Toma el desafío de administración de tiempo de 7 semanas

He enseñado gestión del tiempo por más de 14 años. Podría argumentar que mi entrenamiento es genial. En serio, es probable que sea igual a otros buenos entrenadores, la principal diferencia es que yo enseño a las personas a construir su propio sistema y a no usar el mío o los gurús de la administración del tiempo, porque todos somos individuos. Esto me llevó a un gran avance en la gestión del tiempo..

Lograr un gran avance en la gestión del tiempo después de la capacitación en gestión del tiempo durante 14 años

Recientemente, me he topado con algo que es un cambio de juego en la gestión del tiempo. No es mío. No es de nadie. Se siente un poco como la forma en que creció Internet: una pieza a la vez hasta que todo se juntó.

Esta información solo necesitaba ser reunida. La mayoría de los consejos, lecciones y trucos para el manejo del tiempo son sobre disciplina, enfoque o piezas pequeñas, como escribir una lista de tareas diarias, pero en el corazón de un sistema de administración del tiempo efectivo hay siete piezas fundamentales que cambian el juego. Haz esto bien y todo el sistema simplemente funciona, como la historia de Internet..

Si puede dominar estas siete piezas, mejorará significativamente su sistema de administración del tiempo. Seamos positivos y llamémosles obstáculos, porque cuando empiezas a saltarlos, la carrera para ser un mejor administrador del tiempo ha comenzado. Obtenga más información sobre cada obstáculo a continuación.

Saltar cada obstáculo es solo un ejercicio por semana durante 30 minutos

Saltar estos siete obstáculos mejorará significativamente su sistema de gestión del tiempo..

No puedes hacer parte de eso. No puedes hacer un obstáculo. No puedes hacer un poco y volver a ello. Es tomar el reto, hacer la carrera, o no. Publicidad

¿Mi consejo? Decide por qué vas a pasar 30 minutos por semana haciendo estos ejercicios. Esto es porque cuando necesitas “elige izquierda o derecha” (Decidiendo hacer esto o hacer otra cosa), necesita una razón convincente de por qué. La respuesta no puede ser “ser un mejor administrador del tiempo.” Para lograr ese objetivo, encuentre un sencillo y sencillo consejo de administración de tiempo en la web, por ejemplo, Comience cada tarea en su lista de tareas con un verbo. Trabajo hecho. Sabemos por el trabajo de Edwin Locke en el establecimiento de objetivos que los objetivos específicos y desafiantes funcionan mejor.

Esta fijación de objetivos requiere alguna reflexión. Decidir por qué. ¿Qué problema resolverá? ¿Te ayudará a llegar a casa una noche a tiempo? Es el objetivo ser más tranquilo, más controlado.?

Entonces, el objetivo es escuchar a la gente en la oficina sin avisar diciendo, “Él está más tranquilo / Ella parece mucho más en control.” Escriba su razón, su objetivo, en una hoja de papel y mantenga esto cerca de usted. Recuerde que los objetivos deben empacar las tres P, como lo hizo Muhammad Ali - “Soy el mejor” - Presente, positivo y personal. Por ejemplo, “Estoy mucho más en control La gente lo ha dicho tan espontáneamente.,” o “Estoy trabajando en mis grandes proyectos y mi jefe me ha notado y comentado positivamente..”

Ahora es el momento de tomar el desafío de administración de tiempo de 7 semanas.

Semana 1 - Saltando el obstáculo de captura

¿Cuánto captas de lo que entra en tu mundo y de tu cabeza??

Saltando el “Capturando” El obstáculo consiste en poder agarrar cualquier demanda de tiempo que llegue a tu mundo. Lo más obvio es tu bandeja de entrada de correo electrónico. Lo menos obvio es capturar cosas en las que piensas cuando estás conduciendo. Publicidad

• Con una hoja de papel en blanco, escriba TODOS los puntos de captura (puntos de entrada) de su sistema de administración del tiempo que tiene actualmente. Por ejemplo, bandeja de entrada de correo electrónico, llamadas telefónicas y reuniones.
• Si tienes demasiados, borra uno. Por ejemplo, tienes varios blocs de notas haciendo un trabajo similar.
• Si no tiene suficiente, por ejemplo, todavía está confiando en su memoria en el automóvil, en las reuniones, en las conversaciones del corredor, agregue una.

