Utilizando el Plan de Mejora de la Productividad 7 Reglas para Nunca Olvidar

La eficacia con la que usamos nuestro tiempo puede hacer una diferencia significativa en nuestra productividad personal y profesional. Trabajar de manera más inteligente, no más difícil, es la clave para la productividad efectiva y, a su vez, para obtener mejores resultados y una vida mejor.

Cuando trabajaba en un entorno corporativo, solía trabajar unas 14 horas al día. Trabajar estas largas horas me dio la oportunidad de avanzar en mi carrera y trabajar con muchas marcas globales.

A medida que avanzaba hacia más posiciones de liderazgo, comencé a pensar y trabajar de manera diferente. Me di cuenta de que me estaba perdiendo un tiempo valioso con mi familia. Una de las muchas cenas familiares perdidas, las noches de baño y leer con mis hijos cambiaron mi forma de pensar.

En lugar de tomar estas largas horas como norma, decidí que debía haber un mejor camino hacia el éxito..

Creé algunas herramientas y sistemas que me permitieron ser más efectivo y productivo en el trabajo, pero me dio más tiempo para dedicarme a las personas que más me importaban. Empecé a comprender que trabajar menos podía ofrecer mejores resultados..

Cuando comencé mi negocio de coaching, trabajando con empresarios exitosos, me di cuenta de que muchos de ellos también trabajaban largas horas, pero sin ver los resultados que querían..

En lugar de aprovechar su tiempo para lograr el resultado más productivo, se vieron atrapados en un ciclo interminable de largas horas y ocupaciones.

Todos tenemos las mismas 24 horas al día. Algunos de nosotros podemos realizar una gran cantidad de trabajo productivo cada día y aún tener tiempo para disfrutar de la vida y hacer más de las cosas que amamos..

Sin embargo, otros, no tienen tiempo y pasan la mayor parte del día sin energía sintiéndose frustrados y abrumados con lo que tienen en su plato..

Todos quieren hacer el mejor uso posible de su tiempo y ser lo más productivos posible. La eficacia con la que gestionamos nuestro tiempo puede marcar una gran diferencia en el éxito de nuestra carrera o negocio.

¿Qué pasaría si tuviera una estrategia para maximizar su tiempo y mejorar su productividad??

Si pudiera dedicar más tiempo a concentrarse en sus actividades de mayor valor; tener tiempo para planificar el futuro; tener tiempo para establecer metas; ser capaz de crear un plan para hacerlos realidad; tener más tiempo para pasar con sus seres queridos; y tenga tiempo para hacer más de las cosas que ama, cómo se sentiría?

La clave para mejorar su productividad es entender por qué quiere hacerlo y tener claridad sobre la diferencia que hará en su vida personal y empresarial..

Todos queremos trabajar un poco menos, hacer más del trabajo que amamos y ganar más dinero, pero ¿cómo podemos hacerlo??

Durante mi trabajo con empresarios y líderes, he desarrollado 7 reglas de productividad que ayudan a las personas a lograr su día laboral más productivo, sin importar lo que involucre el día.

1. Obtener claridad en el frente

Para crear un Plan de Mejora de la Productividad, primero debemos entender y medir dónde estamos ahora antes de desarrollar planes para mejorar. Debemos considerar los factores internos y externos cuando pensamos en medir y mejorar nuestra productividad.

La mejor manera de medir es revisar nuestro desempeño desde el momento presente hasta el momento en que comenzamos. Esto nos da una idea real de las mejoras que hemos realizado, lo que estamos haciendo realmente bien y las cosas en las que nos gustaría mejorar. Se centra inicialmente en nuestras fortalezas y nos da la confianza para realizar las mejoras de productividad que queremos realizar..

Centrarse en aspectos específicos

Tenga un propósito claro en torno a las mejoras de productividad que desea realizar. ¿Tiene claridad sobre lo que está haciendo, por qué lo está haciendo y cómo se ve su resultado ideal??

Una vez que tenga claro esto, puede crear más 'productividad intencional' y establecer mejoras específicas y medibles que desee realizar.

Cuanta más claridad tenga sobre cualquier situación o proyecto, mejor y más rápido podrá lograr el resultado deseado..

Cuando tenga claro el resultado que desea y esté motivado para lograr ese resultado, comenzará a trabajar de manera más efectiva para lograr ese resultado..

Entender la gran diferencia que hará

Es importante entender cómo hacer mejoras específicas hará una diferencia en su negocio y en su vida. Publicidad

Sin esa motivación centrada en el futuro, puede realizar cambios por un período corto y luego volver a caer en sus viejas costumbres..

