GTD Leaders Una entrevista exclusiva de Lifehack con David Allen y Mike Williams

Nota del editor: Lifehack tuvo la oportunidad exclusiva de hablar con David Allen, fundador de David Allen Company, y con el nuevo CEO de la compañía, Mike Williams. A medida que comienza el nuevo año, esta es una gran oportunidad para aprender sobre GTD del hombre que lo creó y los hombres que planean avanzar de aquí en adelante. Disfrutar.

Truco de vida: Tenemos a David Allen de la Compañía David Allen aquí. ¿Cuál es su función ahora, David? ¿Es usted fundador? ¿Es su director de innovación o ... ?

David Allen: Soy el principal evangelista y visionario, ese es probablemente mi papel principal. Todavía tengo un poco de responsabilidades operativas, especialmente en términos de desarrollo de nuestro programa, contenido, control de calidad, etc., en los que aún tengo mis manos. Pero Mike Williams está a cargo de casi todo el lado operativo, estratégico y de asignación de recursos del juego..

LH: Y hablando de eso, el nuevo CEO de David Allen Compan también está aquí, Mike Williams..

Mike Williams: Muchas gracias. Es genial estar aquí. Estoy esperando la conversación.

LH: En primer lugar, recibimos este comunicado de prensa que indica que Mike Williams se convertiría en el CEO de David Allen Company, y nunca antes había oído hablar de ese hombre. David, lo que lo atrajo a Mike en términos de traerlo a bordo como CEO de David Allen Company y cuál fue el proceso para traerlo al redil?

DA: Bueno, es una larga historia. Intentaré acortarla y no aburriré hasta las lágrimas con toda la historia de esto. Pero básicamente, hace varios años, mi esposa Kathryn y yo decidimos que estábamos en una bifurcación en el camino donde dijimos, “Mire, (solo) queremos mantener a este individuo y ser una especie de fuente de esto ... y tal vez construir una comunidad, una comunidad en red o una comunidad en red, no tener una organización e intentar rodar esto más grande que solo la mía juego personal?” Y decidimos que no lo hicimos. La prensa fue genial, el mundo solo se estaba despertando, el libro (Getting Things Done) estaba en 30 idiomas, y el mundo no estaba justo aquí en nuestra puerta.

David Allen (Foto a través de David Allen Company)

Y ya sabes, ¿por qué tener esta metodología increíble que parece ser transformadora para todos los que no tienen un trabajo social, un sesgo de género o profesional en absoluto, y es una cosa global? Así que dijimos, “Vamos a hacerlo,” y eso nos ayudó a descubrir cómo operacionalizamos esto, cómo construimos un negocio para distribuir esencialmente este modelo educativo y tener un modelo de negocio al mismo tiempo para que sea viable y pueda expandirse.

Pero, a largo plazo, decidí que necesitaba encontrar una manera de estructurar la organización o de construir un proceso para que pudiera ser más autogestivo y atraer a la clase de personas que estarían interesadas en dirigir esto y asumirlo. - Porque ciertamente no lo iba a hacer yo sola. En un momento dije, mire quién sería la persona ideal para todo esto y solo tenía a Mike en mi mente.

Nos conocimos, él formaba parte de mi red, pero nunca había tenido ningún tipo de conversación. Quiero decir, el tipo era un hombre mayor en GE. Así que no sabía si este tipo hubiera querido alguna vez dirigir esta empresa. Así que levanté una bandera y esperé a ver qué pasaba. Mike y yo almorzamos el pasado mes de mayo en Boston y simplemente planteé la idea, “Oye, ¿alguna vez considerarías ... ” Publicidad

Y así fue como sucedió..

LH: Mike, ¿qué te llevó a la idea de convertirte en CEO de David Allen Company? ¿Es un sesgo diferente en términos de, digamos, ejecutar GE, que obviamente implica mucha administración de tiempo y gestión de proyectos? ¿Qué te atrajo a este nuevo aspecto de tu vida??

