10 trucos de productividad simples para gestionar la información sobrecargada

¿Necesitas gestionar información sobrecargada?? Trucos de productividad simples Puede ayudarlo a manejar la información en su trabajo y en su vida personal y social..

Aquí es cómo hacer frente. Necesitas sistemas que te ayuden a realizar un seguimiento de todo. Una vez que tenga un sistema confiable en su lugar, puede relajarse. Veamos diez simples trucos de productividad que ayudarán.

1. Obtener el hábito de la lista.

Las listas son esenciales para ayudarlo a administrar su información sobrecargada. Probablemente uses listas de tareas pendientes todo el tiempo; Sin embargo, las listas vienen en muchas formas diferentes. Los ejemplos incluyen: listas de verificación, listas de planificación, listas de contraseñas, listas de lectura, listas de referencias, listas de quemadores y listas de objetivos. Toda su información se puede agregar a una lista, o a varias listas.

Incluso puede crear listas para realizar un seguimiento de las listas. Por ejemplo, puede tener una lista de listas para “trabajo” y otro para “casa.” Las listas pueden ser basadas en texto o visuales. Si eres una persona visual, encontrarás útil un programa de mapas mentales como FreeMind.

Uso Evernote para gestionar mis listas. Puedes usar Evernote en cualquier lugar, en muchos dispositivos diferentes. Sus “Tabla de contenido” La característica es maravillosa para las listas. Con esta función, puede seleccionar una cantidad de notas que contienen listas y puede crear una nota de tabla de contenido para todas ellas con un par de clics. Simplemente arrastre las notas de la lista a la barra de accesos directos para acceder fácilmente.

2. Crear y gestionar colecciones de material de referencia y personas..

Tiene material de referencia al que necesita acceder en el trabajo, como listas de precios y manuales de operaciones. Usted también tiene material de referencia para el hogar. El material de referencia de su hogar puede incluir pólizas de seguro y manuales para su automóvil y sistema de seguridad. Publicidad

Si su material de referencia de trabajo ha sido digitalizado, guárdelo en Evernote. Mantenga el material impreso en un archivador o en un estante.

La mayor parte del material de referencia de su hogar no será digitalizado. Almacene las pólizas de seguro en una caja fuerte a prueba de fuego, y otro material, como manuales y declaraciones de impuestos, en un estante o en un cajón. Digitalice el material de referencia del hogar cuando tenga tiempo, pero guarde los originales..

Vital: haga listas de sus materiales de referencia, para que sepa dónde se almacena una referencia específica. Mantén estas listas en Evernote.

3. Organiza largas listas y carpetas de la A a la Z.

Necesita una forma de organizar largas listas y carpetas de material. La forma más fácil es clasificar los materiales alfabéticamente. También puede ordenar su material por fecha. También es posible que desee utilizar una combinación de ambos.

Por ejemplo, si está organizando material de trabajo en su computadora, puede elegir crear una nueva carpeta para cada año, luego subcarpetas para cada mes o subcarpetas para cada cliente.

4. Archivar materiales antiguos y caducados..

Decida cuándo archivará los materiales que ya no necesita, tanto en su computadora como en los materiales impresos. Puedes elegir archivar una vez al año. Sin embargo, archivar una vez al mes puede ser más eficiente. Publicidad

Si elige archivar una vez al mes, programe algún tiempo el último día hábil del mes.

Mueva materiales de computadora a archivar carpetas. Compre cajas grandes de plástico para archivos de impresión, y mueva materiales de sus archivadores a las cajas de archivos. Agregue etiquetas a sus cajas para que pueda ver lo que contienen de un vistazo..

5. Agregue fechas para marcar cosas clave en la parte superior de sus listas.

Algunas cosas deben suceder en fechas específicas, por lo que si tiene muchos materiales impresos, necesita un archivo de marcado. Los ticklers son carpetas con etiquetas de fecha, una para cada día del mes. Archiva tus materiales en la carpeta correspondiente del futuro, para que puedas ocuparte de los contenidos de ese día. Puede crear archivos tickler separados para el trabajo y para el hogar.

¿Necesita un archivo tickler de computadora? Los recordatorios de Evernote funcionan bien. Se le recordarán notas en cualquier fecha que elija.

6. Decida si está optimizando el material para almacenar o recuperar.

Si crees que rara vez necesitarás mirar algo de nuevo, archívalo en una caja de archivo o en una carpeta de archivo en tu computadora. Estos tipos de materiales incluyen declaraciones de impuestos antiguas, archivos de proyectos completados, materiales para eventos como bodas después del gran día y fotos.

Las cosas que necesita diariamente, como contraseñas, horarios y listas de precios, deben almacenarse para que pueda recuperarlas en segundos. Ponga el material de impresión al alcance de la mano y almacene materiales digitales para que pueda acceder a ellos con un solo clic. Publicidad

7. Construir hábitos productivos: establecer una rutina diaria para gestionar la información..

La información llega constantemente. El correo electrónico puede ser una molestia, así que establezca un “bandeja de entrada cero” hábito. Se despiadado Eliminar, eliminar, eliminar. Programe las respuestas por correo electrónico o responda de inmediato, con la menor respuesta posible. Revise su correo electrónico no más tres veces al día.

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En el trabajo, si no está seguro de a dónde pertenece un documento, guárdelo en su escritorio físico o de computadora. Expediente todo En ambos escritorios al final de la jornada laboral..

En casa, trate con el correo del día de inmediato, y destruya lo que pueda. Ponga todo lo que necesita una respuesta en su archivo tickler.

8. Reduce la entrada para que puedas concentrarte en la salida.

Considera ir a una dieta de información para que puedas ser más productivo:

Como cualquier buena dieta, la dieta de información funciona mejor si lo piensas no como negarte información, sino como consumir más de lo correcto y desarrollar hábitos saludables..

¿Cuánto de tu sobrecarga de información es solo un hábito? Puede decidir que no necesita consultar Facebook tres veces al día. Publicidad

9. Tomar descansos regulares para evitar abrumar..

No hacer nada durante dos minutos

Prueba esta útil aplicación web gratuita: no hagas nada durante dos minutos. Como su nombre lo indica, se recomienda que no haga nada en su computadora durante dos minutos. Si tocas tu mouse o tu teclado, fallas.

Esta aplicación te anima a tomar descansos. No solo un descanso le quita la mente, sino que también reduce el estrés. Piense en los dos minutos como una forma de reiniciar su cerebro.

10. Dar prioridad a los artículos diarios, semanales y mensuales.

Se sentirá abrumado y sobrecargado de información a menos que establezca prioridades. Al comienzo de cada mes, cree una lista de prioridades que lo ayudará a alcanzar sus metas. Luego divide la lista en prioridades semanales y diarias.

Prioriza tus tareas al comienzo del día. Haz las tareas de mayor prioridad primero. Si necesita completar un informe de ventas para una reunión de la junta directiva, esa es su principal prioridad para el día. Revisar tu correo electrónico puede esperar hasta que hayas completado el informe.

Prueba estos trucos de productividad simples. Si bien no tiene forma de evitar un flujo constante de información, puede manejarlo y sentirse en control..