Volver a lo básico Archivo de referencia

Una de las mayores fuentes de desorden en casi cualquier entorno de oficina es el papeleo no archivado. Creo que todo el mundo sufre al menos un poco de Síndrome de Keep-It, esa terrible aflicción que nos hace impregnar cada pedazo de papel que cruza nuestros escritorios con un poder misterioso que hace que sea casi imposible tirar cualquier cosa..

Al menos parte del problema es la indecisión. Muchos de los papeles que guardamos no son realmente necesarios, pero los guardamos entonces “por si acaso” Los necesitamos por el camino. Ya que no son particularmente útiles, son difíciles de organizar de una manera significativa, por lo que se amontonan o se meten en una caja de zapatos o se meten en un archivador ingobernable sin ningún orden en particular.

Pero eso es solo una parte del problema. Un problema más profundo es saber que necesitamos algo, pero no saber cómo archivarlo de una manera que lo mantenga fuera de nuestro camino cuando no lo necesitamos, pero hace que sea fácil de recuperar en un momento en que hacer necesito. El temor de perder algo importante, u olvidarlo, puede paralizarlo, lo que a menudo nos lleva a dejar más cosas de las que archivamos. Publicidad

La presentación de informes es probablemente la tarea más fácil y que requiere menos pensamiento que puede hacer en una oficina; sin embargo, debido a que existe mucho riesgo, genera mucha ansiedad, y en casi todos los entornos de oficina en los que he trabajado, esa ansiedad Contribuyó enormemente al fracaso de la presentación..

Entonces lo que hay que hacer?

En primer lugar, debemos distinguir entre varios tipos diferentes de documentos. Los primeros son los archivos de proyectos, de los que he hablado anteriormente: estos deben estar al alcance de la mano, y suelen ser los más fáciles de averiguar. Los segundos son los documentos oficiales: facturas, facturas, recibos, formularios, informes, actas de reuniones, etc. También tienden a caer en categorías naturales que se sugieren y son fáciles de desarrollar un sistema de archivo en torno a.

El área del problema real cuando se trata de la presentación es el material de referencia.. Material de referencia es todo lo que contiene información que necesitamos o necesitaremos en algún momento y que tendrá una aplicación más allá de su uso inmediato. Para mí, un importante conjunto de material de referencia (estamos hablando de unas 10.000 páginas) son artículos académicos y notas que he estado recopilando desde que empecé a graduarme hace más de una década. Como académico, utilizo este material para escribir artículos, investigar temas para la presentación en clase y provocar nuevas ideas, pero nada de eso me sirve si no puedo encontrar lo que busco cuando busco. eso. Publicidad

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El sistema que se sugiere de inmediato es alfabético, y durante años organizó la mayoría de mis artículos: alfabético por apellido del autor, al igual que mis libros. El problema con este sistema es que, si bien es fácil descubrir a dónde van los nuevos artículos, solo mire el apellido del autor, la recuperación de archivos es una molestia. Si quiero información sobre tabúes de alimentos en el Pacífico Sur, por ejemplo, debo recordar que Margaret Mead escribió sobre ese tema. Mead es fácil de recordar, probablemente es la más famosa de todos los antropólogos, pero ¿qué pasa si el documento que quiero es algo que miré por un autor cuyo nombre no recuerdo, tal vez un estudiante graduado en una universidad oscura??

Para resolver el problema de la recuperación, reorganicé muchos de mis archivos de acuerdo con el tema principal. Este es el sistema que David Allen recomienda en Resolviendo las cosas, y ayuda enormemente con la recuperación. Después de varios años de presentación por tema, tuve varios cajones bien organizados con carpetas ordenadas alfabéticamente por tema: “Colonialismo” después “Guerra Fría” y antes “Contrainsurgencia”. Encontrar una carpeta llena de referencias sobre cualquier tema en particular fue muy fácil.

En la parte superior del archivador, sin embargo, había una pila creciente de papeles sin archivar.. No se puede archivar papeles. Documentos que trataron de manera equitativa con dos o más temas, documentos que no se prestaban a ningún encabezado de tema fácil de recordar, y así sucesivamente. Como señala Allen, si demora más de unos pocos segundos archivar algo, es probable que lo haga caer drásticamente: la presentación debe ser rápida, fácil e incluso divertida, o nos resistiremos a hacerlo. Lo que significa que como mi montón de trabajo no pude categorizar, etiquetar y archivar en unos pocos segundos creció, me volví más y más resistente a archivar por completo.

Y así cayó mi imperio de papel. Publicidad

Entrar en el dragon de papel

El sistema que estoy empezando a implementar está inspirado en el sistema utilizado por el software de gestión de documentos Paper Tiger. En el sistema Paper Tiger, los archivos están numerados y archivados de bajo a alto. Cada nuevo documento o grupo de documentos pasa a la siguiente carpeta vacía disponible, y se ingresa una descripción de los contenidos y palabras clave debajo del número de esa carpeta en la base de datos del software. Por lo tanto, mi carpeta llena de recursos en contrainsurgencia podría estar en la carpeta 08174; Para encontrarlo, simplemente busco en la base de datos “contrainsurgencia”, que me dirá exactamente dónde están los documentos que necesito.

El software Paper Tiger no es barato: la versión completa de usuarios finales individuales es de alrededor de $ 170. En su lugar, estoy creando una hoja de cálculo simple, con columnas de la siguiente manera:

Carpeta # | Título | Autor | Palabras clave | Notas

La columna del número de la carpeta ya está numerada a 1000 (o 01000, en realidad, puedo agregar más números hasta 99,999 si lo necesito. Estoy pensando en el largo recorrido, ¡aquí!). La idea es que para encontrar cualquier cosa, pueda hacer CTRL-F buscar. Más tarde, puedo crear consultas contra la tabla, pero por ahora, un simple “encontrar en la página” La búsqueda debería ser suficiente. Más tarde, aún así, puedo importar todo el shebang a Access o alguna otra base de datos. ¡Tal vez me vuelva loco un fin de semana e lo importe a MySQL y escriba un extremo de Ruby on Rails! (Siempre he querido aprender Ruby on Rails ...) Publicidad

El Paper Tiger es esencialmente un sistema de etiquetado para documentos físicos (aunque técnicamente podría extenderse para cubrir documentos digitales en mi PC o, de hecho, cualquier elemento en cualquier lugar que estuviera dispuesto a catalogar. Pero lo importante es que resuelve el problema de presentación: sin estar restringido a un encabezado de tema, ya no tengo que preocuparme por no poder encontrar algo porque lo archivé en “Imperialismo” y lo busco debajo “Colonialismo” - y el problema de la recuperación: la única habilidad que necesito para encontrar un archivo es contar.

¿Que pasa contigo? ¿Cómo resolvió sus problemas de archivo o lo hizo? ¿Qué no te ha funcionado en el pasado (o el presente) y qué ha funcionado? Háganos saber sus pensamientos en los comentarios..