• Seras mas feliz?
• ¿Quieres trabajar menos horas y pasar más tiempo con tu familia? Si es así, ¿qué vas a hacer con ese tiempo??
• ¿Es la construcción de un equipo efectivo una prioridad? Si es así, ¿qué podrías lograr con un mejor equipo??
• ¿Estás centrado en la progresión profesional??
• ¿Quieres más tiempo libre para viajar??
• ¿Estás enfocado en liberarte??
• ¿Se trata de lograr mayores niveles de ingresos??

2. Centrarse en las fortalezas

Cuando pasamos más tiempo utilizando nuestras fortalezas únicas, experimentamos más felicidad, somos más productivos y entregamos mayor valor.

Hacer más de lo que nos encanta ofrece mejores resultados al tiempo que aumenta la energía, la confianza y la creatividad..

Identifique sus fortalezas de productividad

Comience centrándose en sus puntos fuertes:

Obtenga una hoja de papel y simplemente escriba todas las cosas que hace bien, dónde se sintió en la parte superior de su juego, dónde se sintió seguro y produjo resultados con los que estaba satisfecho..

En lugar de buscar desarrollar debilidades, enfócate en tus fortalezas personales y en las de tu equipo, si tienes una..

Cuando trabajé para una agencia de marketing y tuvimos un discurso importante, reunimos a las mejores personas con fortalezas y habilidades complementarias para responder al resumen..

Comprendí que cada persona tenía talentos específicos, que cuando se juntaban con otros talentos complementarios, creaban un resultado mucho más poderoso..

Busque enfocarse en sus fortalezas y reúna otras fortalezas para crear un efecto multiplicador.

3. Delegar y Externalizar

Para maximizar nuestra productividad y aprovechar nuestro tiempo, debemos comprender que no podemos hacer todo nosotros mismos.

Debemos determinar qué es importante, tanto personal como profesionalmente, y eliminar las actividades que tienen poco valor.

La regla del principio de Pareto (80:20)^[1] afirma que el 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones, pero la actividad a menudo nos mantiene alejados de las actividades de alto valor en las que se encuentra nuestra energía más productiva.

Si dedicamos mucho tiempo a hacer cosas en las que simplemente no somos muy buenos y no disfrutamos, es mucho más productivo dejar que alguien, o un equipo, se encargue del trabajo..

Cuando simplemente necesitamos ayuda para completar un proyecto, en lugar de aumentar el estrés tratando de hacer todo, simplemente pida ayuda cuando la necesite.

En lugar de perder tiempo y energía sobrecargando, deje que otros lo ayuden para que pueda concentrar su tiempo en sus tareas más importantes y valiosas. Otras personas también tienen habilidades y fortalezas, por lo que es importante identificar quién puede ayudar y dónde pueden agregar valor..

Para que esta parte de su plan de mejora de la productividad a largo plazo busque eliminar, delegar o externalizar 3 proyectos o tareas cada 90 días para liberar tiempo y mejorar la productividad aún más.

4. Manejarse

Puede elegir reaccionar constantemente a los factores desencadenantes externos o crear estratégicamente su día desde adentro hacia afuera.

Cuando tenga claro cuáles son sus prioridades y cómo sus fortalezas únicas pueden proporcionar los resultados que desea, se sentirá con más energía, más concentrado, más productivo y logrará resultados de alto rendimiento todos los días..

Crea tu versión de un día productivo

La clave para un día productivo es su intención de tener un día productivo, en lugar de simplemente reaccionar a su día y trabajar a través de su lista de tareas pendientes..

En lugar de trabajar en cosas que crees “debería” Haz, elige lo que quieres hacer, ten la mentalidad intencional de hacerlo y luego sigue adelante y hazlo.

Elija solo tres cosas para hacer cada día

El aumento de la productividad viene a través de la priorización. Muchas personas usan un planificador diario o mantienen listas de las cosas en las que van a trabajar cada día. Esto les ayuda a eliminar las distracciones y elimina algunas de las complejidades de su vida..

Aprenda a deshacerse de todas las distracciones en esta guía: Publicidad

¿Distraido facilmente? Aquí está tu solución

Pero el problema para muchos es que esta lista de tareas es simplemente una lista de las cosas que quieren hacer o sienten que necesitan hacer. Cuando no hay claridad, no hay un enfoque sobre las tareas en las que se trabajará y por qué son importantes en primer lugar..

