¡Conquista el desafío de papel! Proceso de papel diario!

Algunos de ustedes están pensando, “Duh! Ya lo hago No todos?” Y otros de ustedes van, “Ewww, prefiero morir! ¡Es abrumador! Es aburrido!” Publicidad

Para aquellos de ustedes que ya tienen el buen hábito de acorralar y procesar papel diariamente, ¡sigan con el buen trabajo! Ser consciente del flujo diario de papel y controlar deliberadamente su flujo es la única forma de ganar la guerra en el papel..

Un acercamiento informal al papel es una garantía de que creará su propia pesadilla de papel personal. El papel es implacable en su flujo hacia su espacio. Tienes que ser implacable en su manejo de ella. ¡Hazlo todos los días! ¡Realmente solo toma minutos! Los minutos de agonía o aburrimiento son mejores que las horas y horas de excavación que se requerirán si se demora y deja que el papel se acumule. Publicidad

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Esto es lo que quiero decir con PAPEL DE PROCESO DIARIO:

Asegúrese de que el papel siga una ruta específica, una ruta de papel. Publicidad

• El papel no debe flotar de una habitación a otra. Cuando el papel entra en la casa, asegúrese de que aterrice en un lugar para clasificarlos en categorías en lugar de permitir que aterrice en cualquiera de una serie de ubicaciones diferentes. Si decide que el mostrador de la cocina es el lugar indicado, asegúrese de que todos en su familia sepan que el correo siempre cae en el mostrador de la cocina..
• Después de ordenarlos, asegúrese de que las diferentes categorías de papel se muevan inmediatamente a su siguiente ubicación lógica. Las facturas, por ejemplo, irían al área de pago de facturas. Una vez que se paguen las facturas, el papel asociado con ellas se archivará o lanzará. Entonces, la ruta de papel para una factura sería: desde el buzón hasta el mostrador de la cocina; desde el mostrador de la cocina hasta el escritorio de la oficina doméstica donde se paga la factura; Desde el escritorio hasta el archivador. Es importante crear rutas de papel para cada categoría de papel que maneje regularmente.
• Para simplificar este proceso, considere que todo el papel se mueva de su ubicación de clasificación a una oficina en el hogar donde se puedan procesar y almacenar las diferentes categorías, si es necesario. De esa manera, el camino sería: desde el buzón hasta el mostrador de la cocina para clasificar; desde el mostrador de la cocina hasta el escritorio de la oficina doméstica para su revisión y acción; desde el escritorio hasta el archivador o la papelera de reciclaje.
• Hacer que los papeles sigan caminos específicos lo pone a cargo del papel en lugar de sentirse a merced del papel. Tu trabajo es determinar los caminos y disciplinarte para hacer que el papel siga esos caminos cada vez. Un solo lapso en el mantenimiento de su nuevo sistema de papel puede hacer que el papel se salga de control. Recuerde, excavar requiere mucho más tiempo y energía que mantener caminos de papel. Tomará el control si lo dejas alejarse de una ruta definida.

Ordenar los papeles entrantes en categorías. Recomiendo estas categorías: basura; referirse para alguien más; acción; presentación; leyendo; participación para su posterior referencia o acción; y posibilidades de cosas que hacer, comprar, etc. Es mejor separar la categoría de acción en facturas y otras acciones. De esa manera, es menos probable que pierdas de vista tus facturas..

Distribuir documentos por categoría a sus ubicaciones apropiadas. Por ejemplo, la basura va a la papelera de reciclaje o bote de basura. Los papeles de acción se mueven al escritorio o mostrador donde se llevará a cabo la acción. La presentación se archiva o se almacena en una bandeja de presentación hasta que tenga tiempo para presentarla. La lectura se lleva al lugar donde realiza la lectura, tal vez una canasta en su escritorio o al lado del sofá. Publicidad

Notará que no le recomiendo que complete todas las tareas asociadas con esos documentos diariamente. Eso llevaría más tiempo del que tienes todos los días. Solo le recomiendo que controle el flujo de papel que entra, lo clasifique y lo distribuya al lugar donde se realizará la acción o se almacenará. Si hace mucho procesamiento de papel todos los días, encontrará que su estrés disminuirá y su productividad aumentará. Estarás a cargo del papel en lugar de sentirte a merced de él.!