Cinco consejos simples pero efectivos para administrar tu correo electrónico

Todos en la actualidad reciben demasiados correos electrónicos y pasan demasiado tiempo tratando con ellos. Si siente que está perdiendo demasiado tiempo en el correo electrónico, necesita volver a evaluar cómo lo administra. Aquí hay cinco consejos simples para ayudarlo a recuperar el control de su bandeja de entrada para que pueda hacer cosas más importantes (y divertidas)..

1. Mantenlo bajo seis oraciones

A nadie le gusta leer correos largos. A medida que más personas revisan sus correos electrónicos en sus teléfonos y tabletas, debe ser conciso con lo que escribe..

Trate de hacerlo breve usando no más de seis oraciones. Esto te obligará a llegar al punto. Si necesita más oraciones, considere llamar a la persona o tener una reunión cara a cara para comunicar sus pensamientos. Publicidad

2. Haz que sea la segunda prioridad.

No seas esclavo de tu bandeja de entrada. Si es así, alguien más tiene el poder de cuán efectivos son sus días y eso es una receta para el desastre. El problema con las personas que tratan su bandeja de entrada como su lista de tareas pendientes es que las personas externas tienen un control directo sobre cómo pasa su día y cuál será su carga de trabajo. En cambio, deberías ser el que tiene el control..

Aquí hay una manera fácil de comenzar con esto: no revise su correo electrónico a primera hora de la mañana. Haz que sea lo segundo, después de que hayas hecho tu tarea más importante..

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Este primer paso simple le permite recuperar el control de su día. Incluso si el correo electrónico es muy importante para usted, inténtelo. Si eso significa posponer el chequeo de su correo electrónico por media hora, hágalo. Eso es mucho tiempo para hacer una tarea importante.

3. No siempre responda al instante

El correo electrónico no es el mejor medio para asuntos urgentes: ahí es donde sobresalen las llamadas telefónicas. Sin embargo, el correo electrónico es ideal para la correspondencia donde no se requiere una respuesta inmediata. Publicidad

Es por eso que desea convertir en un hábito el no responder siempre a los correos electrónicos de forma inmediata. La idea es que no desea condicionar a otros que el correo electrónico es un medio eficaz para asuntos urgentes. Si la otra persona se da cuenta de que siempre responde al correo electrónico dentro de los diez minutos, esa persona comenzará a asumir que puede enviarle un correo electrónico para asuntos urgentes..

No.

Usted quiere evitar eso tanto como sea posible. Sé sincero con la gente cuando te comunicas mucho por correo electrónico. Siempre les digo a los demás que recibirán una respuesta de mi parte dentro de dos días hábiles. Si necesitan contactarme para algo urgente, pueden llamarme o enviarme un mensaje de texto. De lo contrario, prefiero recibir correos electrónicos..

4. Puntos de correo electrónico

Si revisa constantemente su correo electrónico y procesa su correo electrónico a medida que van llegando, está perdiendo mucho tiempo. En su lugar, debe revisar su correo electrónico en lotes. Las tareas de procesamiento por lotes son una forma efectiva de procesar y hacer que las cosas sean de naturaleza similar. Es por eso que debe hacer esto así como parte de la forma en que administra sus correos electrónicos. Aquí hay un consejo simple para hacer eso: Publicidad

Revise los correos electrónicos a horas fijas y no gaste más de media hora cada vez..

Me gusta llamar a este concepto “puntos de acceso de correo electrónico” - Los momentos del día en que procesa su correo electrónico en lotes. Esto requiere que apague su programa de correo electrónico y que aprenda que está bien procesar correos electrónicos a horas fijas cada día..

Esta guía es flexible dependiendo de cuántos correos electrónicos reciba. Si recibe menos de treinta correos electrónicos al día, revisar su correo electrónico dos veces al día debería ser suficiente. En un día típico de 9 a 5 días, a las 10 a.m. (tiene una hora para realizar una tarea antes de revisar su correo electrónico) y a las 3 p.m. son excelentes momentos para hacerlo.

5. Tócalo una vez.

El principio de tocarlo una vez dice que cada elemento debe ser manejado solo una vez. Este es especialmente el caso de los correos electrónicos. ¿Alguna vez leyó un correo electrónico, pensó en responder, lo pospuso y tuvo que volver a leer el correo electrónico nuevamente para entender de qué se trataba? Sucede lo mejor de nosotros. Publicidad

Hacer esto por un correo electrónico está bien. ¿Qué pasa si tienes que hacer esto con veinte correos electrónicos? Estarás perdiendo mucho tiempo. Es más efectivo lidiar con los correos electrónicos cuando los lees por primera vez. No dejes que los correos electrónicos se detengan “Para luego”. Tócalo una vez. Lee y decide qué hacer de inmediato con él. Si tarda menos de dos minutos en responder, hazlo de inmediato.

Si tiene que responder pero por alguna razón no puede, ponga el correo electrónico en la carpeta de borradores. Esta carpeta tendrá todos los correos electrónicos a los que ha comenzado a responder, pero que aún no ha enviado. Cuando vuelva a él, sabrá dónde encontrar su correo electrónico y podrá responder de inmediato..

(Crédito de la foto: hombre de negocios que trabaja en el correo electrónico a través de Shutterstock)