Cómo cerrar un proyecto correctamente

El énfasis en hacer las cosas (GTD) a través de tecnologías, herramientas y ajustes psicológicos nos ha ayudado a lograr nuevas alturas en productividad. Esto es genial ya que cuantas más cosas podamos terminar, más rápido podremos abordar otras cosas (a menudo más grandes y mejores). Eso podría significar ganar más dinero, tiempo de vacaciones u oportunidades para probar cosas nuevas, lo que sea importante en ese momento. Pero no tenga demasiada prisa por cerrar un archivo o terminar de eliminar el último 10% de una tarea. Hay algunas maneras excelentes de terminar cosas que pueden generar importantes beneficios para usted y las personas que lo rodean que están involucradas. Estos beneficios a menudo pueden extenderse a aquellos que luego pueden aparecer en escena. Publicidad

Cerrar un proyecto debe incluir los siguientes elementos:
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• Reconocimiento. McDonalds tiene su antiguo programa de marcos de fotos de Empleado del Mes. Dell tiene un programa de Voluntarios de distinción para sus empleados que participan en proyectos voluntarios. Toastmasters International tiene numerosos premios para sus miembros que completan varias tareas y términos de oficina. Los mejores programas tienen cinco aspectos:
• Realizable: Los estándares son altos, pero no tan altos como para desalentar a todos, excepto a los que tienen un rendimiento excesivo, de intentar alcanzarlos..
• Objetivo: Las personas necesitan saber qué esperar y percibir que la concesión de premios no es un proceso demasiado subjetivo.
• Práctico: Incluir recompensas que sean motivadores sensatos. El tiempo libre y el efectivo no tienen mucho sentido si tiene poco personal y falta de efectivo. Sin embargo, cuando las arcas están llenas y usted está en una temporada lenta, el tiempo y el efectivo serían mejores motivadores que un adorno para una mesa de café..
• Oportuno: Cuanto más cerca esté la concesión de un premio a la finalización de la tarea, mejor.
• Útil: Siempre que sea posible, mida y recompense algo que ayude a producir los resultados deseados.
• Documentación. La mayoría de las compañías tienden a hacer un buen trabajo documentando las terminaciones, ya que generalmente involucra aspectos de contabilidad financiera. Las organizaciones sin fines de lucro a menudo son notorias por no documentar adecuadamente las finalizaciones del proyecto y abordar los problemas de transferencia. Hacer un buen trabajo en estos aspectos puede hacer la vida mucho más fácil para aquellos que asuman las oficinas en el futuro. Por ejemplo, si una organización tiene una conferencia anual, debe preparar un archivo electrónico con todos los materiales utilizados para planificar, promover, operar y completar el evento. Tal vez grabar un CD y dárselo al presidente de la conferencia del año siguiente.
• Revisión y reexamen.. Esto es parte del sandwich, las cosas en el medio. Entre los aspectos de reconocimiento y celebración, este es un gran lugar para realizar una evaluación y aportar comentarios constructivos para que se puedan realizar mejoras en proyectos futuros. Dicha retroalimentación debe incluir algunos aspectos positivos (cosas que funcionaron bien), sugerencias para mejorar y un resultado general positivo. Un bocadillo dentro del bocadillo. Estas revisiones pueden proporcionar enormes oportunidades de crecimiento para los involucrados, así como útiles para mejorar la calidad de los proyectos..
• Cierre y limpieza. Los aspectos de cierre normalmente incluyen cobrar y pagar a todos, completar cualquier papeleo pendiente, archivar los informes requeridos, informar a cualquiera que necesite ser informado, tirar la basura y limpiar la fábrica, el almacén o el área de trabajo. En general, una vez hecho esto, la pizarra debe ser clara y, siempre que sea posible, no debe haber restos de proyectos antiguos que interfieran con actividades futuras..
• Celebracion. La gente de Hollywood lo ha dominado con fiestas envolventes y grandes eventos como los Premios de la Academia. Cada vez que se completa una película, la tradición exige una “fiesta de despedida” donde todos los involucrados en la producción se reúnen para una celebración, terminando la producción. Los premios de la Academia son un caso extremo en el que la industria, de manera muy pública, se otorga a sí misma por varias cosas a la vez que aporta un mayor reconocimiento a la industria del cine y la televisión en general..

Construye un evento pero mantenlo en la proporción adecuada. Para un proyecto de grupo pequeño en el trabajo, ordenar el almuerzo y tener una sesión de revisión y revisión de luz sería un gran trabajo. El líder del equipo podría reconocer la contribución de todos, quizás con un ejecutivo de mayor jerarquía para decir algunas palabras y presentar los premios. La comida en sí podría ser el premio, pero generalmente es mejor tener algo que vaya más allá del evento. El efectivo y el tiempo libre son grandes, pero también lo es algo tangible que puede ser exhibido por la persona que lo ha ganado. Para un proyecto más grande, un gran chapoteo en un hotel o lugar de conferencias podría dar los mejores resultados. El tipo de evento que debe verse y el tamaño que debe tener depende de varios factores. Lo importante es escalarlo adecuadamente. Organizar un evento puede llevar un tiempo, dinero y esfuerzo considerables, por lo que debe pensarse en planificarlo y administrarlo adecuadamente. Publicidad

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Ten cuidado con los que superan. Terminar no significa comenzar. No hay nada de malo en usar un evento de cierre para anunciar algo nuevo. De hecho, esta es a menudo una gran manera de lanzar un nuevo proyecto. Pero lanzar algo nuevo no debería minar la cosa que se acaba de completar. Enfoque los eventos que rodean la finalización en la finalización, no en los nuevos comienzos. Esto sirve para preservar la integridad de la actividad que se acaba de completar y para permitir a los involucrados respirar, disfrutar de los premios, ordenar el papeleo, reflexionar, eliminar las probabilidades y los extremos, y disfrutar libremente de la celebración sin quedar prematuramente envuelto en La siguiente cosa. Publicidad

Estos elementos de finalización anteriores pueden parecer obvios para alguien que los lee, pero a menudo no hay un proceso formal en una empresa u organización para llevarlos a cabo de manera efectiva. Aquellos que tienen estos procesos tienden a hacer un trabajo mucho mejor de completar proyectos con un broche de oro que aquellos que no lo hacen. Las empresas y organizaciones más grandes y exitosas tienden a ser las que tienen tales procesos..

Aquellos que hacen un gran trabajo terminando los proyectos dejan a los miembros del equipo motivados para involucrarse y hacer grandes cosas en proyectos futuros. Una tarea bien completada también tiene suficiente documentación debidamente completada asociada con la que cualquier persona que quiera aprender o duplicar los resultados en el futuro puede hacerlo sin tener que resolverlo desde cero..
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Peter Paul Roosen y Tatsuya Nakagawa son cofundadores de Atomica Creative Group, una empresa especializada en marketing de productos estratégicos. A través de una perspectiva e investigación de vanguardia, una planificación estratégica sólida y una gestión eficaz del proyecto, Atomica ayuda a las empresas a lograr un mayor éxito en la comercialización de nuevos productos y en la mejora de sus negocios existentes. Ellos son coautores de Superar Inventoritis: The Silent Killer of Innovation ahora disponible..