La productividad hecha simple Los 7 elementos principales de GTD

Al igual que los cinco elementos (Fuego, Tierra, Metal, Agua y Madera), GTD tiene sus propios elementos. Solo hay siete en lugar de cinco ... y no tan épicas..

En las partes anteriores de esta serie, hablamos de cosas como cómo seleccionar qué hacer a continuación y cómo compilar su lista de proyectos (y su lista de próximas tareas). Hoy es el momento de profundizar en este tema y explicar los elementos principales con más detalle..

No para mantenerte colgado por más tiempo ... déjame decirte cuáles son los siete elementos principales de GTD:

• Lista de proyectos
• Lista de tareas siguientes
• Lista de futuros / tal vez
• Calendario
• “Esperando” Lista
• Archivos de recursos
• El Intangible (esperalo ...)

Familiarizarse con estos elementos, saber cómo usarlos y comprender su propósito es clave para implementar GTD con éxito.

Sé que parece mucho trabajo, y que algunos de los elementos no están claros en este punto, pero le aseguro que es mucho más fácil de lo que parece..

Tomémoslo de la parte superior y hablemos sobre el primer elemento de la lista:

Lista de proyectos

Hablamos brevemente sobre esto en la publicación anterior - Selección de qué hacer a continuación con GTD. Siéntase libre de comprobarlo si aún no lo ha hecho. El post también explica el significado de los proyectos como se define en GTD.

En esencia, su Lista de proyectos es donde se enumeran todos sus proyectos actuales. Publicidad

Cada proyecto tiene su propia sección en la Lista de Proyectos. Cada sección es una colección algo completa de varias cosas relacionadas con un proyecto..

Tal sección del proyecto usualmente contiene cosas como:

• Una breve descripción del proyecto. Esto es útil cuando desea volver a un proyecto determinado después de un tiempo de inactividad, y no puede recordar de qué se trataba exactamente el proyecto..
• Una lista de tareas que deben realizarse para completar el proyecto.
• Referencias a otros materiales que pueden ser útiles cuando se trabaja en el proyecto.

El primer elemento es bastante autoexplicativo. El segundo ha sido explicado en el post anterior. Así que nos quedamos con el último - referencias a otros materiales. La verdad es que siempre que esté trabajando en algo, necesita un conjunto de cosas diferentes como referencia (u otra información que lo ayude a realizar el proyecto).

Usemos el ejemplo más simple para explicar esto brevemente: nuestro ejemplo de reparación de automóviles. Algunas referencias a otros materiales pueden incluir: lista de todos los talleres profesionales en su área, números de teléfono, documentos importantes para el automóvil.

Por supuesto, cada proyecto tiene características diferentes, por lo que no hay una plantilla universal para esas referencias, pero estoy seguro de que se entiende la idea..

Lista de tareas siguientes

Como decía en el post anterior., aquí es donde pasas la mayor parte de tu tiempo cuando se trabaja con GTD.

Esencialmente, la Lista de tareas siguientes contiene solo una tarea de cada uno de sus proyectos. No más, una sola tarea..

De nuevo, la publicación anterior (Selección de qué hacer a continuación con GTD) explica en detalle el propósito y la construcción de la lista de tareas siguientes..

Lista de futuros / tal vez

Este es un elemento nuevo. No hemos hablado de eso todavía. Publicidad

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El propósito de esta lista es muy simple en la naturaleza. Contiene todo lo que sabe que no podrá tomar medidas en este momento (Futuro), o cosas sobre las que aún no está seguro si va a tomar medidas con ellos alguna vez (Quizás).

El propósito de esta lista es darle un lugar para almacenar todas sus ideas, posibles proyectos, cosas que simplemente parecen interesantes, cosas que no quiere olvidar, etc..

La construcción de la lista no está definida exactamente, por lo que cualquier cosa que desee puede encontrar su lugar allí. En particular, cosas como:

• Breves descripciones de nuevos proyectos..
• Tareas individuales que estás pensando hacer.
• Pensamientos aleatorios, pero accionables sobre cualquier cosa..
• Cosas (solicitudes, proyectos, tareas) que otras personas te han enviado.
• Resúmenes de artículos / publicaciones interesantes sobre los que querrá actuar en el futuro.

Prácticamente, todo lo que es digno de guardar para posibles acciones futuras encuentra su lugar en la Lista de Futuros / Tal vez. No hay otras reglas más importantes que esta..

Calendario

Un calendario parece algo bastante obvio. Pero no lo es. Muchas personas caen en una trampa de poner todo en un calendario. Es un hábito. Y es una mala.

