Cómo usar una lista de tareas para hacer de 2008 tu mejor año

Ah, la humilde lista de tareas. Con todas las aplicaciones de alta tecnología, productividad de whiz-bang, dispositivos móviles, herramientas de oficina y planificadores de día de cuero genuino de Corinthian para gastar nuestro dinero y atención., Al final, la herramienta más productiva que podemos usar se reduce a una lista de basura que necesitamos hacer.. Mire debajo del capó de cualquier aplicación GTD o sistema de productividad, y el motor que los impulsa a todos es la lista de tareas pendientes, ya sea organizada por fecha, prioridad, proyecto o simplemente de acuerdo con cada vez que piense hacerlo..

Como dice prácticamente cada gurú de la productividad, en algún lugar cerca del frente de cada uno de sus libros, La razón principal por la que la mayoría de las personas fracasa, se siente abrumada o se conduce al cardiólogo con preocupación y estrés es que no tienen un buen control de lo que necesitan hacer.. Así que se despiertan en medio de la noche (si es que pueden dormir) con pánico sobre si hicieron todo lo necesario para ese día, o si miran las pilas de desorden alrededor de ellos y se preguntan cómo lo harán. llegar al fondo.

Cuando están casi a punto de romperse, alcanzan una libreta y un bolígrafo y comienzan a escribir una lista de tareas pendientes. Escriben todo lo que pueden pensar, lo colocan junto a su PC o se lo guardan en el bolsillo, revisan la lista, sienten una sensación de alivio momentáneo y vuelven a su estado habitual de sentirse abrumados hasta la próxima vez que llegan. su punto de ruptura. Publicidad

Este ciclo de ineficiencia e ineficacia es loco y estúpido, y es la vida de la mayoría de las personas. Es por eso que romper ese ciclo es el primer objetivo de casi todos los sistemas destinados a ayudar a las personas a ser más productivas, ya sea en su trabajo, su vida creativa, su vida familiar o simplemente en general..

La clave para una lista de tareas efectiva no es la lista en sí, cómo se organiza y administra, sino la hábito de usar, agregar y revisar la lista. Las personas que hacen listas esporádicas solo cuando están casi completamente abrumadas tienden a hacer un buen trabajo al redactar sus listas y trabajar en ellas, y suelen ser muy productivas durante el tiempo en que están trabajando en sus listas. En otras palabras, ellos conocen la valor de listas de tareas pendientes, e incluso más o menos cómo crearlas, pero no cómo difundir ese valor a lo largo de sus vidas diarias.

Como cualquier hábito, usar una lista de tareas diarias toma algún tiempo para establecer hasta el punto en que sea automático. Asi que La primera tarea es poner tu lista de tareas en algún lugar. intruso. No cuente con fuerza de voluntad, lógica, orgullo o suerte para ayudarlo a mantenerse en el camino. Pon tu lista en su cara, Cada momento de cada día, para que tú. tener para lidiar con ello de alguna manera. Por ejemplo:

• Mantenga un cuaderno en su bolsillo trasero, donde lo sentirá cada vez que se siente..
• Coloque una libreta de notas o una pila de fichas en su billetera o billetera, de modo que tendrá que retirarla cada vez que busque dinero, una tarjeta de crédito, su identificación, una tarjeta de visita o cualquier otra cosa que tenga en su billetera..
• Use una lista de tareas en línea como Remember the Milk, Tada, Toodledo o Todoist y configúrela como su página de inicio.
• Incruste su lista de tareas en línea en su escritorio (vea las instrucciones para XP aquí [flash video]; ​​no puede hacer esto en Vista)
• Instale un navegador separado con su lista de tareas pendientes como su página de inicio y configúrelo para que se abra automáticamente cuando inicie su computadora. Nunca lo cierres, y nunca lo uses para nada más. Por lo tanto, si usa Firefox con regularidad, use IE u Opera o Safari para su lista de tareas pendientes y manténgalo en funcionamiento cuando esté en su computadora.
• Use un sistema de recordatorio (ya sea integrado en su servicio de lista de tareas en línea, o usando un servicio como Sandy, o usando un temporizador de escritorio, o programando una alarma en su teléfono inteligente) para darle recordatorios por hora para verificar su lista.
• Coloque su lista de papel en su escritorio frente a usted con un bolígrafo o lápiz mientras trabaja.
• Use un gadget o widget de barra lateral en Windows Vista, Google Desktop u otro software de widget de escritorio. Configúralo para estar siempre arriba.

