Lo que la demostración de la policía Sangre azul puede enseñarle acerca de cómo crear excelentes correos electrónicos

La exitosa serie CBS Sangre azul interpreta a Tom Selleck como el comisionado de la policía de la ciudad de Nueva York, Frank Reagan, haciendo un perfecto acento de Nueva York. (Sólo bromeo sobre esa última parte.)

En una escena increíble, el Comisionado Reagan está dando una conferencia de prensa cuando un reportero presumido interrumpe para preguntar por un polémico tiroteo policial (involucrando al propio hijo del oficial de policía del comisionado). ¿El oficial Reagan tuvo que matar al hombre? ¿Fue realmente necesario? Esa clase de cosas. Aquí está el breve intercambio que sigue. (Estoy parafraseando el diálogo.)

Comisionado Reagan: De acuerdo, simulemos por un momento que, en lugar de apuntar con su arma a un grupo de escolares, como él era, el pistolero te está apuntando. Qué haces?

Reportero presumido: Bueno, primero, yo ... supongo que me gustaría saber-

Comisionado Reagan: Demasiado tarde. Estas muerto. Publicidad

¿Qué puede enseñarnos esto sobre cómo escribir mejores correos electrónicos (y mejorar nuestra escritura en general)? Mucho.

Tienes solo unos segundos para captar la atención de tus lectores..

Estás ocupado. Tus lectores también lo son. Y sus dedos siempre están colocados sobre el mouse o en la pantalla móvil, listos para cambiar a otra cosa en el instante en que comienzan a sentir que lo que están leyendo es una pérdida de su precioso tiempo..

Como lo veo, todo lo que escribimos estos días es como una valla publicitaria publicada en una autopista sin límite de velocidad. Solo tiene espacio suficiente para unas pocas palabras, y sus lectores se están acercando a 100 millas por hora de todos modos. Por lo tanto, es mejor que diseñe un mensaje que capte su atención de inmediato, y que luego lo refine y edite cuidadosamente para asegurarse de que no está perdiendo el tiempo de sus lectores en ningún momento..

Aquí hay tres consejos para ayudarlo a crear correos electrónicos que ganen y mantengan la atención de sus lectores..

1. Limita el texto de tu correo a una pantalla..

Las primeras impresiones importan. Una de las razones por las que usé un programa de televisión para encontrar una metáfora para escribir mejores correos electrónicos es que, aunque nunca lo pensamos de esta manera, el correo electrónico es antes que nada visual. En el primer instante después de que abren su mensaje, sus lectores visualizan visualmente todo el correo electrónico para decidir si desean leerlo o no. Piense en su destinatario tomando una foto mental de su mensaje para formar una primera impresión de él. ¿Qué quieres en esa foto? Publicidad

Si su texto es demasiado largo para verlo en la pantalla inicial, la primera impresión de su destinatario será que leer su mensaje es “trabajo.” Si están enfocados en cualquier otra cosa en ese momento, es probable que cierren su mensaje para tratar con él más tarde. Peor aún, cuando vuelvan a abrir su correo electrónico, los apagará de nuevo.

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Su mensaje debe ser solo el tiempo que necesite para comunicar la información pertinente a su destinatario. Si necesita más que una pantalla de correo electrónico completa, es mejor que utilice una forma de comunicación diferente..

2. Haz cada párrafo no más de unas pocas líneas..

Las segundas impresiones también importan. Los párrafos largos y en bloques son un gran desvío y tienden a no leerse de inmediato. Peor aún, los lectores tienden a alejarse ya que sus ojos y su mente se ven obligados a hacer una doble tarea, tratando simultáneamente de enfocarse en la sustancia y también tratando de mantener su lugar en el párrafo..

Mantener sus párrafos cortos también muestra respeto por el tiempo de los destinatarios de sus correos electrónicos. Sus lectores reconocerán (aunque tal vez solo de manera subconsciente) que se está tomando el tiempo de preparar el correo electrónico, eliminando todos los detalles, excepto los detalles esenciales, para ahorrarles tiempo al leerlo..

Con el tiempo, esta estrategia inteligente enseñará a los destinatarios de su correo electrónico a ver sus correos electrónicos con más confianza y mayor prioridad. Publicidad

3. Indique claramente su objetivo o solicitud de acción.

¿Alguna vez has terminado de leer un correo electrónico y pensaste: ¿Qué se supone que debo hacer con esto??

Si desea que su destinatario tome medidas, haga que su solicitud sea explícita en términos de lo que necesita y cuándo lo necesita. Una excelente manera de hacer esto es hacer que su solicitud se destaque físicamente en el mensaje, incluyéndolo en una línea por sí mismo..

“Por favor haga sus ediciones al borrador adjunto y envíelo de vuelta esta semana.”

o…

“Necesito tu biografía (50 palabras máximo) antes del viernes 12 de junio a las 12:00 pm.” Publicidad

Incluso puede poner en negrita su solicitud de acción, si es lo suficientemente corta. De esa manera, su destinatario puede escanear su mensaje y, en solo uno o dos segundos, saber exactamente lo que necesita. Y esa es otra manera de mostrar a tus lectores que respetas su tiempo..

Al crear cualquier correo electrónico, siempre tenga en cuenta lo ocupados y distraídos que están sus destinatarios y con qué rapidez necesita captar su atención, tanto con la sustancia como con el diseño visual de su mensaje..

De lo contrario, para citar esa gran línea del comisionado Reagan, entregada por Tom Selleck que muestra su tremendo rango de actuación (es broma de nuevo), no importará cuán bien escrito o importante sea su correo electrónico. En lo que respecta a sus destinatarios, “Demasiado tarde. Estas muerto.”