El mayor problema con un calendario es que a menudo lo usamos para enumerar algunas cosas que creemos que podremos hacer en un día determinado. Así que terminamos con decenas de tareas, una encima de la otra, y cada una no se realiza en el día deseado. Esto también hace que sea realmente fácil pasar por alto algunas tareas que deben realizarse en un día determinado..

Tu calendario es sagrado. El verdadero propósito de un calendario GTD es hacerte saber que si pones algo en él, significa que esto específico solo se puede hacer en la fecha exacta que elegiste ... o NUNCA.

Lo digo en serio. Realmente es tu única oportunidad de hacer la cosa. Después de que te lo pierdas, se pierde por la eternidad..

¿Cuál es el propósito de todo esto? Es sencillo. Es para que no se pasen por alto todas las tareas realmente sensibles al tiempo. Publicidad

Digamos que tienes una cita con el doctor. Dichas citas siempre se establecen en una fecha y hora específicas. Si lo pierde, bueno, lo perdió y tiene que hacer otra cita. No puedes aparecer al día siguiente y decir: “Perdon llego tarde.” Esto no funcionara.

El ejemplo del médico es realmente perfecto para explicar el propósito de un calendario GTD. Realmente es un lugar sagrado. Si algo se pone en el calendario, no hay manera de reprogramarlo o posponerlo. Es como si estuviera escrito en piedra..

¿Cuál es el principal beneficio? Se sorprenderá de las pequeñas cosas que tendrá en su calendario una vez que implemente esto.

“Esperando” Lista

Este es un elemento nuevo también. Sencillamente, esta lista contiene todas las cosas que está esperando..

“Cosas que estas esperando” Es una explicación vaga así que déjame darte algunos ejemplos:

• Correos electrónicos que estás esperando que otras personas te envíen..
• Una llamada que tu agente de bienes raíces tenía que hacerte..
• El precio del peso mexicano bajará para que pueda comprar alguna moneda para sus vacaciones..
• Tu coche será reparado para que puedas recogerlo..
• Tu publicación será publicada en Lifehack.org.

Esta lista es un lugar para todas las cosas que son algo independientes de sus acciones, sin embargo, todavía está esperando que sucedan..

¿Cuál es el propósito? Simplemente no olvide el hecho de que alguien tenía que hacer algo por usted y llega tarde. Es para que no despiertes un día y digas., “Espera un minuto, mi artículo debía publicarse hace 2 meses.!”

Archivos de recursos

Los Archivos de recursos contienen toda la información que pueda necesitar para continuar con sus proyectos, trabajo y ... esencialmente ... la vida. ”Archivos de recursos” No es el mejor nombre del mundo, así que vamos a mostrar algunos ejemplos:

• Artículos que pueden ser útiles.
• Publicaciones de blog que has leído (o escrito).
• Tu directorio de pestañas y notas (si eres un guitarrista, por ejemplo).
• Tu libreta de contactos.
• Tu lista de los mejores restaurantes de la ciudad..
• Ciertos libros que quieres revisar.
• Cada pieza de información importante que se almacena en el disco duro de su computadora.
• Fotos de tus últimas vacaciones..
• y así…

Supongo que la única regla es almacenar todo lo que no es accionable de ninguna manera, pero usted desea mantenerlo sin embargo. Publicidad

Como podría imaginar, este es probablemente el elemento más grande en volumen de todos ellos. Nada más se acerca ni siquiera a su archivo de recursos. Afortunadamente, en estos días estamos haciendo la mayoría de nuestras cosas en una computadora, por lo que no tenemos que jugar con toneladas de papel.

El elemento intangible

Este es el elemento final y más importante de todos. Es el intangible: la confianza..

Si no tiene confianza en GTD, nada más puede hacer que el sistema funcione para usted.. Si quieres que GTD te ayude a organizar tu vida y tu trabajo, debes confiar en que GTD puede hacerlo por ti..

La confianza no es tan importante para otras metodologías más simples. Pero GTD es diferente. Es algo complejo. No se ha inventado de la noche a la mañana. Es el resultado de años de trabajo y experiencia de su autor, David Allen. No es accidental. Y por eso funciona..

Pero para que funcione tienes que confiar en ello, o, como a algunos les gusta llamarlo, suspender su incredulidad mientras aprende GTD. Se pagará pronto.

Ya ha habido tres partes de la serie Productivity Made Simple. En este punto, ¿confía en que puede cambiar la forma en que trabaja? Comparte tu opinión en los comentarios.

(Crédito de la foto: Tutorial o concepto de asesoramiento a través de Shutterstock)