7 maneras de trabajar más rápido, a través de la documentación

Los empresarios de hoy lo tienen mejor y peor que cualquier generación de sus pares en el pasado. El gran volumen de tecnologías y herramientas a nuestro alcance es abrumador hasta el punto de la asfixia, pero cuando se usan correctamente, esas herramientas pueden ser increíblemente poderosas..

Todos los días me bombardean con anuncios de nuevas herramientas, servicios y aplicaciones que supuestamente me harán más eficiente y me ayudarán a sacar más provecho de mi negocio, pero en realidad solo 1 de cada 100 de esas cosas realmente me ayudarán personalmente. Lo que sí ayuda, he descubierto, es comenzar a documentar lo que haces y cómo lo haces temprano y con frecuencia. Para ayudarlo a hacer lo mismo para su negocio, aquí hay siete consejos simples para documentar cómo funciona su negocio, qué herramientas utiliza y qué ha intentado (con éxito o no).

Utilizar software

Los cuadernos, las notas adhesivas y los correos electrónicos no son buenas herramientas para realizar un seguimiento de cómo funciona su negocio. Sin duda, puede gastar una gran cantidad de dinero y comprar software costoso como Omnifocus para organizar tareas y hacer listas, o puede hacerlo simple..

Para todas mis necesidades de documentación, uso Evernote. He dividido mi negocio en cinco componentes principales: ventas, mercadotecnia, producción, administración y finanzas, y he creado cuadernos separados en los que escribo notas sobre tareas específicas que realizo de forma diaria, semanal o mensual. Desde recibos y documentos de impuestos hasta los correos electrónicos que enviamos a clientes potenciales, tengo todo en aproximadamente veinticinco revistas cuidadosamente organizadas, y todo es gratis. Publicidad

Ir móvil

Cualquiera que sea la herramienta que decida utilizar, asegúrese de que tenga un componente móvil. Evernote encaja a la perfección aquí, que es una de las razones por las que empecé a usarlo, y otra aplicación que me gusta por su integración móvil es Day One, una aplicación de registro por diario. Con las ediciones móviles de escritorio y iOS, Day One es una excelente manera de anotar notas sobre lo que hice y las inquietudes que tuve en un día determinado..

Colabora con colegas y clientes

Incluso si trabaja al 100% por su cuenta, no tenga miedo de preguntar a otras personas en su industria (o incluso a sus clientes) qué piensan acerca de un determinado proceso.

Involucramos activamente a nuestros clientes y les preguntamos qué piensan acerca de nuestros procesos de ventas, nuestras técnicas de marketing y el servicio que recibieron. ¿De qué serviría documentar un proceso complejo si, dos años después, descubre que sus clientes lo odian??

Utilice GTD para priorizar

David Allen Resolviendo las cosas es uno de los libros más importantes que se han escrito sobre productividad, y existe una categoría completa de software en torno a los conceptos de ese libro. Publicidad

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La idea básica es bastante simple: cuando entra una tarea, actúas de inmediato. La tarea continúa en su lista de tareas pendientes con una fecha y hora de finalización, en un contenedor para su posterior consideración, o con un miembro del personal o contratista que puede manejarlo por usted. Todas las tareas deben ser accionables. Lo último que desea ver en tres semanas es una tarea en su lista que dice: “conseguir nuevos clientes”. Gracias, eso es muy específico..

El método GTD de administración de tareas ayuda en la documentación porque lo obliga a pensar en términos de tareas prioritarias y de acción. Cuando haces eso, es mucho más fácil crear una lista de las tareas involucradas.

Notas de revisión una vez al mes

Cuando toma tantas notas, es fácil sentarse diariamente y leerlas y tratar de crear un patrón, pero para maximizar el retorno de su inversión de tiempo, es importante que solo revise sus notas una vez al mes..

Cuando lo haces, pasan tres cosas: la publicidad.

1. Comienzas a ver patrones claros.
2. Puedes organizar esos patrones en procesos.
3. Puedes hacer planes basados ​​en tus procesos para el próximo mes.

Mejor aún, no te distraes a diario por la necesidad de reorganizar compulsivamente tu agenda. Solo se hace una vez al mes..

Compartir notas con los clientes

No se limite a pedir comentarios a los clientes; Muéstrales exactamente lo que grabas. Usamos las notas internas como material de marketing, en realidad enviamos a los posibles clientes un resumen completo de lo que hacemos y cómo lo hacemos para que puedan ver a quién están contratando..

No solo crea confianza por la transparencia; nos permite aclarar cualquier problema antes de que comience un proyecto que de lo contrario crearía problemas.

No sostengas nada sagrado

Su negocio es especial para usted, y hay ciertas cosas que ha estado haciendo durante años que funcionan bien, pero las cosas cambian. Ya sea que esté creciendo rápidamente o que se vea obligado a realizar cambios clave con los avances en la tecnología, debe estar listo y dispuesto a revisar los procesos antiguos cuando ya no funcionan tan bien. Cuando esté constantemente tomando nota de lo que hace y cómo lo hace, verá estos patrones más rápidamente y podrá adaptarse a ellos en tiempo real, no semanas o meses en el futuro. Ese tipo de agilidad es extremadamente importante cuando se trata de mantenerse a la vanguardia de la curva en constante evolución del negocio en línea. Publicidad

Uno de los activos más valiosos que tiene su negocio está en su cabeza; Son los pasos que tomas todos los días para hacer las cosas. Cuando los escribe, hace posible automatizar, subcontratar y simplificar casi todos los aspectos de lo que hace. Eso no significa que tu Tiene que contrate a alguien para que lo reemplace, pero estará mucho más cerca del punto en el que podría.

La documentación completa lleva tiempo, pero si comienza ahora, comenzará a ver resultados positivos casi de inmediato, y con el tiempo, con suerte, creará un hábito que le permitirá explorar casi todas las tareas de su lista de tareas pendientes..