Las únicas 5 herramientas que necesitas para implementar GTD

Si visita Lifehack con regularidad, estoy seguro de que ha notado la serie Getting Things Done que se ha presentado aquí últimamente. En las últimas semanas he estado discutiendo la metodología en sí y cómo usarla en sus esfuerzos diarios (tanto en el trabajo como en proyectos personales)..

Sin embargo, lo que no hice fue apuntarle hacia herramientas específicas que puede usar para hacer su vida GTD más fácil. Bueno, eso es exactamente lo que voy a hacer hoy..

Permítame recordarle que hay 7 elementos principales de GTD: lista de proyectos, lista de tareas siguientes, lista de futuros / futuros, calendario, “Esperando” Lista, archivos de recursos y el elemento intangible - confianza.

Cada uno de estos se puede manejar con las herramientas más simples posibles: lápiz y papel. Pero como vivimos en el siglo XXI, probablemente no sea la forma más efectiva para algunas personas..

Lo que sigue es una lista de excelentes herramientas que son compatibles con GTD desde el primer momento o que pueden ajustarse fácilmente para adaptarse a la forma de trabajar de GTD.

Tu bandeja de entrada

Como dije en una de las publicaciones de la serie GTD (Your Daily Graph of Activity), la mayoría de las personas generalmente comienzan su trabajo en sus bandejas de entrada..

Estas bandejas de entrada no tienen que ser bandejas de entrada reales (correo electrónico o buzones tradicionales). Como se define en GTD una bandeja de entrada es “Simplemente el lugar donde aterrizan todas las cosas entrantes.”. Esto nos brinda muchas posibilidades con respecto a las herramientas o el software que deseamos utilizar para nuestras bandejas de entrada..

Algunas herramientas y software que tienden a funcionar mejor son: Publicidad.

1. Cada software de correo electrónico

Esto es obvio, pero las soluciones más simples a menudo son las mejores. Su software de correo electrónico (sin importar lo que use) está configurado perfectamente para ser usado como bandeja de entrada para algunas cosas entrantes porque ... bueno, simplemente tiene una bandeja de entrada en ella, y cada correo electrónico que recibe está esperando a que lo lea..

Sin embargo, una cosa importante a recordar es que cuando se trata de nuevos correos electrónicos, debe actuar de inmediato..

¿Pero qué hacer cuando encuentra una nueva solicitud que no se ha enviado por correo electrónico? Aquí es donde otras herramientas entran en juego..

2. recuerda la leche

Remember The Milk (o RTM) es una gran herramienta y tiene muchas más aplicaciones GTD que solo actuar como una bandeja de entrada.

En primer lugar, RTM es esencialmente una aplicación de lista de tareas pendientes. Está disponible en línea (para todos los sistemas operativos), y también tiene muchas versiones para otras plataformas (iPhone, iPad, Android).

Sin embargo, para llamarlo simplemente un “aplicación de lista de tareas” es una subestimación bastante Se puede usar para cualquier tipo de actividad donde las listas de cosas sean útiles.

Por ejemplo, ya que hay una versión para iPhone, puede usarla como una lista de compras cuando vaya de compras o como un simple bloc de notas que puede usar sobre la marcha para que no se le escapen ideas brillantes. O puedes usarlo como una bandeja de entrada adicional. Cada vez que encuentre una nueva solicitud que no haya sido enviada por correo electrónico, puede incluirla en una lista separada dentro de RTM (preferiblemente una con nombre) “bandeja de entrada”). Publicidad

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Volviendo al propio RTM. La herramienta es muy fácil de usar. Admite múltiples listas, cuatro niveles de prioridades, etiquetas, muchos métodos abreviados de teclado (hacen que trabajar con RTM sea muy rápido una vez que los conozca), canales RSS, canales de iCal, recordatorios y más..

Lista de proyectos

A menudo, la Lista de proyectos es una pieza bastante extensa de bienes raíces de GTD ... por así decirlo. Debe estar perfectamente organizado para que cada proyecto sea fácil de entender y trabajar con él..

Para mí, solo hay una forma de hacerlo correctamente: usar mapas mentales.

Solo para recordarle (cortesía de Wikipedia), unmapa mental es “un diagrama utilizado para representar palabras, ideas, tareas u otros elementos vinculados y organizados en torno a una palabra o idea clave central”. O en un lenguaje sencillo: es la mejor manera de darle a tus pensamientos una forma física (en este caso, crear una representación digital de tus pensamientos).

La mayoría de los proyectos solo están semi-organizados en torno a muchos pensamientos diferentes que tienen sentido todos juntos, pero son difíciles de incluir en una lista tradicional o documento de texto. Los mapas mentales, sin embargo, pueden manejar tal situación excepcionalmente bien. Es por esto que los mapas mentales son perfectos para manejar tu Lista de Proyectos.

