Regreso a lo básico de procesamiento

En mi primera entrega de “Volver a lo básico”, Discutí la importancia de su bandeja de entrada: un solo lugar para recopilar todas sus entradas para procesar. En esta entrega, analizaremos el procesamiento en sí mismo: cómo convertir las entradas en acción.

En principio, el procesamiento es simple. Todo lo que significa es tomar una decisión sobre qué hacer con cada pieza de información que ingresa a su vida. En la práctica, en realidad es muy difícil, sobre todo porque con algunas excepciones, generalmente no estamos listos para tomar esas decisiones, o para hacer el compromiso de actuar que implica la toma de decisiones. Publicidad

En realidad, solo hay un puñado de decisiones que puedes tomar sobre una entrada:

• usted puede borrar eso. No es importante: correo no deseado, información que ya tiene, recordatorios de tareas ya completadas, etc..
• Usted puede redirigir eso. Si hay otra persona para la cual la tarea o la información serían más adecuadas, se la enviaremos.
• Usted puede archivo eso. Cualquier cosa que no necesite ahora, pero que probablemente necesite en el futuro: una tarjeta de presentación o una dirección, un folleto del proveedor, un artículo de una revista, se puede archivar para futuras referencias..
• Usted puede grabar eso. La información que puede necesitar nuevamente pero que no necesita en su forma original se puede extraer e ingresar a un programa para tomar notas, a su administrador de contactos, a un cuaderno, etc..
• Usted puede hacer eso. Algunas entradas requieren una acción inmediata y se pueden hacer a la vez.
• Usted puede programar eso. Algunas entradas requieren acción pero no de inmediato: bloquee un período de tiempo adecuado en su calendario para hacerlas.
• Usted puede aplazar eso. Cuando una entrada requiere una acción pero no puede realizarla, debe aplazarla más adelante..

Dado el número limitado de opciones posibles, debería ser una tarea relativamente fácil de cargar a través de su bandeja de entrada, extraer la información que necesita, archivar cosas, agregar algunos elementos a su lista de tareas pendientes o su calendario, colocar algunas cosas en su bandeja de salida y seguir con las cosas.

Pero no lo es. Nos enganchamos a las cosas, sobre todo debido a esos molestos “aplazar” entradas: cosas que sabemos que debemos hacer, pero no podemos, por varias razones: Publicidad

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• Falta de información: No sabes lo suficiente para averiguar qué hacer con algo.
• Falta de recursos: Tu sabes lo que tu debería Sí, pero no tiene todo lo que necesita para hacerlo: dinero, tiempo, equipo, mano de obra, etc..
• Falta de urgencia Sabes que hacer y podría hazlo, pero no es importante hacerlo ahora mismo así que lo pospones.
• Falta de autoridad: Usted está listo, dispuesto y en capacidad de tomar una decisión, pero no se siente capacitado para tomar esa decisión..

El patrón típico en el que se aplica cualquiera de estas barreras es recoger algo de su bandeja de entrada, verlo, reconocer que le falta algo importante: información, recursos, urgencia o autoridad para actuar, y luego: tú dejalo en nuestra bandeja de entrada!

No hagas eso.

Si alguna vez va a mantenerse al tanto de todo y evitar que sus aportaciones lo abruman, es importante que rompa ese hábito. Lo que significa que necesita cambiar la forma en que piensa sobre el procesamiento y sobre las decisiones y acciones que implica el procesamiento. Publicidad

Cuando un elemento llega a su bandeja de entrada con el que no puede tratar de inmediato, se convierte en un proyecto - Un resultado que tomará varios pasos para lograr. Y el primer paso en ese proyecto es resolver el problema, llenar la falta que le impide completar la tarea.

Para evitar volver a poner las cosas en tu bandeja de entrada., Necesitas un lugar para guardar proyectos pendientes.. Esto podría ser un archivo de acordeón en su escritorio o un cajón de archivador para archivos en vivo. También necesita una forma de realizar un seguimiento de las cosas: una lista de proyectos con punteros al archivo pendiente.

Y debe agregar cualquier acción que deba tomar para que sea posible actuar en su lista de tareas pendientes. “Obtenga la lista de posibles miembros del equipo de Recursos Humanos para Construir equipo”; “Busque cómo encontrar un instalador confiable de paneles de yeso para el agujero fijo en la pared de la cocina”; “Fije una cita con el vicepresidente de marketing para discutir una posible acción sobre la oferta de asociación para la oferta de Movie Tie-In”; “Lea la serie de Regreso a lo básico de Lifehack para averiguar cómo procesar mi bandeja de entrada”. Publicidad

Esto no es tan difícil: etiqueté un archivo con el nombre del proyecto y etiqueté acciones en mi lista de tareas pendientes con “para [Nombre del proyecto]”. Y tengo una lista de proyectos activos en mi cuaderno. Dese permiso para reutilizar las carpetas: no necesita ninguna excusa para pensar en algo como “demasiado pequeña” Para ser considerado un proyecto. Si no es algo que puedas sentarte y hacer ahora mismo, es un proyecto..

El procesamiento no es difícil, pero requiere algo de disciplina y un tiempo de reflexión. Disciplina porque es fácil distraerse y dejar de tomar una decisión por cosas que no puedes hacer ahora. Tiempo de pensamiento claro porque en última instancia hacer necesita tomar una decisión, y no puede hacer eso con mil cosas más en su mente.

Asi que Recomiendo programar unos cuantos bloques de tiempo de 15 minutos (o más) para procesar su bandeja de entrada a lo largo del día. Cierre la puerta (si tiene una puerta) y entre en la “zona de procesamiento”. Tenga a mano sus carpetas de archivos, el creador de etiquetas (si usa una, parece una tontería, pero es una gran ayuda para llegar a la mentalidad correcta), su lista de tareas y un bolígrafo. Haga lo mismo en casa: dedique unos minutos cada día para procesar todo..

La cantidad de veces que haga esto por día dependerá de su situación particular: vigile su bandeja de entrada durante unos días y compruebe la frecuencia con la que se llena y la urgencia de los elementos que entran en su bandeja de entrada. Para la mayoría de las personas, una vez en la mañana y una vez aproximadamente una hora antes de salir del trabajo es suficiente, y posiblemente una vez alrededor de la hora del almuerzo. Si su bandeja de entrada se llena particularmente rápido, es posible que necesite más de 15 minutos. El truco consiste en encontrar una frecuencia y una cantidad de tiempo que lo deje lo más libre posible para hacer su trabajo real el resto del tiempo.

Y mantente libre el resto del tiempo. No respondas a cada elemento cuando llegue a tu bandeja de entrada.. También puede que no tenga una bandeja de entrada si le va a dar al mundo permiso para interrumpir lo que esté haciendo en cualquier momento y lugar. ellos pensar es importante delante de tu cara De esa manera la locura miente.!