4 maneras de sacar tus recibos de la caja de zapatos

Encuentro recibos en los lugares más locos: no solo los encuentro en billeteras y carteras, sino que no es raro sacarlos del archivador o del sofá. Después de todo, esos pequeños trozos de papel pueden deslizarse en el momento en que se da vuelta la espalda. La única manera de mantenerlos en línea es tener un sistema de organización simple. Durante años, el enfoque clásico ha sido una caja de zapatos llena de recibos. Es una excelente manera de garantizar que todos nuestros trozos de papel estén en un solo lugar, pero aún así deja algo que desear. En la temporada de impuestos, tenemos la opción de entregar esa caja a un contador o clasificarla nosotros mismos. Publicidad

Hay otros planes que pueden tener más sentido: podemos eliminar gran parte del trabajo que acompaña a los gastos de seguimiento con un poco de tecnología. Las siguientes opciones pueden simplificar la situación y hacer que la temporada de impuestos sea más suave..

1. pegarse al plástico

Si puede realizar todas sus compras con una tarjeta de crédito o débito, es posible que pueda eliminar el cobro de su recibo. La mayoría de los paquetes de software de contabilidad pueden recuperar la información de su cuenta para sus cuentas, e interpretarla en cierta medida. Sin embargo, hay ciertos inconvenientes en confiar completamente en los resúmenes de su tarjeta. La mayoría no identifica específicamente solo lo que compró y puede ser difícil recordar si un pago en particular a la librería el año pasado fue un gasto educativo. Los pagos en efectivo también pueden hacerse a través de una gran llave en el sistema: hay muchas oportunidades de gastos que necesita para hacer un seguimiento de que solo será efectivo (piense en dividir una comida con un cliente). Hay otros problemas específicos que acompañan si usted decide utilizar una tarjeta de débito o una tarjeta de crédito. Publicidad

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Sin embargo, puede anotar sus gastos en la mayoría de los programas de contabilidad, por lo que siempre que mantenga sus recibos, puede evitar organizar y clasificar sus recibos más de una vez al mes. No es una solución perfecta, pero no hará que su contador se estremezca de la forma en que lo hace la caja de zapatos de recibos..

2. Elige un servicio

Por una tarifa, servicios como Shoeboxed tomarán sus recibos y los escanearán. Usan un sistema que no solo reconoce el texto y lo coloca en un formato que puede usar, sino que también puede clasificar automáticamente sus recibos. Debido a que Shoeboxed y otros servicios generalmente operan mensualmente, la cantidad de recibos que se pueden escanear desde ahora hasta el 15 de abril puede ser muy reducida. Sin embargo, puede realizar una breve selección de sus recibos y eliminar todos aquellos que no afecten sus impuestos: comestibles, películas y lo que no es posible que no deba escanear, a menos que esté trabajando para obtener todos sus gastos y su Presupuesto bajo control. Publicidad

Los precios pueden variar en tales servicios. Shoeboxed tiene planes que van desde $ 9.95 al mes hasta $ 49.95, lo considero un acuerdo. Es significativamente más barato que pagarle a alguien para que escanee sus recibos por usted..

3. Escanee sus recibos usted mismo

A primera vista, puede parecer que escanear en sus propios recibos es un paso atrás hacia el pago de un servicio para que lo haga por usted. Pero con el equipo adecuado, puede automatizar el proceso en casa. En este caso, el equipo correcto es un escáner diseñado específicamente para recibos: he estado usando el sistema NeatReceipts y en realidad me resulta más fácil que empaquetar mis recibos y enviarlos. Me siento frente a un programa de televisión o una película y presento mis recibos en el escáner. Su reconocimiento óptico de caracteres es muy bueno: para la mayoría de los recibos, el escáner extrae toda la información pertinente y la coloca en un formato que puedo descargar en mi software de contabilidad (además de guardarlo en formato PDF). Publicidad

Si la etiqueta de precio que acompaña a la compra de un escáner solo para sus recibos vale la pena, puede depender de la cantidad de recibos que planea procesar: según el lugar donde recoja el escáner, el precio puede ser superior al costo de un año básico. plan en Shoeboxed, pero menos que un plan de nivel medio. Utilícelo por más de un año, o escanee más recibos con él de lo que permite un servicio, y en realidad no es tan caro. Y, siempre que tenga el recibo, es posible que pueda cancelar el escáner de sus impuestos.

4. Ir a la vieja escuela

Si prefiere no gastar el dinero en herramientas o servicios para cuidar sus recibos, siempre existe el enfoque de la vieja escuela. Puede ingresar sus recibos en Excel u otra opción de contabilidad manualmente. Pero vale la pena señalar que este enfoque no solo es costoso en términos de tiempo: requiere más disciplina de la que la mayoría de las personas está dispuesta a dedicar a la gestión de recibos. Si se atrasa un poco, puede parecer absolutamente imposible ponerse al día..

Otros servicios y herramientas

Mencioné herramientas y servicios que en realidad tuve la oportunidad de usar y me parecieron confiables. Pero sé que hay muchas otras opciones, si ha utilizado un servicio o herramienta para organizar sus recibos que le han gustado especialmente, comparta un enlace en los comentarios..