12 consejos para una mejor redacción comercial

El mundo de los negocios de hoy está casi completamente basado en la información. Ya sea que ejecute una pequeña empresa u ocupe un pequeño rincón del organigrama en una corporación multinacional masiva, es probable que la mayor parte de su trabajo consista en comunicarse con los demás, la mayoría de las veces por escrito. Por supuesto, hay un correo electrónico y la carta comercial tradicional, pero la mayoría de los empresarios también están obligados a escribir presentaciones, notas, propuestas, requisitos comerciales, materiales de capacitación, copia promocional, propuestas de subvenciones y una amplia gama de otros documentos..

Aquí está el problema: La mayoría de los empresarios tienen poca experiencia con la escritura.. Si bien los que tienen títulos en negocios probablemente escribieron un poco en la escuela, rara vez se hace hincapié en los programas de negocios, y aprender a escribir bien no es la fuerza impulsora detrás del deseo de la mayoría de las personas de ir a la escuela de negocios. Aquellos sin una formación universitaria nunca podrían haber sido empujados a escribir, al menos desde la escuela pública.

Si usted es una de las muchas personas en los negocios para quienes la escritura nunca ha sido una preocupación importante, debe saber que la falta de habilidades de escritura es un obstáculo cada vez mayor en cada año que pasa. Dedicar algo de tiempo a mejorar su escritura puede resultar en una mejora notable en sus posibilidades de compra y promoción. No hay sustituto para la práctica, pero aquí hay algunos consejos para ponerlo en el camino correcto. Publicidad

1. Menos es más.

En la escritura comercial, como en prácticamente cualquier otro tipo de escritura, la concisión es importante.. Irónicamente, a medida que la información escrita se vuelve más y más importante para el buen funcionamiento de las empresas, las personas están cada vez menos dispuestas a leer.. Cada vez más, las revistas y otros puntos de venta que solían ejecutar funciones de 2.000 palabras están recortando bocetos de 500 palabras. Use palabras con moderación, corte la prosa florida y evite oraciones largas y sinuosas. Como enseñó Zorro a su hijo., “Entra, haz tu Z, y vete!” - diríjase directamente al punto, diga lo que quiere decir y termine con eso.

2. Evita la jerga.

Todo el mundo en los negocios odia la escritura de negocios, todo eso “solución de cielo azul” y esos “sinergias estrategicas” que en última instancia, no significa nada; “reunión creativa” y “oportunidades para trabajar juntos” Son más significativos sin sonar ridículos. Aunque a veces la jerga es inevitable, por ejemplo, en un documento de requisitos comerciales o en una especificación técnica, intente utilizar un lenguaje sencillo. Incluso para las personas en el mismo campo que usted, la jerga es a menudo ineficiente: el ojo se desliza más allá de él sin captar realmente el significado. Hay una razón por la que la jerga se usa tan a menudo cuando un escritor quiere no No digas nada. Publicidad

3. Escribe una vez, revisa dos veces.

Revise inmediatamente después de escribir, y luego otra vez horas o, mejor aún, días más tarde. No hay nada más embarazoso que un error tipográfico estúpido en un documento por lo demás fino. No es justo, los errores tipográficos ocurren! - Pero la gente te juzga por esos errores de todos modos, y con dureza. Excepto en la emergencia directa, siempre tómese tiempo para dejar de lado su escritura y volver a ella más tarde. El cerebro es complicado e ignorará los errores que acaba de cometer; algún tiempo trabajando en otra cosa le dará el desapego que necesita para detectar esos errores antes de que alguien más los lea.

4. Escribe una vez, revisa dos veces.

Lo sé, acabo de decir esto, pero quiero decir algo más aquí. Además de capturar errores tipográficos y otros errores., poner algo de tiempo entre escribir y releer su trabajo puede ayudarlo a detectar errores de tono que de otra manera podrían escapar y causar problemas. Por ejemplo, cuando estamos molestos o enojados, a menudo escribimos cosas que en realidad no queremos que nadie más lea. Asegúrate de que tu trabajo diga lo que quieres que diga, cómo quieres que lo diga, antes de permitir que llegue a su audiencia..

5. Preste especial atención a los nombres, títulos y géneros.

Está bien, hay una cosa más embarazosa que un error tipográfico: llamar al Sr. Smith “Señora Smith” consistentemente a lo largo de un documento. Si no está seguro sobre la ortografía del nombre de una persona, el título de su trabajo (y lo que significa) o su género, ya sea a) verifique con alguien que sepa (como su asistente), o b) en el caso de género , usa lenguaje neutral al género. “Ellos” y “su” se están convirtiendo rápidamente en pronombres singulares de género neutral, perfectamente aceptables, a pesar de lo que digan su profesor de gramática y la gramática autodirigida nazi en el pasillo. Publicidad

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6. Guardar plantillas.

