Una herramienta de gestión de proyectos para equipos que no sabías que existía

Algunos de los primeros problemas con los que se encuentran los freelancers y empresarios ocupados es una crisis de gestión del tiempo. A medida que asumen más trabajo, el seguimiento de las tareas para cada cliente se vuelve más exigente. Tener un concentrador centralizado para comunicarse y compartir archivos con los miembros del equipo se convierte rápidamente en una necesidad cuando está ocupado: es decidir cuál es el mejor software de administración de proyectos para usar que detiene a la mayoría de las personas.

Gestionando múltiples trabajos y miembros de equipos virtuales

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Entonces, ¿cómo gestiona varios trabajos con muchos otros miembros del equipo que necesitan acceso a la información y los archivos del cliente? Una gran herramienta para empezar es Viewpath. Viewpath es un software de gestión de proyectos en línea con una edición gratuita que no caduca. Este poderoso programa no recibe suficiente tiempo en el centro de atención y merece una introducción atrasada. Este escritor lo usa todos los días..

Aunque la versión gratuita tiene algunas limitaciones, es un buen lugar para comenzar y ver si realmente puede reducir su proceso a pasos repetibles. Poner tu cerebro en un papel puede ser muy revelador. Puede esperar cambiar su proceso muchas veces a medida que crece. La experiencia también le mostrará lo que es capaz de hacer un buen software de gestión de proyectos sin hacer que usted se apresure a través del proceso para que pueda aprender e intentar a su propio ritmo. Publicidad

Con todos los miembros del equipo a bordo, es fácil hacer un seguimiento de las tareas que están a tiempo y con retraso, con puntos rojos simples que marcan las tareas que se realizan tarde. Se pueden extender las fechas de vencimiento o mover las fechas de inicio del proyecto arrastrando el proyecto visualmente o ingresando la fecha deseada en la tarea correcta.

Todo esto se relaciona muy bien con el aspecto de administración de recursos en el diagrama de Gantt, donde puede echar un vistazo rápido a quién está sobrecargado y quién puede aceptar más trabajo. Puedes crear proyectos ilimitados e invitar a invitados ilimitados. “Invitados” serán los miembros de su equipo virtual y pueden ver las tareas que se les asignaron dentro de un proyecto para acceder a los archivos, marcarlos como completados o un porcentaje completado, así como agregar notas y enlaces. Publicidad

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Gestión de proyectos para principiantes

La belleza de comenzar con el software de administración de proyectos al principio del juego es que puede hacerse una idea de cuánto tiempo le lleva solo delinear los trabajos y hacer un seguimiento del progreso para que no se sorprenda más tarde. Es posible que incluso descubras que no te gusta este aspecto del trabajo y, al saberlo, te ayudará a contratar al tipo adecuado de personas más adelante en el camino. Publicidad

Si eres nuevo en el software de gestión de proyectos, hay algunas cosas que debes saber. Estos programas son grandes. Pueden parecer simples, pero son capaces de ejecutar cientos de trabajos y rastrear a cientos de empleados. Hay un proceso de creación de plantillas, función de informes, vistas separadas, múltiples categorías e inicios de sesión personales.

Ser grande significa que pueden crecer contigo, pero también requieren más atención al principio. Muchos freelancers se sumergen y descubren rápidamente que para utilizar verdaderamente todas las funciones se requieren horas de aprendizaje y aún más tiempo de planificación. Esta inversión de tiempo puede parecer un apagón al principio, pero hacer preguntas difíciles solo simplifica el proceso para más adelante. Por supuesto, siempre existe la opción de usarlo para las tareas que necesita de inmediato y aprender a medida que avanza, pero no espere un rápido “fin” a la curva de aprendizaje.

15 Hacks para Viewpath que te ahorrarán tiempo:

1. Al seleccionar varias filas a la vez, mantenga presionada la tecla shift y no haga clic dentro de las casillas de verificación; haga clic a la izquierda para hacer una gran selección.
2. Puede cambiar varias fechas o nombres de recursos a la vez seleccionando todas las líneas que desee y simplemente escribiendo la primera letra del nombre o la fecha.
3. ¿Confundido acerca de hacer plantillas? Simplemente cree un trabajo, cree todas las tareas y la próxima vez que desee crear un trabajo similar, simplemente elija “crear desde existente” trabajo en lugar de la opción de plantilla.
4. El reloj de seguimiento de tiempo no funciona en la edición gratuita, así que deja de hacer clic en él..
5. ¿Falta un trabajo? Probablemente has cerrado la pestaña. Ve a casa, luego a la pestaña del proyecto y haz doble clic en ella.
6. Archivar trabajos es mejor que eliminar.
7. ¿Recursos que no aparecen en un trabajo? Vaya a un trabajo diferente con recursos en él, selecciónelos todos, haga clic en editar copiar y luego editar pegar en nuevo trabajo.
8. Las flechas pequeñas se mueven alrededor de todo lo que seleccionas, no solo de una tarea. Asegúrese de que solo se seleccione una tarea y luego colóquela en la jerarquía.
9. No te saltes el tutorial. Es super simple y tarda unos 3 minutos..
10. ¿Las tareas se muestran pero no se pueden encontrar en la línea de tiempo? Compruebe su año en la columna de fecha. ¡A veces los trabajos se ingresan por el año equivocado y poof! Ellos desaparecen.
11. “Duración” significa cuántos días u horas le permitirá a alguien intentar completar la tarea. “trabajo” es el tiempo que espera que tomen y se puede encontrar en el menú desplegable de cada encabezado.
12. La pantalla de inicio requiere que presione el botón de continuar en el centro de la pantalla antes de revelar el programa cuando inicie sesión por primera vez. Sí, está en el lugar correcto.
13. La versión gratuita no caduca, pero si no inicia sesión durante más de 4 meses, es posible que no tenga una cuenta cuando regrese..
14. Si sangra una tarea (muévala hacia la derecha con una tecla de flecha), la tarea que se encuentra arriba se convertirá en un encabezado en negrita. No puedes marcar los encabezados completos. Se completarán cuando todas las tareas bajo ellos hayan sido completadas..
15. Crea una tarea al final de cada proyecto que dice “listo para la facturación”, Si la fecha de facturación se vence, sirve como un buen recordatorio..