No siempre será necesario que te recuerden usar tu lista; Eventualmente, se convertirá en una parte habitual de su rutina diaria. Pero durante el primer mes más o menos, configura tu lista para que interrumpa tu trabajo y te obligue a prestarle atención. Es posible que pierda una pequeña cantidad de tiempo, pero el aumento de la productividad general lo compensará con creces. Publicidad

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Entonces, ahora que tu lista de tareas tiene tu atención, ¿qué debes hacer con ella??

Respuesta corta: anote todo necesitas hacer. Repetir. Para el resto de tu vida.

Respuesta ligeramente más larga: agregue cada tarea, sin importar cuán pequeña sea, a su lista, en el momento en que la piense.. Divida las tareas grandes en partes discretas y factibles. - es decir, no agregues “Gobernar el mundo” a su lista de tareas, agregue “Llame a Bob para discutir las estimaciones de impuestos del tercer trimestre.” Si necesita obtener el número de teléfono de Bob antes de poder hacerlo, escriba “Busque el número de teléfono de Bob” y escríbelo al lado de “Llama a Bob ... ”. Cuando termine las tareas, táchelas de la lista; Cuando pienses en otros nuevos, agrégalos. Sigue haciéndolo.

Respuesta completa: use su lista como depósito central para todas las tareas, pensamientos y planes que necesita realizar en la vida. Usa categorías para organizar tu lista y mantenerte en el objetivo. Divida las tareas complejas en pasos pequeños y realistas, y use sus listas para planificar los pasos que debe seguir para alcanzar sus metas. Revise su lista por unos minutos cada día, agregue nuevas tareas y elimine las antiguas, y resalte las 3 o 4 tareas más importantes que necesita terminar para considerar que su día está bien aprovechado. Cada semana aproximadamente, haga una revisión más profunda, planificando nuevos proyectos, teniendo en cuenta cada aspecto de su vida y lo que debe hacer en cada uno de ellos para que su vida sea más completa, más rica y más exitosa. Publicidad

• Usa tu lista como repositorio central: Use su lista no solo para las tareas en las que tiene que trabajar de inmediato, sino también para planificar, registrar pensamientos aleatorios para su posterior consideración y registrar sus metas. He dividido mi Moleskine usando los separadores de pestañas Post-It en cuatro secciones: el frente es para tareas inmediatas, una sección intermedia de unas pocas páginas es para libros y música que he escuchado y quiero mirar, una sección intermedia más larga es para enumerar todos los proyectos en los que estoy trabajando y presentarlos, y el último es para notas y pensamientos. Pero me encuentro usando la última sección cada vez con menos frecuencia, en lugar de eso, comencé a poner notas directamente en mi lista de tareas con el prefacio “EJÉRCITO DE RESERVA” (“pensar en”). También utilizo mi lista para registrar las cosas que estoy esperando, ya sea un paquete que he pedido, una información que he solicitado a alguien, un depósito bancario o lo que sea; Yo uso el prefacio “W / F” (“esperando”) y pon la fecha en que lo agregué entre paréntesis al final, así:
  

  [] W / F: Respuesta de Barbara sobre el nuevo deducible del seguro de salud (12/17)

  Cuando reviso mi lista, sé cuánto tiempo he estado esperando. Si siento que ha pasado demasiado tiempo, agrego un seguimiento a mi lista de tareas pendientes, como este:

  [] Llame a Barbara sobre la información solicitada sobre el nuevo deducible de seguro de salud

  Finalmente, si una tarea está relacionada con un proyecto específico, como un artículo en el que estoy trabajando, agrego “para [proyecto]” hasta el final de la tarea, así:

  [] Busque el libro de Ruth Behar para el artículo sobre sexo y género.