Siempre que escriba una carta, correo electrónico, memo u otro documento especialmente bueno, si existe la menor posibilidad de que escriba un documento similar en el futuro, guárdelo como una plantilla para su uso futuro. Dado que correr a través de la escritura es una de las principales causas de errores tipográficos y otros errores, ahorrar tiempo utilizando un documento escrito previamente puede ahorrarle la vergüenza de tales errores. Solo asegúrese de eliminar cualquier información específica (nombres, compañías, etc.) antes de volver a usarla. No desea enviar una carta al Sr. Sharif dirigida a la Sra. O'Toole.!

7. Ser profesional, no necesariamente formal..

Hay una tendencia a pensar que todas las comunicaciones comerciales son formales, lo cual no es necesario o incluso muy productivo. El lenguaje formal está bien para documentos legales y solicitudes de trabajo, pero como la jerga a menudo se vuelve invisible, oscurece en lugar de revelar su significado. Al mismo tiempo, recuerda que informal no debe significar no profesional - mantenga los comentarios personales, las bromas descoloridas y los chismes sarcásticos de sus comunicaciones comerciales. Recuerde que muchas empresas (posiblemente la suya) están obligadas por ley a guardar copias de toda la correspondencia; no envíe por correo electrónico, correo ni circule nada que usted no se sentiría cómodo si leyera en el registro en un juicio público..

8. Recuerda las 5 W (y la H)

Al igual que la noticia de un periodista., sus comunicaciones deben responder a todas las preguntas relevantes para su audiencia: ¿Quién? ¿Qué? ¿Cuando? ¿Dónde? ¿Por qué? y cómo? Por ejemplo, ¿a quién corresponde este memo, qué deben saber, cuándo y dónde se aplicará, por qué es importante y cómo deben usar esta información? Use la fórmula 5W + H para tratar de anticipar cualquier pregunta que sus lectores también puedan hacer. Publicidad

9. Llamado a la acción..

El contenido de los documentos que son simplemente informativos rara vez se conserva muy bien. La mayoría de las comunicaciones de negocios están destinadas a lograr algún propósito, así que asegúrese de incluir una llamada a la acción, algo que se espera que el lector hacer. Aún mejor, algo que el lector debería hacer. ahora mismo. No deje que sus lectores decidan qué hacer con la información que ha proporcionado. - la mayoría ni siquiera se molestará, y muchos de los que lo hagan se equivocarán y tendrás un desastre en tus manos en poco tiempo.

10. No le dé demasiadas opciones.

Idealmente, no le dé ninguna. Si desea establecer una hora para una reunión, concédala y pídales que confirmen o presenten una hora diferente. A lo sumo, da dos opciones y pídeles que escojan una. Demasiadas opciones a menudo conducen a la parálisis de decisiones, que generalmente no es el efecto deseado.

11. ¿Qué hay para sus lectores??

Una piedra angular de la escritura efectiva es describir los beneficios, no las características. ¿Por qué debería importarle un lector? Por ejemplo, a nadie le importa que Windows 7 pueda ejecutarse en modo de 64 bits; lo que sí les importa es que puede manejar más memoria y, por lo tanto, correr más rápido que el sistema operativo de 32 bits. 64 bits es una característica; Permitirme que termine mi trabajo más rápido es el beneficio. Los beneficios atraen a los lectores, ya que, naturalmente, están más interesados ​​en descubrir cómo pueden hacer su vida más fácil o más fácil.

12. Contrata un profesional independiente.

No es un consejo de escritura per se, Lo sé, pero sin embargo un buen consejo.. Lo más probable es que la escritura no sea su fuerte, si es importante, contrate a alguien para quien escriba es su traje fuerte. Puede pensar que los freelancers son solo para material de marketing, pero eso no es cierto: un buen escritor independiente puede producir notas, manuales de capacitación, cartas internas, boletines corporativos, publicaciones en blogs, entradas de wiki y casi cualquier otro tipo de escritura que pueda imaginar. . Dependiendo de sus necesidades, puede trabajar en la granja según sea necesario o mover un freelancer a un cubículo en el lugar, o resolver cualquier otro arreglo que mejor se adapte a sus necesidades. Espere pagar al menos $ 30 por hora, y más probablemente $ 50 - $ 125 por hora, para escribir bien: cualquiera que cobre menos no es muy bueno o no es muy hábil para los negocios. (Estas tarifas son para escritores en áreas metropolitanas de EE. UU., Las tarifas pueden diferir en otras partes del mundo).

La buena escritura puede requerir un talento que pocos de nosotros tenemos, pero eficaz La escritura es una habilidad que se puede aprender. Si la redacción de su negocio no está a la altura, siga los consejos anteriores y vea si no puede mejorarlo. Si tu escribes hace pase el examen, ¿qué hay de dejar un consejo o dos en los comentarios a continuación??