Semana 2 - Saltando el obstáculo de listado

¿Qué tan bien saca las cosas de su cabeza y las pone en una lista??

Saltando el “Listado” El obstáculo consiste en sacar cosas de la cabeza y en una lista. “Las personas más exitosas son las que tienen las cabezas más vacías..” Dejando espacio para pensar, tomar decisiones y resolver problemas, no para recordar (almacenar).

• Usando una hoja de papel limpia, escriba TODAS las listas que tiene actualmente. Por ejemplo, una lista de tareas diarias..
• Si tienes demasiadas listas quita una. Particularmente las listas en las que no confías. Por ejemplo, la lista de recordatorios de Outlook.
• Si no tiene todas las listas siguientes, agregue una; particularmente la lista de tareas diarias (no una secuencia de acciones), o la lista de llamadas, lista de proyectos, lista de espera, lista semanal, lista mensual, o algún día tal vez lista.

Semana 3 - Saltando el obstáculo de vaciado

Que tan bueno eres al vaciar esos puntos de captura.?

Saltando el “Vaciando” El obstáculo es un poco como vaciar el lavaplatos. Si no lo hace, simplemente se acumula hasta que no puede ver los platos del fregadero de la cocina y luego tiene que cargar el lavaplatos y lavar lo que queda. Vaciar frecuentemente y apropiadamente es clave..

• Usando tu lista de “Puntos de captura” que creaste en la semana 1 decide cuándo vaciarás cada uno de tus puntos de captura. Añade una columna dos. Por ejemplo, su bandeja de entrada de correo electrónico se evaluará una vez por hora durante 15 minutos, o después de cada trabajo importante. No continuamente.
• Agregue una columna tres e identifique un desencadenante para cada punto de captura que le ayudará a crear el hábito. La mejor manera de formar un hábito es “piggy back” otro habito Por ejemplo, cuando me rompí el pie, tuve que hacer ejercicios todos los días durante 5 minutos. Me guarro me lavé los dientes. Su ejemplo podría ser vaciar su bandeja de entrada una vez al día al salir del trabajo o con cada taza de café..
• Lee este breve post para ayudarte, “Di sí sabiamente” porque la mayoría de las personas luchan por decir "No", lo que les quita el tiempo enormemente. Usa este aprendizaje para decir, “No” a al menos una tarea esta semana y cada semana de aquí en adelante.

Semana 4 - Saltando el obstáculo de eliminación

¿Cuánto te preguntas la pregunta correcta? “¿Cuál es el impacto si no hago esto??”

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Saltando el “Borrando” El obstáculo consiste en deshacerse de más de las demandas de tiempo que entran en nuestro mundo. Además, se trata de no aceptar cada demanda de tiempo. Ser claro en lo que estamos aquí para lograr y eliminar más de lo que no se logra. Publicidad

• Comprender cómo usar la búsqueda avanzada es la clave para encontrar correos electrónicos rápidamente. Aprende a usar la búsqueda avanzada..
• Cancelar la suscripción a un mínimo de cuatro listas de correo electrónico externas en las que se encuentre y que no utilice. Y cancele la suscripción a un mínimo de tres listas de distribución internas en las que se encuentre.
• Comprometerse a partir de esta semana para tratar los correos electrónicos copiados más rápidamente. Haga esto con la herramienta ABC: A. ¿Un correo electrónico de CC ?, B. Léalo brevemente y C. Bórrelo. Eliminar, a menos que respondas, pero esto debe ser por excepción.

Semana 5 - Saltando el obstáculo de almacenamiento

¿Cuán efectivo es usted para almacenar la información correcta en los lugares correctos para más adelante??

Saltando el “Almacenamiento” El obstáculo consiste en tener la información correcta donde la necesita, cuando la necesita y mantenerla fácilmente accesible, como los documentos de la casa. Por ejemplo, el seguro de la casa: ¿está en una gran pila de cosas importantes? O los próximos billetes de viaje de negocios, ¿dónde se guardan??