• Utilizar categorías: Descubrí que usar categorías en una lista de papel es una pérdida de esfuerzo (aunque supongo que las etiquetas que he usado anteriormente son un tipo de clasificación). Sin embargo, recientemente comencé a usar un administrador de listas de tareas en línea y las buenas hacen que la categorización sea mucho más sencilla. Las personas que siguen el sistema GTD de David Allen utilizan contextos para sus listas, clasificando las tareas por la ubicación o la ocasión en la que pueden realizarse. Así, por ejemplo, podrían tener una “@teléfono” categoría, enumerando todo lo que pueden hacer en el teléfono, de modo que cuando tienen un momento tranquilo en el que pueden usar el teléfono, pueden concentrarse en trabajar a pesar de todas sus llamadas a la vez. Los contextos no funcionan para mí; en lugar de eso, mis listas se clasifican por proyecto, y bloqueo el tiempo en mi agenda para cada proyecto y trabajo en la lista para cada uno. Encuentro que la mentalidad en la que me involucro cuando trabajo en una tarea de un proyecto en particular me ayuda a desarrollar el impulso para trabajar en otras tareas relacionadas, incluso si son de naturaleza diferente, es decir, prefiero hacer una llamada telefónica algún proyecto y luego escriba un informe para el proyecto smae que haga una llamada telefónica sobre un proyecto y luego haga otro sobre un proyecto diferente.
• Divida los proyectos en tareas pequeñas y discretas: Cuando miramos nuestra lista de tareas pendientes, necesitamos ver instrucciones claras sobre qué hacer a continuación. Si tienes que preguntar “Cómo puedo hacer eso” sobre una tarea, no la has desglosado lo suficiente. Como regla general, desea reducir todo al nivel de actividad justo por encima del instintivo; es decir, si necesita escribir algo, alcanzará más o menos instintivamente un bolígrafo y un papel, siéntese, quítese el tapa de la pluma, y ​​asume un agarre de escritura; Todo más allá de eso debería ser una tarea separada..
• Tareas más importantes (MIT): Revise su lista a primera hora de la mañana, o última hora de la noche, y resalte algunas cosas que debe hacer, o que mejorarán un proyecto importante, en el próximo día. Puede usar un marcador, moverlos al principio de su lista, marcarlos “alta prioridad” en su software de administración de tareas, no importa mientras sepa que esos son sus MIT. Haz estas cosas primero. Si no hace nada más en el día, todavía terminará el día habiendo logrado algo importante.
• Revision semanal: Mis comentarios no son exactamente semanales; en cambio, tiendo a hacer uno cada 4 o 5 días, pero independientemente de la frecuencia que elija, tome un tiempo ininterrumpido en un horario más o menos regular para revisar sus listas y pensar en el “imagen más grande”. Piense en lo que quiere lograr en la próxima semana, considere sus objetivos generales en la vida y si hay algo nuevo que pueda estar haciendo para avanzar hacia esos objetivos, escriba planes detallados para cada uno de sus proyectos, asegúrese de “esperando” Todos los artículos están cerrados, realmente piensa en todos tus “pensar en” artículos, y así sucesivamente.

No lleva mucho tiempo o esfuerzo mantener una buena lista de tareas pendientes. Lo que se necesita es un poco de reflexión, de modo que cuando regrese a su lista, quede claro qué necesita hacer y cómo encaja en su vida en general.. Sin embargo, una vez que haya desarrollado el hábito de usar una lista de tareas pendientes, se vuelve casi sin esfuerzo, como caminar o hablar, algo que simplemente hacer.

Tómate un tiempo este año para adentrarte en ese hábito y comienza a usar tu tiempo y energía para avanzar hacia tus metas en lugar de quemarlo tratando desesperadamente de quedarte donde estás. Comience ahora y haga de 2008 su mejor año, hasta el 2009.!