¿Por qué las listas de tareas pendientes no funcionan y cómo cambiar eso?

¿Con qué frecuencia te sientes abrumado y desorganizado en la vida, ya sea en el trabajo o en el hogar? Parece que todos luchamos con la administración del tiempo en alguna área de nuestra vida; una de las frases más comunes además de “te amo” es “No tengo tiempo”. Todos sugieren trabajar desde una lista de tareas pendientes para comenzar a organizar tu vida, pero ¿por qué estas listas también tienen una connotación negativa para ellas??

Digamos que tienes un fuerte deseo de cambiar esta situación con todas tus buenas intenciones; luego puedes sacar un pedazo de papel y un bolígrafo para comenzar a enfrentar este desastre intangible con un “que hacer” lista. Lo que suele suceder es que te agobias tanto al ver todo lo que hay en tu lista, lo que te hace sentir peor que antes, o haces la lista pero estás completamente atascado en cómo ejecutarlo de manera efectiva.

“Que hacer” Las listas pueden funcionar para usted, pero si no las usa de manera efectiva, pueden dejarlo sintiéndose más desilusionado y estresado que antes. Piense en un sistema de archivo: el concepto es bueno, pero si simplemente archiva documentos sin estructura o sistema, el sistema de archivo tendrá un efecto adverso. Lo mismo con “que hacer” Listas: puedes poner una, pero si no lo haces bien, es un ejercicio infructuoso..

La mayoría de las personas encuentran que las listas de tareas generales no funcionan porque:

- Se sienten tan abrumados con solo mirar todas las cosas que necesitan hacer Publicidad

- No saben cómo priorizar los artículos en la lista.

- Sienten que están agregando continuamente a su lista pero no reduciéndola.

- Hay una sensación de confusión al ver las tareas del hogar mezcladas con las tareas del trabajo, etc.

Sin embargo, hay muchas ventajas trabajando desde un “que hacer” lista:

- Usted tiene claridad sobre lo que necesita hacer Publicidad.

- Se sentirá menos estresado porque todas sus tareas están en el papel y fuera de su mente.

- Te ayuda a priorizar tus acciones.

- No pasas por alto tantas tareas y olvidas cualquier cosa.

- Te sientes mas organizado

- Te ayuda con la planificación de la publicidad.

Aquí están mis reglas de oro para hacer una “que hacer” lista de trabajo:

1. Clasificar por categorías: Los estudios han demostrado que su cerebro se siente abrumado cuando ve una lista de 7 u 8 opciones; quiere cerrar. Por esta razón, necesitas trabajar desde diferentes listas. Sepárelos en diferentes categorías y no tenga más de 7 u 8 tareas en cada una. Podría funcionar bien para usted tener una “proyecto” lista, un “Seguir” lista, y un “no olvides” lista; sabrá lo que funcionará mejor para usted, ya que estos títulos serán diferentes para todos.

2. Añadir estimaciones: No solo necesita saber qué se debe hacer, sino cuánto tiempo le tomará a la planificación de manera efectiva. Imagina que en tu lista tienes una tarea que demorará 30 minutos, otra que podría demorar 1 hora y otra que podría demorar 4 horas. Debe saber el momento en que mira la tarea; de lo contrario, socavará su planificación, así que agregue una columna adicional a su lista e incluya su estimación de cuánto tiempo cree que tomará la tarea, y sea realista.!

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Propina: Si le resulta difícil estimar con precisión, entonces comience por desarrollar esta habilidad a diario. Calcule cuánto tiempo tardará en prepararse, prepare la cena, salga a caminar, etc., y luego compare esto con el tiempo real que le tomó. Comenzarás a ser más preciso en tus estimaciones..

3. Priorizar: Para seleccionar efectivamente en qué debería trabajar, debe tener en cuenta: prioridad, secuencia y tiempo estimado. Agregue otra columna a su lista de prioridad. Divide tus tareas en cuatro categorías:

• Importante y urgente
• No urgente pero importante
• No es importante pero urgente
• No es importante ni urgente

Desea trabajar en tareas que son urgentes e importantes, por supuesto, pero también, seleccionar algunas tareas que son importantes y no urgentes. ¿Por qué? Debido a que estas tareas normalmente están relacionadas con los objetivos a largo plazo, y cuando solo trabaja en tareas que son urgentes e importantes, sentirá como si pasara el día apagando incendios. Terminarás descuidando otras áreas importantes que a menudo terminan teniendo consecuencias negativas. La mayor parte de su tiempo se debe gastar en las primeras dos categorías.

4. revisión. Para que esta lista funcione de manera efectiva para usted, debe convertirse en una herramienta diaria que use para administrar su tiempo y revisarla regularmente. No tiene sentido tener solo la lista para registrar todo lo que necesita hacer, pero no lo utiliza como parte de su plan de administración de tiempo más grande. Publicidad

Por ejemplo: al final de cada semana, revise la lista y úsela para planificar la próxima semana. Seleccione en qué desea trabajar teniendo en cuenta la prioridad, el tiempo y la secuencia y luego programe estos elementos en su calendario. Regla de oro en la planificación: no programes más del 75% de tu tiempo.

¿Entonces, Qué esperas? Tome un bolígrafo y un papel y regálese una mente tranquila y clara descargando todo lo que hay allí en una lista ahora que tiene todas las herramientas que necesita para que funcione. El conocimiento es inútil a menos que se aplique, ¿cuánto desea más tiempo??

Para tu exito!