Haga que las reuniones sean menos odiosas y más productivas

Cuando muchas personas visualizan reuniones, se imaginan a un jefe o supervisor despachando demandas y estadísticas durante un período prolongado de tiempo, mientras que los empleados miran fijamente al jefe de la sala. Estas reuniones pueden ser una enorme pérdida de tiempo si los jefes no involucran a los empleados, y los empleados carecen de atención y dedicación para completar una agenda específica. Pero cuando las reuniones son interactivas, enfocadas y bien programadas, pueden ser increíblemente productivas. Tres aspectos en los que debe centrarse al organizar una reunión de oficina son:

1. Hacerlos memorables

Cada reunión debe destacarse por sí misma para que sea única y digna de ser recordada. Programe reuniones para los momentos impares, como 9:17 en lugar de 9:15 o 9:30. El gerente de comunicaciones de TINY Pulse Neal MacNamara explica que la programación sistemática de reuniones a las 8:48 ha “Se eliminó la tardanza casi por completo.” dentro de su empresa. Un cambio tan simple mantendrá a los empleados en estado de alerta la mañana de la reunión, y nadie entrará arrastrando los pies unos minutos tarde. Publicidad

Use rompehielos para comenzar la reunión, pero haga que se relacionen directamente con la agenda actual. Dele tiempo a los empleados para que expresen sus ideas en el aire, de modo que no tengan miedo de hablar cuando la discusión se acerca al tema sobre el que estaban hablando con un colega unos minutos antes. Esta “conexión antes de contenido” Este método ha permitido que los empleados de LivePerson se conozcan mejor y se sientan más cómodos al hablar sobre un problema que habían estado enfrentando..

Josh Neblett, cofundador y director ejecutivo de la empresa de comercio electrónico Etailz, cree que los últimos 5 a 10 minutos de una reunión deben utilizarse para cualquier pregunta o inquietud que pueda haber surgido durante la reunión. En lugar de decirles a los empleados que “Ven a verme en mi oficina si tienes alguna pregunta.,” Este tiempo deliberado se establece para enfrentar los problemas de frente. Esto es especialmente efectivo porque es probable que más de una persona tenga una pregunta similar, y el líder de la reunión puede enviar la respuesta a todos de inmediato en lugar de responderla individualmente cinco veces. Publicidad

2. Hacerlos efectivos.

Todas las reuniones deben tener una agenda específica que dicte exactamente qué temas se tratarán. CEO de Brivo Steve Van Till creado “No Re-hash” paletas de ping pong para que todos los empleados las usen en una reunión cuando alguien mencione algo que ya se haya discutido en detalle o que afecte la agenda en cuestión. En lugar de comentar el punto o perder el tiempo diciendo “Ya hemos hablado de esto, pero si tiene alguna pregunta ... ”, otros miembros de la reunión pueden simplemente levantar la paleta y el orador sabrá que debe guardar lo que tenga que decir hasta que pueda hablar en privado con el jefe..

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Otras oficinas han implementado castigos por llegar tarde a las reuniones. Estos castigos no son severos; más bien, son formas humorísticas y vergonzosas de lidiar con las interrupciones y los retrasos. Una compañía obliga a los recién llegados a cantar una canción de cuna u otra canción, lo que, por supuesto, los hace sentir incómodos cuando el enfoque cambia de serios asuntos a una interrupción tan íntima. Otra compañía ha implementado una política que obliga a los empleados a donar a la organización benéfica si su teléfono celular se apaga e interrumpe una reunión. Estos detractores ciertamente funcionan más de lo que lo haría cualquier disciplina real, a la vez que mantienen un alto sentido de moral de los empleados. Publicidad

3. Haciéndolos cortos

A todos les gustan las reuniones cortas, ¿verdad? Bien, todas las reuniones podría Sea corto si el tiempo se usa efectivamente. Si bien los empleados deben ser responsables de su puntualidad y atención durante las reuniones, la persona que convocó a la reunión es la que necesita tener habilidades de administración de tiempo efectivas para ser efectiva. Tener (y apegarse a) una agenda clara y concisa es el primer paso para organizar una reunión que no se quede atrás. Muchas compañías implementan un temporizador de treinta minutos, sabiendo que las personas están programadas para poder concentrarse durante solo 25-30 minutos a la vez, y cualquier cosa durante ese período de tiempo entrará en un oído y en el otro. También puede considerar que se han implementado 'castigos' por correr a lo largo del tiempo, como por ejemplo donar a la organización benéfica de la empresa o al frasco de la fiesta navideña. De esta manera, tanto los asistentes como las personas que dirigen la reunión deben cumplir con la restricción de tiempo..

Conclusión

Las reuniones tienen una mala reputación porque a menudo restan valor a la productividad de una empresa, que es exactamente lo contrario de lo que se supone que deben hacer. Al igual que todas las demás medidas progresivas e innovadoras que se toman hoy en el mundo de los negocios, renovar la estructura de las reuniones pensando fuera de la caja permite a los líderes hacer un uso eficiente de las reuniones y asegura que los empleados obtengan el máximo provecho de ellas. Publicidad

Crédito de foto destacado: 140811-N-AF077-043 / Ash Carter a través de farm4.staticflickr.com