Su guía para obtener productividad con la consolidación de cuentas de Gmail

  • Ronald Chapman
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Gmail es una herramienta poderosa, pero muchos usuarios de este servicio no están aprovechando todo su potencial. Para ayudarlo a ser más productivo y sacar el máximo provecho de Gmail, voy a dedicar los siguientes artículos a hablar sobre las características más efectivas del software y las técnicas y prácticas que puede utilizar para aprovechar al máximo..

En esta primera instalación, hablaremos de consolidación de cuentas. Esto hará que tu vida sea más fácil mil veces (sí, sí, hipérbole, ¡o eso dices por ahora!) Si aún no lo estás haciendo. Esto es lo que vamos a hacer:

Haz que tu correo electrónico central

Hoy en día, la mayoría de las personas tienen al menos dos cuentas de correo electrónico y generalmente más. A través de mis propios proyectos, cuentas personales y trabajando con clientes lo suficientemente cerca como para garantizar que me proporcionen una dirección de correo electrónico, he acumulado cerca de veinte cuentas (activas).

Tener veinte cuentas de correo electrónico es algo malo, malo para la productividad. Como Dustin ha mencionado en su artículo de Regreso a lo básico, cuantas menos bandejas de entrada tenga, mejor; significa menos posibilidades de que algo se resbale por las grietas y menos lugares que tenga que recordar revisar cada día para obtener nueva información. Publicidad

Gmail proporciona varias formas para convertir esas múltiples bandejas de entrada en un solo lugar. Cuando filtras todas esas cuentas diferentes en un solo lugar sin perder la capacidad de responder usando la dirección a la que fueron enviadas, se resolvió el problema de tu bandeja de entrada. Aquí es cómo consolidar esta parte de tu vida..

1. Configura la función Enviar correo como.

Lo primero que debes hacer es ir a la Cuentas pestaña en la configuración de Gmail. Aquí es donde puede configurar Gmail para enviar correo como si se hubiera enviado desde sus otras direcciones de correo electrónico. Para mantener la profesionalidad y mantener el correo ordenado utilizando los filtros de Gmail, esto es importante.

Haga clic en el “Agregue otra direccion de email” Enlace y siga los pasos. Se enviará un mensaje de confirmación a su cuenta para evitar la falsificación y, una vez que haya confirmado que es quien dice ser, podrá enviar correos electrónicos desde esa cuenta..

Enjuague y repita hasta que se hayan configurado todas las cuentas que desea filtrar en Gmail. Publicidad

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2. Saque su correo electrónico de sus otras bandejas de entrada y llévelo a Gmail.

Hay dos maneras en que puede obtener el correo electrónico de sus otras cuentas para terminar en su cuenta de Gmail; reenvío o POP3. El reenvío es una mejor opción a largo plazo, ya que Gmail solo le permite configurar cinco cuentas POP3 y solo revisa sus cuentas de vez en cuando. Si reenvía su correo electrónico desde su cuenta existente a Gmail, los correos electrónicos se transfieren automáticamente y puede hacerlo para tantas cuentas como lo haya hecho..

Sin embargo, para mantener su archivo de correo electrónico centralizado, si alguna vez necesita encontrar correos electrónicos antiguos importantes (utilizando las excelentes facilidades de búsqueda de Gmail), POP3 será útil al principio. Configure sus cuentas en Configuración> Cuentas para descargar todo a través de POP3, cinco a la vez. El proceso de configuración le da la opción de especificar una etiqueta para la cuenta, lo que debe hacer desde el principio.

Cuando haya terminado, diríjase a la configuración de su otra cuenta y configúrelos para que reenvíen a su cuenta principal de Gmail. Solo una vez que haya configurado el reenvío, debe regresar a Gmail y eliminar las cuentas POP3 o puede perder algunos correos electrónicos..