MW: Creo que todo comenzó en 2004 cuando me expuse a la metodología GTD. Y si puedo señalar un libro que realmente ha cambiado y dado forma a mi vida para mejorar, es esta metodología particular. Y la compañía para la que trabajaba en ese momento creció y luego fue adquirida por General Electric más tarde. Así que me ha ayudado tanto en la vida anterior, luego a la transición a una de las compañías más grandes del mundo, y también a asumir nuevas responsabilidades dentro de esa gran empresa..

Pero las aspiraciones con respecto a la carrera de una persona tienen muchas dimensiones diferentes. He estado en el espacio de tecnología de la información de TI para el cuidado de la salud por más de 23 años, enfocado en gran parte en los servicios. Y durante ese tiempo he trabajado en el departamento de desarrollo organizacional. He dirigido cuatro tipos diferentes de negocios de educación dentro de GE y he formado parte de equipos de servicios que realmente están tratando de transformar la atención médica..

Sin embargo, en algún momento, mi pensamiento y lo que GE me enseñó realmente comenzó a estimular mi espíritu empresarial. Antes de que David se me acercara, estaba imaginando mi escena ideal y pensaba para mí mismo que sería divertido recuperar una empresa privada más pequeña, idealmente con menos de cien personas que estaban haciendo un trabajo realmente genial. Ya sabes, cosas que están cambiando su parte del mundo y se alinearían con mi sistema de valores.

Así que tipo de tiza hasta “ten cuidado con lo que preguntas y lo que deseas porque alguien en el universo puede llamarte farol”. Y eso es exactamente lo que pasó..

Ese día que aparecí y almorcé con David y Kahtryn fue ... No sé cómo es el choque de dos escenas ideales, pero eso es probablemente lo más cerca que he estado. Porque aquí tenemos una empresa privada - cheque - con menos de cien personas - cheque - haciendo un trabajo realmente genial (... trabajo que realmente ayuda a la gente porque es una alineación de gran valor para mí) - cheque - tiene un gran producto y una gran marca - comprobar. Entonces también me pregunté si me gustaría hacer este trabajo todos los días. Eso fue un “cheque triple” porque yo era tal entusiasta de GTD antes. ¡Imagínate despertarte cada día y jugar al espacio! Es simplemente maravilloso.

Entonces, la alineación de la oportunidad más todas las cosas maravillosas que aprendí en GE en mi carrera podrían ser directamente aplicables a esta nueva oportunidad en este nuevo juego que quiero jugar durante los próximos 20 a 30 años en mi carrera ... y tengo muy divertido en eso.

LH: David, tú y yo hemos tenido esta conversación antes, en la que hablamos sobre cómo enero, y corríjame si me equivoco, es más un momento de reflexión y limpieza de la casa, en lugar de comenzar cosas nuevas. ¿Qué es lo que recomendarías hacer a la gente para prepararse para una posible alineación como la que tuvieron ustedes para el año que viene? Empezaremos contigo David.

DA: Sabes, voy a ser un récord roto, pero si estás realmente listo para tomar el próximo capítulo, lo primero que debes hacer es comenzar a prestar atención a lo que te llama la atención y básicamente externalizar todo eso y paso. Vuelve y echa un vistazo. Necesitas un mapa, esencialmente. Obtenga un mapa de dónde se encuentra, qué es verdad, qué es lo que lo atrae, qué hay allí y de la mejor manera que pueda objetivarlo. Publicidad

Hay dos aspectos a eso. Uno es una especie de reconocimiento y una conclusión: siéntese y al final del año (y pregunte) ¿qué hemos logrado? Que es verdad ¿Cómo podemos darnos una palmadita en la espalda? ¿Cuáles son los problemas que se nos han ocurrido? ¿Cuál es el estado actual de la realidad allí? Así que hay realidades actuales que miran hacia atrás en términos de un sentido histórico, solo para ponerle fin a eso, y para dar un paso fuera de nosotros mismos y verlo. Y luego está la realidad actual, lo que nos atrae, lo que nos atrae, lo que nos empuja, lo que también es cierto en este momento. ¿Dónde está la disonancia creativa y la realidad actual ... esencialmente, eso es mirar hacia adelante?.