Una forma sencilla de aumentar su productividad es obtener más claridad sobre sus prioridades. Recomiendo elegir y trabajar solo en 3 tareas o proyectos clave cada día, siendo los más importantes el primero.

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Centrarse en una tarea a la vez

A pesar de lo que pueda pensar, simplemente no puede realizar múltiples tareas con eficacia. En su lugar, enfócate en una sola cosa a la vez.

Comenzar una cosa, detener y cambiar tareas reduce su energía y productividad.

Las tareas no terminadas pueden crear un entorno de duda y culpa. Elige lo más importante de tu top 3 y trabaja en él hasta que termines..

Trabajar en bloques de tiempo

Para apoyar su trabajo productivo y enfocado en una sola cosa, comience a trabajar en bloques de tiempo.

Mire la tarea en la que está trabajando y decida cuánto tiempo necesita invertir para completarla.

Si te llevará cuatro horas hacerlo, y es una gran prioridad bloquear esas cuatro horas..

Sugiero usar el método 60-60-30. Trabaja durante 50 minutos, toma un minuto de descanso. Siga el mismo proceso nuevamente y luego tome un descanso de 30 minutos.

Siga el mismo proceso nuevamente hasta que el proyecto se haya completado para aumentar su productividad.

Tomar mas descansos

Para hacer que la estrategia anterior funcione, debe asegurarse de que es estricto al tomar esos recesos..

Puede usar la técnica Pomodoro o simplemente programar un cronómetro en su reloj (no en su teléfono, demasiadas distracciones).

Encontrarás que esto aumenta tu concentración, concentración y productividad. Asegura que tu energía sea siempre alta..

Recomiendo salir a caminar, tener un almuerzo saludable o hacer algo que rejuvenezca durante sus descansos. Si te sientes realmente cansado y perdiendo la concentración, siempre puedes tomar una siesta rápida..

5. Gestiona tu energía

Es esencial preservar y nutrir su fortaleza física y mental para garantizar que esté energizado, enfocado y productivo todos los días..

A continuación, se incluyen algunos consejos que puede utilizar para prepararse para un rendimiento máximo:

Dormir lo suficiente

Es importante que duermas lo suficiente para que te prepares para el día más productivo posible. He escrito antes sobre los beneficios del sueño..

Si estás luchando por dormir lo suficiente y quieres despertarte productivamente, prueba esta rutina nocturna del CEO de Lifehack:

La guía de la rutina de la noche final: Duerma mejor y despierte productivo

Tomar más tiempo libre

El fundador del entrenador estratégico, Dan Sullivan, cree que hay dos formas de ver el mundo: a través del lente del tiempo y el esfuerzo, o del lente de los resultados..

Para él, se trata de maximizar los resultados mientras se minimiza el tiempo y el esfuerzo necesarios para producirlos. Su sistema de tiempo consiste en enfocar su tiempo, energía y creatividad para producir sus mejores resultados. Publicidad

Él sugiere tomar 'Días libres' regulares (un día de 24 horas, desde la medianoche hasta la medianoche, durante los cuales no hay actividades relacionadas con el trabajo) para prepararse para períodos de alta productividad y creatividad..^[2]

“En lugar de ver el tiempo libre como una recompensa, considérelo como una condición previa necesaria para el éxito..” - Dan Sullivan

Este tiempo libre ayuda a garantizar que esté bien descansado, rejuvenecido y listo para enfrentar sus mayores desafíos.

Crear una hora de poder por la mañana

Crear una rutina matutina puede darle la motivación intencional para tener un día productivo. En lugar de reaccionar a su día, configura estratégicamente su día para que sea uno de alto rendimiento inspirado.

Tómese una hora o 90 minutos para concentrarse en usted mismo y en sus tareas más importantes. Esto podría ser una mezcla de meditación, ejercicio, lectura, comer un desayuno saludable, expresar gratitud y poner en práctica tus tareas más importantes del día..

Encuentra una rutina que funcione para ti. Mezcle y mezcle algunas cosas diferentes hasta que encuentre el significado, la motivación y el propósito que le parezca correcto..

Para obtener consejos sobre cómo crear su rutina matutina, lea La última rutina matutina para hacerlo feliz y productivo todo el día

Comience a decir no más a menudo

En lugar de trabajar más y más, deberíamos enfocar nuestro tiempo y energía en las actividades que brindan los mejores resultados y nos brindan más felicidad..

