La experiencia debe ser terminada para disfrutar los frutos del esfuerzo.

Las reuniones son una necesidad para promover la buena comunicación en cualquier negocio. Las reuniones bien organizadas, enfocadas y organizadas ofrecen la oportunidad de asegurar que todos los participantes estén comprometidos en un esfuerzo cooperativo. Por otro lado, las reuniones desorganizadas sin objetivos bien definidos inhiben la comunicación positiva y llevan a los participantes a preguntarse si los organizadores de la reunión realmente saben lo que están haciendo. Probablemente todos hemos experimentado ese sentimiento! Revisemos algunos elementos esenciales para una reunión bien organizada que promueva la comunicación positiva y asegure que los participantes se vayan con entusiasmo y determinación renovados. La mayoría de las personas conocen bien los tres primeros elementos, aunque a menudo se los ignora. Sin embargo, incluso la reunión más eficiente a menudo es ineficaz porque terminó sin finalizar la experiencia.

1. Identificar el objetivo de la reunión. Es fundamental identificar qué información se está compartiendo o qué decisiones se tomarán. También es importante reflexionar sobre qué conocimiento habrán adquirido los participantes después de que se hayan ido. La comunicación debe comenzar antes de la reunión..

2. Establecer una agenda. Establece el tiempo. Es tan importante establecer una hora de finalización como la hora de inicio. De lo contrario, la reunión se convierte en una sesión que pierde su propósito. Identifique al líder y a los participantes, y todos deben saber qué se espera que traigan a la reunión. Los esfuerzos de comunicación que no están bien planificados de antemano solo dificultarán la comunicación que tiene lugar durante la reunión. Publicidad

3. Mantener el enfoque de la reunión. No es raro que las reuniones sean largas y sinuosas porque a los participantes se les permite inyectar información u opiniones que no son relevantes para el objetivo de comunicación que se identificó para esta reunión en particular. Un líder fuerte y determinado es necesario para el resultado de comunicación más efectivo. Publicidad

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4. ¡Finaliza la experiencia! Resuma los resultados de la reunión antes de que salgan los participantes. Le corresponde al líder completar este paso más crítico para una comunicación exitosa. Resalta la información que se ha compartido. Agradezca a los participantes por sus esfuerzos y señale qué deben hacer los asistentes con esta información. Repita claramente las decisiones que se han tomado. Esto no es una repetición de la reunión, sino la identificación de cualquier nueva responsabilidad o fecha límite que pueda haber sido impuesta. Haga preguntas específicas para establecer que todos los asistentes entiendan sus objetivos específicos y los plazos para completar o cumplir. Indique qué coordinación debe tener lugar entre individuos o departamentos. Si se han tomado decisiones importantes, establezca el tiempo para la próxima reunión y aclare qué se espera que se logre en el período intermedio. Aclare cualquier pregunta que se haya planteado. Publicidad