Entonces esas polaridades realmente se unen haciendo una realización de la realidad actual actual de eso y lo sacamos de la psique en lugar de tratar y manejar todos esos factores. Quiero decir, estamos viviendo vidas tan complejas; no hay forma en la tierra de que podamos mantener todo eso interiorizado y realmente confiar en nuestro juicio al respecto. Así que eso es parte de la metodología GTD y una pieza central real de la misma. Se llama “saca esto de tu cabeza para que libere el flujo” En lugar de ser un atasco de registro.

LH: Mike, ¿qué piensas de esto??

MW: Para mí se trata de liberar espacio y liberar ese espacio para dejar que tu mente divague un poco. Debido a la capacidad de mirar hacia atrás y ver lo que has logrado, reflexionar sobre qué es lo que está en el subconsciente de tu mente y luego la otra cosa sería tener el coraje de soñar realmente. Es gracioso, he trabajado con mucha gente y cuando les pides que escriban tu escenario ideal, es uno de esos músculos que no se ha ejercitado tanto..

Así que una de las áreas frías donde a menudo me encuentro a la deriva en este espacio, naturalmente, es simplemente subir a su automóvil y conducir por la autopista durante aproximadamente tres horas, ver lo que aparece en su mente y simplemente prestar atención a lo que comienza a llegar. adelante. Es a menudo cuando tengo pensamientos interesantes o las cosas que me están tirando de la superficie. Pero creo que la razón de esto es porque encontré un espacio para tener ese espacio de pensamiento. Entonces, si desea entrar en ese modo de reflexión profunda, intente encontrar ese espacio donde pueda obtener ese espacio de pensamiento profundo, tenga algunas herramientas allí para que pueda recopilar lo que tiene en mente, tal como aparece y luego salirse de él. , estacione y luego regrese, mírelo y vea lo que le está diciendo.

LH: Más allá de eso ... David, es esta una época del año en la que es más fácil para la gente agarrarse a uno de los componentes más difíciles de GTD para que la gente pueda “obtener”: Los horizontes de enfoque? ¿Es esta la época del año en la que es el mejor momento - el más capaz de agarrarse a ellos y mirar hacia adelante - en lugar de dedicar tiempo y simplemente capturar y capturar? ¿Es este un buen momento para ver eso y realmente tener claro lo que estamos buscando en el futuro??

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DA: Oh, por supuesto. Ya sabes, cualquier tipo de icono que puedas usar o cualquier tipo de cosa metafórica que podamos usar para retroceder y decir, “Oye, ya sabes ... es hora de un nuevo juego.” Es por eso que en realidad viaja (trabaja tanto por esto)..

Viajar es una práctica ilusión de que podemos simular que podemos mostrarnos una nueva persona de una manera nueva, me refiero al punto de Mike: conducir, tener un poco de fiebre de línea blanca y solo conducir. Consigue un lugar nuevo, date la oportunidad de salir del viejo acondicionamiento y “el mismo de siempre.” Entonces, obviamente (esta época del año es a) un buen momento para hacerlo. Puede usar la limpieza de primavera, puede usar el solsticio de verano, puede usar cualquier cosa ... cualquier cosa así que le dé la oportunidad de decir., “Soplemos un silbato,” y acaba de detener el juego y retroceder.

Cualquier cosa que pueda ayudarlo a mejorar un poco, eso es solo una parte de la metodología GTD, es una modalidad regular de reflexión y revisión. Y hay muchos horizontes diferentes para hacer eso, pero sabes, chico, todos nos bajamos a la maleza y nos envolvemos alrededor del eje. Y tenemos que ir a manejar los bosques en lugar de solo abrazar los árboles. No todo el tiempo, todos tenemos que estar al día con las cosas operativas del día a día, pero un chico que puede volverse muy viejo y cansado si no te levantas de nuevo. Así que, obviamente, el año nuevo es una gran oportunidad para que sepan usarlo para ese propósito..