• Con una hoja de papel limpia, anote TODOS los puntos de almacenamiento que tiene actualmente. Por ejemplo, la pared de su escritorio es un punto de almacenamiento y su “cuaderno del día” y tu escritorio.
• Si tiene demasiados puntos de almacenamiento, retire uno. Tal vez usted no usa o no confía en el punto de almacenamiento de la pila de lectura. Decida cómo administrará ahora que se ha eliminado este punto de almacenamiento (¿Combinar con otro punto de almacenamiento?). Si no tiene todos los siguientes puntos de almacenamiento, agregue uno; especialmente para documentos físicos (por ejemplo, boletos), y luego considere libros para leer, sitios web para consultar, o documentos para leer, estantería de libros, carpeta de referencia, boletos o archivo de tickler.
• Identifique para cada punto de almacenamiento la frecuencia y el disparador y agréguelos como columnas a su lista de puntos de almacenamiento arriba.

Semana 6 - Saltando el obstáculo de programación

¿Qué tan bueno programa, más allá de usar su diario solo para reuniones??

Saltando el “Programación” El obstáculo consiste en tener un diario y usarlo para más que solo reservar reuniones. Programación de trabajos importantes en grandes tareas que evitamos porque son ranas grandes.

Este es el obstáculo más difícil. Tal vez el más alto. Algunos fallan aquí.

• Identifica por qué estás en la nómina. Esta es tu “Área de resultados clave (KRA).” Aquí hay algo de ayuda: no es la larga lista de cosas, desde la gestión de clientes hasta las reuniones, la presentación, el manejo de consultas, la gestión de su equipo, etc. Es una o tres cosas. En una empresa comercial, su razón de estar en la nómina será aumentar las ventas y las ganancias. Para los vendedores, es más fácil; Tienen un presupuesto. Este es su KRA. Para otros, tomará un poco de pensamiento identificar algunas cosas medibles que haga que demuestren que usted vale su salario. Por ejemplo, para un camarero pueden ser las puntuaciones de TripAdvisor..
• Identifique los tres proyectos / grandes porciones de trabajo que tendrán el mayor impacto en la razón por la que está en la nómina / KRA's.
• Obtener “Modo sigilo.” Encuentra una manera de escapar. Reserve una sala de reuniones, trabaje desde su casa o cierre la puerta. Cualquier cosa que puedas hacer para estar en sigilo. Programe en su agenda 90 minutos la próxima semana, y una cita recurrente en la que hará solo esos proyectos en ese tiempo.

Semana 7 - Saltando el obstáculo de actuación

¿Qué tan impresionante eres en la elección de izquierda o derecha? Publicidad

Saltando el “Interino” El obstáculo es la clave. Es por eso que te pagan por hacer lo que haces. Aquí es donde se toman las decisiones: elegir a la izquierda o a la derecha mil veces al día, sabiendo lo que vales. Divide tu sueldo por 2,000. Este es tu valor por hora. No hagas cosas que valgan menos que este valor por hora.

• Decide la longitud de tu “poco tiempo.” los “Hazlo ahora!” pieza de tiempo Puede ser de 5 minutos, 4 minutos o 3 minutos. La diferencia puede no ser mucha, pero tú decides cuál es. Para cada tiempo de demanda / tarea que ingrese a su sistema, hágalo ahora si se puede hacer en menos tiempo. Comprometerse con esto. No se engañe, puede hacer una tarea en el corto tiempo y seguir haciéndolo 20 minutos más tarde. Esto se debe a que su cerebro pronto sabrá lo que está haciendo y le impedirá hacerlo..
• Para cantidades más largas de “obra” Tiempo, aprenda la técnica de Pomodoro (video de 2.2 minutos) para ayudarlo a concentrarse y usarlo una vez por semana. Tal vez durante tu proyecto de trabajo programado.
• Coloque la razón por la que decidió que está en la nómina (KRA / 's) en la Semana 6 en un lugar que interrumpirá su comportamiento. Por ejemplo, una nota post-it en su computadora portátil / protector de pantalla / imagen de escritorio. No en la pared porque vamos ciegos a lo que está en la pared - “Fondo de pantalla corporativo.”

Tirando todo junto

Así es como las siete piezas de un sistema de administración de tiempo efectivo se combinan:

Terminado la carrera? Felicidades!

Noticias excelentes. Lo hiciste. Has superado los siete obstáculos y atrapado el desafío de administración de tiempo de 7 semanas.

Ahora tiene un sistema de administración de tiempo significativamente mejorado. Para descargar el documento técnico., “Toma el reto de administración de tiempo de 7 semanas,” Con tablas para completar y ejercicios más avanzados, echa un vistazo a mi biografía.

Crédito de la foto destacada: Viktor Hanacek a través de picjumbo.com