5 maneras de obtener respuestas de correo electrónico más rápidas

Después de organizar un curso sobre cómo enviar correos electrónicos a personas importantes y hablar con casi 200 personas sobre sus hábitos de correo electrónico, he notado algunos problemas comunes que las personas tienen con el correo electrónico..

La queja número uno es que las personas no reciben respuestas a los correos electrónicos que envían..

Aquí hay una muestra de las declaraciones que escuché:

“No puedo decir si mis correos electrónicos están siendo leídos o no. Odio cuando la gente no responde..”

“No sé cuándo o si mis correos electrónicos están siendo leídos. A veces siento que estoy escupiendo palabras en un abismo electrónico..” Publicidad

“No puedo garantizar que la gente simplemente esté tirando mis correos electrónicos, pero si los están leyendo, ciertamente no están respondiendo.”

Bueno, no tengo todas las respuestas, pero sí tengo algunas sugerencias. Aquí hay cinco formas de obtener respuestas más rápidas a través del correo electrónico..

1. Escribe correos electrónicos más cortos

La gente le encanta posponer las cosas. Y cada vez que un correo electrónico largo llega a nuestra bandeja de entrada, esa es otra excusa para postergar.

Es difícil enviar una respuesta rápida a un correo electrónico largo porque requiere tiempo para leer, tiempo para digerir y tiempo para responder. Además, la mayoría de los correos electrónicos largos incluyen múltiples preguntas o temas, lo que puede dificultar que el lector determine lo que es importante dentro del mensaje. Esta confusión a menudo conduce a más dilación..

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Por otro lado, es muy fácil enviar una breve respuesta a un correo electrónico corto. No importa de lo que esté hablando, un correo electrónico más corto siempre recibirá una respuesta más rápida.

Si desea respuestas más rápidas, entonces facilite la respuesta al lector. Hágales una pregunta, hable sobre un solo tema y hágalo corto. Publicidad

2. Escribe menos correos electrónicos

Si envías correos electrónicos a las personas todo el tiempo, entonces ellos se acostumbran a ver un mensaje tuyo en su bandeja de entrada. No hay sentido de urgencia asociado con su mensaje porque saben que si no responden ... bueno, pronto enviará otro correo electrónico..

No aproveche el hecho de que puede enviar un correo electrónico a cualquier persona en cualquier momento. Enseñe a las personas a valorar sus correos electrónicos enviando solo uno cuando tenga algo valioso e importante que decir.

3. Pedir una respuesta.

Suena simple, pero muchas veces nos olvidamos de hacerlo..

Explicamos claramente la situación en nuestro correo electrónico, tal vez incluso brindemos algunos pasos de acción, pero a menudo nos olvidamos de pedir claramente una respuesta..

Como redactor del correo electrónico, el siguiente paso siempre nos parece claro. Para el receptor, sin embargo, podría no ser tan obvio. En medio de un día ocupado, y todos estamos ocupados, necesitamos que nos digan qué hacer en lugar de adivinarlo. Aclare el próximo paso para el lector preguntando amablemente por la acción que desea.

4. Comenzar con una fecha límite

Otra razón para retrasar las respuestas es la falta de urgencia. Publicidad

Como sociedad, hemos adoptado un método para utilizar fechas límite para compensar nuestra tendencia a postergar. Como resultado, a menudo decidimos qué tareas vamos a realizar en función de cuándo vencen ciertos proyectos..

Cuando se trata de correo electrónico, esto significa que debe establecer una fecha límite clara o arriesgarse a esperar una respuesta hasta que el destinatario tenga “tiempo libre” - que es raramente.

Cuando escriba su próximo correo electrónico, intente incluir una fecha límite en la primera o dos oraciones del mensaje.

Por ejemplo,

“Hola, Mark,

A continuación se muestra el informe de TPS para la reunión de este viernes. Me encantaría tener sus ideas para el miércoles a la 1 pm.… ” Publicidad

Estamos condicionados a utilizar plazos. Si deja en claro cuándo necesita una respuesta, entonces es mucho más probable que obtenga la respuesta para esa fecha..

5. Sólo envíe un correo electrónico a una persona a la vez

Si es posible, nunca envíe un correo electrónico a más de una persona a la vez. Incluso si se necesitan unos minutos adicionales para enviar un correo electrónico a todos individualmente, encontrará muchas mejores respuestas gracias a eso.

La razón de esto es que las personas eliminan la responsabilidad de sus propios hombros y del grupo siempre que sea posible. Si envía un mensaje a cinco personas, cada persona siempre asume que las otras cuatro harán las tareas que se detallan en el mensaje. El resultado, por supuesto, es que nada se hace..

Si tiene que enviar un mensaje a un grupo de personas a la vez, haga lo posible para asignar tareas a personas específicas en el mensaje. De lo contrario, estarás esperando que un hombre misterioso se ponga en pie y actúe..