Si no tiene archivos de correo electrónico en su servidor de correo electrónico, pero en su aplicación de correo electrónico, no se preocupe, aún puede ingresar a la cuenta. Utilicé Apple Mail para migrar todo, por lo que puede variar algo de un programa a otro. Acceda a la interfaz de correo web de Gmail y configure etiquetas para cada una de sus cuentas. Luego, vuelva a la aplicación de correo electrónico de su escritorio y configure su cuenta de Gmail con IMAP (no POP3). Deberías ver tus etiquetas en esa cuenta. Seleccione todo su correo electrónico de una cuenta determinada y arrástrelo a esa etiqueta. Usando Apple Mail, esto eliminó los correos electrónicos de mi disco duro a medida que subía cada uno, así que haga una copia de seguridad antes de comenzar si desea mantener los archivos sin conexión también. Publicidad

Una vez hice esto con un muy La cuenta de correo electrónico antigua que tenía un archivo cuenta en cinco cifras. Toma tiempo, así que ten paciencia, y tal vez configúralo antes de ir a la cama.

3. Asegúrate de que todas tus cuentas se dirijan a las etiquetas correctas.

Tener cada correo electrónico de cada cuenta inundando tu bandeja de entrada será un infierno organizativo. Asegúrese de configurar sus etiquetas y filtros correctamente mientras completaba el paso 2. Si descargó su correo electrónico de IMAP y luego lo configuró para reenviarlo a Gmail, es posible que haya omitido este paso. Aquí está cómo hacerlo:

Dirígete a Configuración y haz clic en la pestaña Filtros. Haga clic en Crear un nuevo filtro y complete la cuenta de correo electrónico que ha redirigido a Gmail en el campo Para :. Esto especificará que cada vez que se reciba un correo electrónico que se haya enviado a esa cuenta, se procesará con este filtro..

Hacer clic Próximo paso y marca Saltar la bandeja de entrada y Aplicar la etiqueta, seleccionando la etiqueta adecuada en el menú desplegable (esta es la etiqueta que configuró en el paso 2). Haga clic en el Crear filtro botón y ya está bueno para ir. Publicidad

Usa la función de todos los correos

Entonces, ahora quieres procesar por lotes todos tus nuevos correos electrónicos. Cambiar entre etiquetas para manejar los mensajes de cada cuenta es un poco como el tráfico de inicio-parada; se tarda un poco en llegar a cualquier parte, aunque eventualmente lo haces. Afortunadamente, tenemos el prominente pero rara vez utilizado Todo el correo característica.

Todo el correo es solo una etiqueta glorificada que se aplica automáticamente a cada mensaje (aunque la etiqueta no es visible). Te permite ver todos tus mensajes en un solo lugar; tan sencillo como es, cuando se levanta para revisar su correo electrónico por la mañana, pasar a Todos los correos le permite alimentarlos uno por uno sin detenerse para navegar de etiqueta en etiqueta. No es raro poner una etiqueta fuera porque “de todos modos no pasa nada importante” y esto sabotea el punto entero de procesamiento por lotes.

Solía ​​hacerlo yo mismo, especialmente con una cuenta en particular que había terminado recibiendo poco correo electrónico humano y una gran cantidad de tráfico de listas de correo. El uso de All Mail me obligó a salir de mi zona de dilación y tratar con cada mensaje. Los primeros días se pasaron cancelando la suscripción a muchas listas y, si el contenido era valioso, cambiamos a una fuente RSS. Si no pusieron un feed disponible para el mismo contenido, simplemente lo descarté (así que hay una lección para que los vendedores de correo electrónico lean esto). Desde que hice esto, dedico más tiempo de mi correo electrónico a tratar con humanos y menos a luchar contra el correo electrónico masivo inútil (y me deshice de la incómoda culpa por no procesar todo mi correo correctamente).

Su próxima entrega próximamente!




13.02.24 09:03
katrenna mcgiffert
oiqbsyxcpd ([email protected])
31.08.21 10:32
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