Robert Barton
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El concepto de oficina sin papel ha existido desde los años 60 o 70, al igual que el coche volador. Para muchas personas, esto ha sido poco más que un mito. ¿Cómo podemos deshacernos del papel mientras nuestras oficinas están llenas de fotocopiadoras y máquinas de fax, y los carteros y mensajeros siguen trayendo diariamente resmas de material? ¿Qué pasa con la necesidad de guardar recibos para fines contables y fiscales? ¿Y qué hay de los contratos y otros documentos legales? Es difícil, pero cada día es más fácil hacerlo..
Bueno, la respuesta corta es que en un entorno de oficina normal hoy en día, no podemos hacerlo al 100%, ciertamente no en un solo paso sin incendiar el edificio. Pero hay algunos pasos simples que podemos seguir para lograr el objetivo de no tener que gestionar constantemente las pilas de papel en casa o en la oficina. Unos pocos pasos decisivos aplicados durante el tiempo suficiente pueden reducir drásticamente si no eliminan el papel. Publicidad
Antes de seguir los pasos específicos, debemos considerar que existen dos tipos de documentos en papel: los que debemos conservar a largo plazo (llamémoslos registros) y los que son de naturaleza transitoria (llamémoslos archivos de trabajo). Diferentes enfoques funcionan para estos dos tipos básicos de documentos o documentos. La naturaleza de su oficina y trabajo tiene mucho que ver con el tipo de papel que puede reducir o eliminar más fácilmente. Una oficina legal, contable o médica probablemente tendrá más dificultades para que sus registros queden sin papel que una agencia de publicidad o una oficina de campaña política. Decida cuál de los pasos de reducción de papel tomará y en qué orden los tomará según lo que haga y la importancia de los diversos registros y archivos de trabajo. Publicidad
Diez pasos para convertir su oficina en una sin papeles: Publicidad
- Comenzar con el fin en mente. Sea claro en sus objetivos para que pueda orientar su conversión de manera más efectiva. Por ejemplo, si la eficiencia es un objetivo más importante que el ambiental, no intente reducir el volumen de papel a la mitad reciclando el papel a través de las copiadoras para imprimir en la parte posterior. La copia a doble cara fácilmente atasca la máquina y a menudo confunde a quien recibe las manos impresas en ambas caras. Descubrimos que aumentar la eficiencia del sistema de gestión de registros es mucho más importante que reducir el número de documentos de trabajo. Al apuntar a la gestión de registros, las reducciones de los documentos de trabajo siguieron naturalmente.
- Decida una fecha para un cambio de papel a papel sin papel para todo lo que sigue. Elija una fecha con suficiente antelación para que todos puedan trabajar. No todo tiene que ser cambiado a la vez. No se preocupe por convertir los registros antiguos hasta que tenga tiempo para hacer algo para convertirlos. Muchos de ellos probablemente pueden conservarse sin cambios y descartarse una vez que alcanzan cierta edad..
- Establezca un sistema de retención de registros electrónicos y siéntase cómodo usándolo antes de comprometerse con él. No salimos a instalar un sistema costoso o complicado, luego realizamos una conversión difícil. Lo que hicimos al principio fue crear un sistema de nombre de archivo que se clasifica automáticamente cronológicamente en la mayoría de los directorios de archivos. Al igual que el nombre de archivo de este artículo que comienza 20071106_1600 ... Este es simplemente el sistema métrico de año, mes, día y hora para el minuto u hora más cercano basado en un reloj de 24 horas. Si guardamos una versión de este archivo en la computadora portátil de una persona y luego la enviamos por correo electrónico a la oficina, la archivará automáticamente la persona que la reciba. Las revisiones se manejan fácilmente simplemente superponiendo una nueva fecha / hora al comienzo del nombre de archivo. Comenzamos a hacer esto mucho antes de la fecha de cambio..
- Coloque un nombre de archivo en cada documento que valga la pena conservar. En nuestra oficina, si un documento no tiene un nombre de archivo, recibe un nombre o se tira. Esto es cierto ya sea en papel o documento electrónico..
- Conserve un archivo en papel como registro principal para cualquier cosa antes del cambio y el registro electrónico como registro principal para cualquier cosa después de la fecha del cambio. Esto no es una cosa complicada. En nuestra oficina, como la mayoría de las oficinas, a menudo hay más de una copia de las cosas importantes que existen. Nos acostumbramos a saber dónde estaba el registro y luego eliminar o eliminar los duplicados una vez hecho con ellos, especialmente para los duplicados en papel. Nos sentimos cómodos sabiendo que cualquier cosa anterior al 1 de enero de 2005 que valga la pena tener un registro tiene una versión en papel en algún lugar y luego todo se puede encontrar en un servidor.
- Informe a sus clientes y proveedores de su orientación sin papel. Salga del armario y déjele saber a todos, porque a la mayoría de las personas les resulta genial. Esto no significa que deba golpear a un cliente que desea que envíe copias impresas o un original firmado en lugar de una versión electrónica. Tendemos a dar a los clientes lo que quieran. Sin embargo, sí golpeamos a nuestros proveedores. Nuestros abogados fueron algunos de los holdouts más duros, pero finalmente aprendieron cómo enviar todo electrónicamente y escanear documentos que tenían que tener firmas..
- Mantenga su tecnología y sistemas simples y compatibles con lo que la mayoría de la gente usa. La buena noticia es que las PC y las MAC utilizan sistemas de archivos que ya no entran en conflicto entre sí. Todavía hay problemas con el uso de diferentes tipos de gráficos y formatos multimedia, pero estos están disminuyendo. Si nos atenemos a los formatos básicos, la mayoría de la gente puede tratar con ellos. Tenga cuidado al usar formatos extravagantes, especialmente para los registros que deben conservarse a largo plazo.
- Revise y actualice sus archivos más antiguos de vez en cuando para asegurarse de que sigan siendo utilizables. CDs o cintas son un problema. Se deterioran y algunos de los formatos anteriores ya no son compatibles. Mantenemos nuestros registros en formatos en vivo. Mantener un servidor de respaldo no es más difícil ni más costoso que mantener un inventario de medios de almacenamiento fuera de línea. Los registros en papel también se deterioran si se imprimen en papel ácido o se almacenan en un mal ambiente.
- Adoptar un “En caso de duda, a la basura” política. Solemos ser un poco más rápidos que la mayoría para deshacernos de cosas de las que no estamos seguros. Lo más probable es que dado que solo tendemos a ver tal vez el 1% de los registros que almacenamos, existe una alta probabilidad de que las cosas que estamos decidiendo si conservar o no no valga la pena mantenerlas..
- Reconocer y premiar a quienes ayudan a cumplir los objetivos. Si alguien puede editar o entregar documentos electrónicamente sobre la marcha o finalmente está reemplazando una vieja máquina de escribir manual Remington con una computadora, haga el esfuerzo de mostrar cómo esto produce impactos positivos, ya sea en la línea de fondo o en el medio ambiente.
Estos fueron algunos pasos básicos que utilizamos y recomendamos que pueden ayudarlo a hacer el cambio. Hemos reducido nuestro consumo de papel en un 95% en los últimos cinco años. Si ya ha realizado cambios hacia una oficina sin papel y tiene otras ideas, háganoslo saber mediante la publicación de un comentario. O avísenos si tuvo algún problema al tratar de crear una oficina sin papel. Publicidad
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