Deje de decir sí a las personas, los proyectos y las cosas que reducen su energía y producen pocos o ningún resultado.

“La diferencia entre personas exitosas y personas muy exitosas es que las personas muy exitosas dicen “no” a casi todo.” - Warren Buffett

Deja de preocuparte por la perfección

Muchas personas se están preparando continuamente para empezar. Están esperando el momento perfecto para actuar..

Si esperas el momento perfecto, es posible que nunca comiences. El perfeccionismo se hace en nuestras mentes. Es un objetivo inalcanzable..^[3]

Es mucho más satisfactorio simplemente comenzar y completar un proyecto simplemente haciendo un gran trabajo.

Si vives en un mundo de "Debería hacer", es posible que nunca te vendan en el proyecto y estés lo suficientemente emocionado como para completarlo..

Sin embargo, si viene de un lugar de 'Quiero', ha elegido hacer de este proyecto un área de enfoque para usted..

Si desea más consejos sobre cómo evitar el perfeccionismo, eche un vistazo a este artículo: Cómo el secreto lo atornilla secretamente

6. Continuamente medir y revisar

La base de cualquier plan de mejora de la productividad tiene que incluir el progreso que puede medir..

Cuando avanzamos hacia nuestros objetivos y hacemos mejoras, nos sentimos mucho más felices y confiados..

Las metas vagas o generales no nos darán la misma sensación de logro que algo específico.

Si configura su plan de mejora de la productividad en términos de progreso específico y medible, se sentirá más conectado a tierra y menos agobiado..

La medición de su propio progreso de productividad personal también garantiza que no compare su desempeño con otros.

“La comparación es el ladrón de la alegría..” - Theodore Roosevelt

Establecer metas de productividad

Para desarrollar sus músculos para establecer metas, anote 5 mejoras específicas de productividad personal y profesional que desea realizar en los próximos 90 días.

Haz que sean medibles para que puedan ser rastreados y revísalos mensualmente y semanalmente.

Esto puede incluir reducir sus horas de trabajo en un número específico o comprometerse a probar una rutina matutina para los próximos 14 días.

Decida qué es lo más importante y qué podría hacer la mayor diferencia.

Revisar el desempeño del proyecto

Sus objetivos de productividad y su plan de acción crearán una diferencia tangible en los proyectos en los que está trabajando.

Antes de comenzar, configure una serie de criterios de éxito y luego revise el proyecto terminado en base a ese criterio.

Anote las mejoras que se han realizado a través de sus cambios de productividad y cualquier otra cosa para trabajar en su próximo proyecto.

7. simplificar

La clave para mejorar su productividad es simplificar y luego simplificar lo más posible.

Todos tenemos mucha complejidad en nuestras vidas, es difícil mantener el control y concentrarnos en nuestras actividades más importantes, tanto personal como profesionalmente..

Esto podría ser un calendario fuera de control, una bandeja de entrada abultada, una enorme lista de tareas pendientes, un desorden mental, demasiadas demandas de su tiempo o demasiadas fechas límite para cumplir..

Esto causa la sensación de estar atrapado o abrumado y puede provocar fatiga y estrés constantes. Escribí sobre esto en mi artículo Cómo ayudar a la ansiedad cuando la vida te está estresando.

Intente simplificar su vida centrándose en las actividades que brindan los mejores resultados y le brindan la mayor alegría y satisfacción..

Si puede seguir liberándose de las actividades de bajo valor y consumo de energía, puede crear un mayor impacto en las cosas, las personas y los proyectos que realmente importan..

Este es un proceso continuo, pero piense cuánto mejor sería su vida si se vuelve más y más simple..

En cualquier caso, las mejoras reforzarán su confianza..

La línea de fondo

Estas 7 reglas y estrategias de apoyo pueden implementarse para ayudarlo a dar ese primer paso hacia una mayor efectividad, confianza y productividad..

¿Por qué no elegir uno o dos y ver cómo pueden hacer una diferencia en su negocio y en su vida??

Cada poco de progreso y mejora en su productividad y felicidad puede hacer que su vida sea más placentera y sus resultados sigan mejorando..

Lo más importante es comenzar con su plan de mejora de la productividad..

Crédito de la foto destacada: Damian Patkowski a través de unsplash.com

Referencia

[1]	^	Brian Tracy: La regla 80 20 explicada
[2]	^	Dan Sullivan: Cómo mantenerse en la cima de su juego empresarial
[3]	^	Lucemi Consulting: Cómo derrotar al perfeccionismo de una vez por todas