LH: Mike, hay un interesante artículo de Cal Newport donde habló sobre la “era post-productividad” y habló sobre cómo estábamos obsesionados con las herramientas que deben usarse para ser productivos en lugar de ser realmente productivos. ¿Crees que estamos en un punto en el que las herramientas ahora podrán trabajar sinérgicamente más con el público en general en términos de hacer las cosas? ¿Tiendes a estar de acuerdo con eso o crees que es una combinación saludable de ambos? Publicidad

Mike Williams (Foto vía Twitter)

MW: Creo que la conversación de productividad probablemente pertenece más al área del patrón de comportamiento del patrón de pensamiento porque cuando miras GTD es realmente neutral para cualquier herramienta en particular. Y algunas de las personas más sofisticadas están haciendo GTD en papel. Pero lo que está cambiando dentro de ellos es el patrón de pensamiento que llevan a todas las cosas que están entrando en sus vidas. Así que la analogía que me encanta usar es que creo que GTD es un tipo de cosa de Star Wars. Es una batalla épica entre ustedes contra las cosas en su vida, y tiene su sable de luz y si puede dividir las cosas en pedazos, entonces es el dueño de las cosas. Pero si dejas que las cosas sigan creciendo, entrará y te abrumará..

Es esa disciplina, ese tipo de disciplina Jedi, de poder tallar las cosas, asignarle su relación para que pueda controlarla y controlarla a usted. Ese tipo de cosas trasciende cualquier herramienta en particular. Sin embargo, lo que debe hacer es encontrar un sistema en el que confíe para colocar estas pequeñas piezas de modo que pueda toparse con ellas donde tengan sentido para usted y donde creen significado para usted. Así que son esos pequeños rituales, esos hábitos, esos comportamientos que deben cambiar. Si encuentra una herramienta para alinearse con esas, fantástico, eso es una parte importante del sistema..

Así que tendría que estar de acuerdo con la premisa: trascendamos la herramienta, vayamos a los patrones de pensamiento y luego volvamos a las herramientas que proporcionan el formulario y el sistema que funcionan para usted. Y lo que me encanta de GTD es que la gente puede estar en herramientas totalmente diferentes y ser muy, muy productiva. Y no es la herramienta, sino más bien el proceso de pensamiento..

LH: Usted mencionó un punto interesante y quiero llevarle esto a David. ¿Crees que las personas se dirigen cada vez más al papel debido a la avalancha de información que se nos presenta? ¿Crees que el papel es “haciendo una reaparición”?

DA: En realidad, está llegando. adelante. Es diferente su uso. Cualquiera de esas cosas puede interponerse en tu camino y cualquiera de esas cosas puede funcionar. Para el punto de Mike, a pesar de que hemos sido introducidos a la inteligencia emocional y creo que debemos entender el valor de eso, tenemos que pasar a la inteligencia mental. La gente está utilizando su psique todavía para capturar todo tipo de cosas y evitar decisiones y se está convirtiendo en este gran atasco de registros, este enorme estreñimiento en la psique y que absolutamente no puede soportar el mundo en el que estamos..

Lo que tenemos que hacer es poder externalizar esa captura para que no esté golpeando la psique y luego tomar decisiones sobre esas cosas que hemos permitido que lleguen a nuestros diez acres que hemos capturado. Todo el proceso de captura y toma de decisiones es realmente crítico para sacarlo de la psique, volviendo al punto de Mike, para que libere inteligencia intuitiva para poder usarlo para lo que necesita ser, en lugar de ser realmente verdadero. log jam en términos de flujo creativo. Entonces, lo que estamos haciendo es entender la necesidad del flujo creativo, la necesidad de poder gestionar todas estas cosas con los marcadores de posición apropiados. Por lo tanto, al comprender cómo lidiar con el papel y Evernote o Outlook o lo que sea, todas esas herramientas son las que se convierten en marcadores de posición potencialmente valiosos para esto.

Pero, una vez más, volvemos al proceso de pensamiento de que una vez que hagas eso, cualquiera de estas cosas funcionará. También creo que hay una razón por la que empiezas a ver el papel como una manera de reflejar un contexto más amplio y las relaciones entre las cosas que en la computadora. Todavía es difícil pasar las páginas de la computadora y verlas en la cara como lo pueden hacer en un planificador de papel. Llegaremos allí, y vamos en esa dirección, pero creo que es avanzar para entender una nueva forma de usar estas herramientas y por qué estas herramientas son tan valiosas..

