos (uno de cada cinco) más directamente vinculados a esos resultados y resultados. Estas son ahora sus tareas de mayor prioridad, y su objetivo debe ser incrementar el esfuerzo que se gasta en estos.
• Luego regrese a las tareas restantes en la lista y califíquelas en términos de importancia de la menor a la mayoría (por ejemplo, de una a cinco). Cuanto menor sea el número, más inútil será la actividad: estas son sus actividades del '80% '. Para cada una de las actividades del 20% que incrementas, necesitas hacer espacio disminuyendo o simplemente no haciendo Una de estas actividades del 80%..

Otra forma de hacerlo es preguntarte, “Si tuviera que producir los mismos resultados semanales pero tuviera que trabajar un día menos por semana, ¿qué tendría que reducir o dejar de hacer??” Publicidad

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Con el tiempo, con la experimentación de prueba y error, se volverá realmente claro acerca de lo que importa y lo que realmente no importa. Debe dejar ir las cosas y, a veces, debe permitir que sucedan pequeñas cosas negativas para dar lugar a resultados positivos mucho más grandes..

2. La trampa del correo electrónico.

Una vez realicé un pequeño estudio totalmente informal en el que descubrí que perdía entre cuatro y seis horas por semana, simplemente haciendo la transición de lo que estaba haciendo para revisar mis correos electrónicos (y volver a verlos). Esta es una actividad completamente improductiva. Todo lo que hace es:

• Comer horas donde no se produce nada..
• Forzarlo a que intente y 'encuentre su lugar' nuevamente en la tarea incompleta que estaba haciendo (que es más tiempo perdido y una pérdida total de impulso).
• Cree ansiedad sobre los nuevos correos electrónicos que ahora ve como tareas pendientes, que lo distraerán hasta que los trate..

Desde entonces he encontrado la solución. Actualmente tengo un molesto mensaje de correo electrónico con respuesta automática que dice que solo reviso los correos electrónicos a las 11 am y las 3 pm, e incluyo mi número de teléfono móvil “si es urgente”. No tienes que hacer esto, pero veamos el concepto detrás de esto:

• Al solo revisar los correos electrónicos dos veces al día, obligo a las personas a que solo se comuniquen conmigo urgentemente cuando los problemas son realmente urgentes, lo que ha reducido las distracciones en aproximadamente un 60-70% (¡en serio!)
• El 95% de los correos electrónicos no necesitan una respuesta urgente y pueden esperar un par de horas. Al tratar con los correos electrónicos de forma masiva, reduce significativamente la distracción y el tiempo de transición. Enseñar a otros a no usar el correo electrónico como una forma de comunicación urgente..
• Sólo 'toco' correos electrónicos una vez cada uno. Se convierten en una tarea para más tarde (de modo que puedo olvidarlo por ahora), se resuelven allí y luego (para cualquier cosa que me lleve menos de un minuto), o se eliminan / archivan..

3. Comer la rana grande y fea

Mi entrenador, Phil Drolet, me enseñó este. Es sorprendente lo distraído que es tener una tarea grande y fea que se avecina en el fondo de tu mente. Tu atención interna sigue mirándola mientras intentas enfocarte. Esta suele ser una tarea que es: Publicidad.

• Tiempo intensivo, o
• Involucra conflicto, o
• Percibido para ser difícil (pero en mi experiencia generalmente resulta estar bien).

Pruebe esto durante una semana y vea cómo se siente: haga de 'comerse a la gran rana fea' (es decir, hacer la tarea más difícil) lo primero que hace todos los días, incluso antes de revisar los correos electrónicos o responder a los mensajes telefónicos. Hay algunos roles que requieren que los correos electrónicos se revisen a primera hora de la mañana, pero incluso en estos casos solo se necesitan unos pocos para revisar..

Lo creas o no, eres más productivo al principio de tu turno. Usa esta energía para destruir esa tarea que provoca ansiedad, y te dará total tranquilidad durante el resto del día. Cuando se aplica junto con el principio 80/20, esta tarea también suele ser lo más eficaz que podría hacer ese día.!

También a menudo veo personas que se mueven entre dos o tres tareas de la misma prioridad, en lugar de hacer una a la vez. Si este eres tú, te garantizo que estás perdiendo. horas ¡Por semana, sin sacar nada de ello! Investiga 'técnicas de atención plena' y aprende a hacer una cosa a la vez. Tenga una lista detallada de tareas que categorice todo en términos de importancia / prioridad y luego realice cada actividad una por una. Si se aplica correctamente, cualquier cosa que quede al final del día probablemente ni siquiera deba hacerse!

En estos días, es bastante común que no tenga nada importante que hacer después de las 11:30 am, simplemente porque sigo estas reglas. Lleve la libertad a su vida, primero deje de lado el mito de la "jornada laboral de ocho horas" y, segundo, disciplínese a usted mismo para seguir estas reglas. Contraintuitivamente, hay libertad en seguir las reglas. Pruébalo por unas semanas y dime que me equivoco.!

Tengan una semana productiva, efectiva, que ahorre tiempo y se despreocupe!