3. FreeMind

Cuando se trata de crear mapas digitales (en una computadora), existen muchas herramientas que pueden hacerlo posible. Sin embargo, hay uno que realmente vale la pena echarle un vistazo. Se llama FreeMind.

El nombre da una buena idea de que la herramienta es gratuita, y eso es bueno. Pero hay más buenas noticias: hay versiones disponibles para las plataformas y sistemas operativos más populares. No solo eso, sino que también puedes descargar “binarios” (FreeMind es un verdadero proyecto de código abierto).

Pero la mejor noticia de todas es esta: FreeMind es la herramienta disponible más fácil de usar, más rápida y más pequeña (en términos de memoria y espacio en disco utilizado). En esencia, esta es la mejor herramienta para el mapeo mental disponible. Publicidad

(Si prefiere las herramientas en línea para tratar con archivos locales en su computadora, puede revisar MindMeister. Parece bastante impresionante también. Proporciona toda la funcionalidad importante para el mapeo mental, y tiene muchas cosas adicionales, como la capacidad de incluir archivos adjuntos, imágenes, archivos PDF y otros archivos. Pero no es gratis. El plan menos costoso disponible es $ 4.99 por mes.)

Lista de tareas siguientes, lista de futuros / quizás, “Esperando” Lista

Sus listas, con la Lista de Tareas Próximas a la cabeza, son donde pasa la mayor parte de su tiempo cuando trabaja con GTD. Por lo tanto, deben ser fácilmente accesibles y fáciles de trabajar. Poder acceder a ellos en línea desde cualquier computadora y sistema operativo también es algo bueno.

Aquí es donde Recuerda la leche entra en juego una vez más He descrito a RTM en detalle anteriormente en esta publicación, así que estoy seguro de que ve su valor cuando se trata de trabajar con todo tipo de listas..

Un beneficio adicional de usar solo una herramienta para todas sus listas es que no tiene que jugar con miles de nombres de inicio de sesión y archivos locales diferentes. La forma más efectiva de evitarlo es concentrarse siempre en un número mínimo de herramientas y adaptarlas a sus hábitos de trabajo..

Calendario

Esto es simple, y estoy seguro de que puedes verlo venir ...

4. Google Calendar

No creo que tenga que convencerte de por qué Google Calendar es genial. Estoy seguro de que ya te has registrado (o para una herramienta / solución similar).

Las características más importantes de una herramienta de calendario GTD son:

• Disponible desde cualquier computadora (con acceso a internet)
• Soporta recordatorios
• Soporta múltiples calendarios para un solo usuario
• Soporta compartir eventos con otros usuarios
• Apoya eventos en curso

Y Google Calendar los tiene todos cubiertos. Además, hay muchas aplicaciones disponibles para cada plataforma móvil. Publicidad

Archivos de recursos / referencias

La única dificultad con los archivos de recursos es que deben estar bastante bien organizados, accesibles y, preferiblemente, disponibles desde cualquier computadora con acceso a Internet.

Esto se puede hacer implementando dos cosas.

1. Primero, cree un directorio / carpeta en algún lugar del disco duro de su computadora. Este directorio contendrá todos sus recursos, cosas que pueden ser útiles como referencia cuando trabaje en sus proyectos. Es su trabajo organizar muy bien este directorio y hacerlo lo más fácil de entender..
2. A continuación, conéctalo a Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox es una herramienta que te permite sincronizar tus datos entre los múltiples dispositivos que utilizas, pero también es excelente para acceder a tu contenido en línea directamente a través del sitio web de Dropbox..

Todo esto lo hace perfecto para actuar como una base de archivos de referencia de GTD. No solo puede sincronizar sus archivos en cada máquina que utiliza, sino que también obtiene una copia de seguridad en línea para que pueda dejar de preocuparse por la desaparición de sus cosas durante la noche después de un fallo en el disco duro..

Si solo estás utilizando Dropbox para almacenar los datos más esenciales, puedes ir con su plan gratuito (hasta 2 GB de espacio disponible en el disco, aunque puedes obtener espacio al invitar a otros al servicio). Más tarde, puede actualizar fácilmente su cuenta a “Pro 50”, donde obtienes 50GB por un modesto pago de $ 9.99 por mes.

Conclusión

Como puede ver, solo necesita 5 herramientas para implementar completamente GTD en su vida. (Por cierto, “cada software de correo electrónico” cuenta como uno. Y esto es bueno porque cuantas menos herramientas uses, más fácil será mantener el juego en conjunto y hacer que te funcione. Si empiezas a usar demasiadas herramientas, se convierten en una carga en lugar de un aumento de la eficacia y la productividad..

¿Qué herramientas utiliza usted como parte de su enfoque GTD? Por favor compártelos en los comentarios a continuación..

(Crédito de la foto: Juego sucio de herramientas de mano a través de Shutterstock)