Es por eso que GTD golpeó un nervio tan grande en la comunidad tecnológica; fue porque, de repente, había una forma que no era tecnológica significa que en realidad impulsaba el equipo fresco de todos y les daba una forma de usar lo que ya estaban usando y realmente les gustaba usar. Pero ahora les dio una forma de usar eso de tal manera que simplemente despegó como loco. Así que eso es cierto con el papel, así como con las cosas de alta tecnología.

LH: Mike, ¿qué te parece el término? “Truco de vida”, “secuestrador de vida” y todos los “salvavidas” ¿cosas? ¿Crees que estamos confundiendo el sentido común con los chiflados? ¿O crees que es más una anomalía cuando eso sucede??

MW: Me encanta el término lifehack porque lo que me expresa es el espíritu de experimentación en la búsqueda de lo que me funciona en mi vida, lo que es verdad. Y me encanta la idea de salir, poner las cosas en juego, experimentar, probar tu hipótesis y ver si te resuena. Así que te abro camino a través de la vida ... creo que eso se llama vida. Creo que es absolutamente esencial. Lo convierte en un juego muy interesante y creativo cuando haces algo así. Publicidad

LH: David, ¿y tú??

DA: Estoy totalmente de acuerdo. Creo que sabes que toda la vida es un truco. Como desperté - nací - preguntándome, “¿Cuánto más fácil puedo hacer esto??” Todo lo que hicieron fue poner un nombre de lo que siempre he hecho hasta donde puedo recordar..

La gente siempre ha dicho que (yo) siempre he sido organizado; es una especie de idea errónea de que GTD es realmente acerca de la organización. Pero siempre (intenté averiguar) cuánto más fácil puedo conseguir de aquí para allá. Siempre estoy pensando de esa manera. Alguien acaba de ponerle un nombre.

LH: Compartiré lo que mi artículo de la lista de deseos es para 2012. Mi artículo de la lista de deseos para 2012 es una devolución de The GTD Summit. Mike, ¿y tú??

MW: Chico, esa es una gran pregunta. Entonces, saben que mi deseo en 2012 para GTD es la expansión de la comunidad. La Cumbre de GTD sería parte de eso, alcanzando a través de nuestra presencia en línea a través de GTD Connect y también en 2012 vamos a expandirnos internacionalmente. Entonces, todas esas cosas combinadas equivalen a vidas impactadas y vidas tocadas por nuestra metodología, y saben que tenemos la premisa de que cuando alguien se compromete con nosotros en esta metodología, su vida cambiará de manera positiva. Y si cambiamos la vida de alguien de manera positiva, entonces ese es un lugar muy poderoso para jugar..

Esa sería una gran intención que estoy llevando adelante. Además, mi familia vive actualmente en Burlington Vermont y nos mudamos a Ojai, California. Así que hacer una transición exitosa para mi familia es algo que definitivamente tiene mi atención para el 2012.

LH: David, ¿y tú??

DA: Usted sabe que acaba de bajar la barrera de entrada a nivel mundial para GTD, para atraer a la gente, para descubrir qué es y para permitirnos construir un camino elegante y un reconocimiento de esto como una vida de por vida. Una cosa para jugar y para jugar. Ahora lo veo como un arte marcial. Hace cuarenta y cincuenta años muy pocas personas sabían lo que eran. Y se han extendido por todo el mundo y no lo simplificaron demasiado. Todavía era una cosa muy sofisticada, muy poderosa que hacer y, sin embargo, se hacía viral en todo el mundo. Y veo a GTD siendo lo mismo..

Eso es lo que me encantaría ver. Encontrar excelentes maneras de involucrar a mucha más gente y luego construir la autopista para que la gente permanezca a bordo. Simplemente siga tomando esto, apoye y desarrolle esto y apoyándose mutuamente como una comunidad global..

LH: David y Mike, me gustaría agradecerles a los dos por tomarse el tiempo para hablar conmigo para Stepcase Lifehack.

DA: Nuestro placer.

MW: Sí, muchas gracias, y gracias a todos en Lifehack también. Haces un gran trabajo.