Consejos para tener grandes reuniones virtuales

(Nota del editor: la siguiente publicación es un extracto del libro El imperativo de la colaboración: estrategias ejecutivas para desbloquear el verdadero potencial de su organización Por Ron Ricci y Carl Wiese. Ron Ricci es el vicepresidente de posicionamiento corporativo y ha pasado la última década ayudando a Cisco a desarrollar y fomentar una cultura de intercambio y procesos de colaboración. Además, ha pasado innumerables horas con cientos de organizaciones diferentes discutiendo el impacto de la colaboración. Carl Wiese es vicepresidente senior de ventas de colaboración de Cisco, un negocio global de miles de millones. Ha presentado sobre la importancia de la colaboración para las audiencias de negocios en docenas de países, incluidos Australia, China, Dubai, India, México y en toda Europa y los Estados Unidos. Para obtener más información, visite http://thecollaborationimperative.com.)

La nueva tecnología y la realidad de trabajar en organizaciones globales significa que estamos reemplazando las reuniones tradicionales en persona con la colaboración cara a cara, libre de viajes, habilitada para la tecnología que puede ocurrir en cualquier momento, con cualquier persona, en cualquier lugar del mundo. Publicidad

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El lugar de trabajo virtual tiene muchas ventajas, pero también presenta nuevos desafíos. Trabajamos con personas que nunca hemos conocido antes, y no podemos unirnos de la misma manera que lo hacemos cuando estamos sentados frente a ellos. Publicidad

Los tres ingredientes más importantes de una reunión virtual exitosa son la confianza., comunicación y listo acceso a la información. Aquí hay algunos consejos para ayudarle a tener éxito: Publicidad

• Antes de la reunión, asegúrese de que los asistentes tengan todos los materiales de preparación que necesitarán y el tiempo para revisarlos..
• Comience con un calentamiento rápido. Por ejemplo, comience la reunión pidiendo a los asistentes remotos que describan lo que está sucediendo en su país, ciudad u oficina.
• Durante “mezclado” reuniones, donde algunos asistentes se reúnen en persona y otros participan de forma virtual, se dirigen primero a los asistentes remotos y luego ofrecen la oportunidad de hablar con los asistentes en persona.
• Identificar a los asistentes en persona. Los oradores en la sala, ya sea presentando o haciendo un comentario, deben presentarse para que los asistentes remotos sepan quién está hablando..
• Pida a los asistentes remotos que sean vocales. Haga hincapié en que es su responsabilidad informar a las personas en persona si no pueden escuchar o seguir la discusión..
• No asuma que todos se sienten cómodos con la tecnología de colaboración virtual. Comunique y publique la ubicación y las pautas para las herramientas que está utilizando.
• Rotar los horarios de las reuniones. Asegúrese de que cada zona horaria tenga una reunión programada durante el horario comercial normal.
• Solicitar la participación. Preguntar regularmente a los asistentes remotos si tienen comentarios y animar a los participantes a publicar un mensaje.
• Asignar un monitor de reunión. Esté atento a las preguntas, mensajes instantáneos o publicaciones de chat e intervenciones de los asistentes remotos.
• Si su equipo virtual incluye clientes, socios, proveedores o proveedores, garantice la seguridad de sus documentos e información corporativa.
• Evite los coloquialismos, las siglas y el lenguaje corporativo si tiene hablantes no nativos.

(Crédito de la foto: Empresario y empresaria Teniendo reunión a través de Shutterstock)

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