Volver a lo básico tu revisión semanal

No importa lo organizado que esté, qué tan unido esté su sistema, qué tan cuidadoso sea al procesar su bandeja de entrada, hacer una lista de tareas y trabajar en su calendario, Si no te paras de vez en cuando para mirar el “cuadro grande”, vas a sentirte abrumado. Terminas simplemente respondiendo a lo que te lanzan, en lugar de proactivamente creando las condiciones de tu vida.

Casi todos los expertos en productividad recomiendan algún tipo de revisión, ya sea un proceso formal por el que se inicie (como recomienda David Allen) o simplemente unos minutos de “tiempo personal” pensar en dónde estás. Aunque no hay nada mágico en la semana como unidad de tiempo., haciendo una revisión semanal parece funcionar mejor - es un bloque de tiempo que está muy arraigado en nosotros como unidad de programación. Publicidad

Aunque hay muchas variaciones en el “revisión” tema. La idea básica es la misma, independientemente del sistema que esté viendo. Una revisión semanal se reduce a tres preguntas:

1. ¿Qué tengo que hacer en la próxima semana??
2. ¿Qué estoy haciendo mal que necesita ser arreglado?
3. ¿Qué cosas nuevas debo hacer para llevar mi vida en la dirección que quiero que tome??

Preparándose para su revisión

Si bien algunas personas logran hacerlo bien haciendo su revisión cada vez que encuentran tiempo, para la mayoría de las personas, tener un tiempo dedicado para una revisión cada semana será mucho más fructífero. Debe ser un hábito, una cita regular que mantengas contigo mismo..

• Programe su revisión semanal en tu calendario Permítase al menos una hora, preferiblemente dos.
• Termina todo tu trabajo antes de que comience la revisión.
• Sentirse cómodo. Es posible que desee ir a algún lugar que no asocie con el trabajo.
• Tome 5-10 minutos de tiempo de silencio. Medita, garabatea, o simplemente mira a la cabeza - lo que sea necesario para poner un “buffer” entre tú y tus cosas cotidianas.
• Tener algo para escribir / en.
• Asegúrate de que no te molesten. Este es tu tiempo!

La revista semanal de GTD

Ya he escrito un resumen bastante completo de la revisión semanal según lo define David Allen, así que comenzaré repitiendo lo que dije allí. Según Allen, una revisión semanal debe constar de los siguientes pasos: Publicidad

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1. Recoge todos tus papeles sueltos y colócalos en tu bandeja de entrada para procesarlos.
2. Procesa tus notas para recoger cualquier acción, citas, nuevos proyectos, etc..
3. Revise los datos de su calendario anterior para recordarle cualquier idea, tarea, etc. que no haya capturado en ese momento.
4. Revisa tu próximo calendario para ver si hay nuevas acciones que necesita agregar a sus listas.
5. Vacia tu cabeza. Escriba todo lo que está pensando en su mente o capte su atención.
6. Revisa tus listas de proyectos para determinar el estado de cada proyecto y si hay alguna acción que deba tomar para hacer avanzar cada uno de ellos.
7. Revisa tus próximas listas de acción. Actualícelos marcando las acciones que ya haya completado. Use acciones completadas como activadores para recordarle cualquier paso adicional que deba tomar, no que se realice una acción.
8. Revisar las listas de espera. Agrega los seguimientos apropiados a tus listas de acción. Marque todo lo que ya ha recibido.
9. Revise cualquier lista de verificación relevante.
10. Revise su lista algún día / tal vez y decide si hay algo que estés listo para pasar a tu lista de proyectos activos.
11. Revise sus archivos de soporte de proyecto para asegurarse de que no se haya perdido ninguna acción nueva que deba tomar.
12. Se creativo y valiente.. Esta es la parte más difícil y mal descrita del proceso en los libros de Allen, lo cual es una lástima, ya que aquí es donde ocurre la magia. Habiendo aclarado todo lo que necesita hacer en este momento, tómese el tiempo para idear nuevas ideas: riesgosas, creativas, etc. Esencialmente, una sesión de intercambio de ideas de forma libre sobre el tema de “que podría estar haciendo?”

Estos pasos siguen un formato de tres etapas:

1. Tener claridad: Ate los cabos sueltos de la semana anterior para que pueda echar un vistazo al futuro..
2. Obtener actual: Planifique los pasos que debe seguir durante la próxima semana para avanzar en los proyectos en los que está trabajando actualmente.
3. Se creativo: Piense y comience a planificar las cosas que podría estar haciendo para mover su vida en una nueva dirección, o para avanzar más allá de su nivel actual.

Otra toma en la reseña semanal.

Prefiero pensar en mi revisión semanal como un conjunto de preguntas para responder, en lugar de un conjunto de pasos a seguir.. Aunque todavía trato de hacer una revisión semanal (aunque cada dos semanas parece ser más práctico para mí), también hago algunas “mini-revisiones” como el tiempo lo permite entre revisiones completas.

Una mini-revisión consiste en solo unas pocas preguntas: Publicidad

1. ¿En qué tengo que trabajar los próximos días??
2. ¿Qué plazos tengo para venir??
3. ¿Hay algún nuevo proyecto en el que tenga tiempo para empezar a trabajar??

Hago esto con mi Moleskine delante de mí, enumerando las tareas mientras pienso en cada una de esas preguntas. (Más adelante, los transferiré a mi sistema de administración de tareas: una mini-revisión es, para mí, una especie de “capturar” más bien que “tratamiento”.)

El objetivo de la mini-revisión es solo para asegurarme de que me mantengo en el buen camino y no dejes que nada importante pase por las grietas.. Cuando me siento a hacer una revisión completa, me preocupa más la forma en que mi vida va en general.. La revisión completa consta de estas preguntas:

1. ¿En qué tengo que trabajar los próximos días??
2. ¿Qué plazos tengo para venir??
3. ¿Hay algún nuevo proyecto en el que tenga tiempo para empezar a trabajar??
4. ¿Qué salió mal la semana pasada? ¿Qué lecciones puedo aprender de eso??
5. ¿Qué salió bien la semana pasada? ¿Cómo puedo asegurarme de que más de eso suceda??
6. ¿Qué tan bien estoy cumpliendo con todos mis deberes y obligaciones??
7. Lo que viene para lo que necesito estar preparado?
8. ¿Qué tipo de ayuda necesito??
9. ¿Todo lo que estoy haciendo contribuye a mi avance hacia mis metas? ¿Qué puedo hacer con las cosas que no son??
10. ¿Estoy contento con donde estoy? Que me gustaria cambiar?
11. ¿Cuáles son mis metas para la próxima semana? ¿Mes? 90 dias?

Me gusta el formato de pregunta / respuesta mejor que el de Allen paso a paso porque a) hago la mayoría de las cosas prácticas de todos modos a diario, yb) me gusta que el enfoque de (la mayoría de) estas preguntas sea yo, más bien que mis cosas Publicidad

Ese es el punto de la revisión, después de todo: no para mantenerse al día con las cosas que debe hacer, sino para verificar su autoestima. Y eso es importante - tendemos a resistirnos a mirarnos de cerca, ya sea porque nos sentimos egoístas o narcisistas, o porque tenemos miedo de lo que encontraremos si nos fijamos demasiado..

Si eso tambien suena “pulposo” Para ti, entonces probablemente lo necesites más que la mayoría. Porque, como sigo diciendo, el objetivo de todas estas cosas de productividad no es hacer más. Es para llevar una vida mejor..