Timothy Sherman
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Hay una importante migración en curso de la que debes estar al tanto, para que no te alcance sin tu conocimiento. Su calendario se está reformando, pero no solo por la nueva tecnología ... sino por sus nuevos hábitos.
Hasta hace 20 años, su calendario era solo un artículo de papel que estaba pegado a su pared, que se encontraba en su diario o sentado en su escritorio donde se reunían las citas. Fue diseñado como un objeto en el que grabó reuniones con otras personas utilizando un bolígrafo o un lápiz. Las fechas se agruparon en columnas, listas o como una matriz de cuadros, lo que le permite representar una demanda de tiempo como un espacio ocupado en la página. (UNA “demanda de tiempo” es un compromiso creado por un individuo para completar una tarea en el futuro.)
Avance rápido a través de las innovaciones de los últimos 30 años. Hojas de cálculo, programas de correo electrónico con calendarios electrónicos, PDAs de Palm, Blackberrys, iPads, Google Calendar, Microsoft Exchange ... y cuando llegue en 2012 encontrará hábitos y tecnologías que se inspiraron en lo que era un calendario, pero aún están limitados por nuestro antiguo conceptos.
Puede ver estos límites en los libros más populares de administración del tiempo y productividad de hoy en día, escritos, tal como estaban, por “Baby Boomer” autores Para ellos, cambiar un elemento en un calendario ha sido tradicionalmente una tarea difícil de realizar. Se trata de encontrar la página correcta, usar un borrador o White-Out para eliminar una entrada, encontrar un bolígrafo o lápiz y escribir una nueva cita. Pulcramente.
Solo unos pocos calendarios de gran paginación le permitirían grabar actividades en incrementos de 15 minutos, debido al tamaño de su escritura, por lo que se concentraría en registrar solo las citas importantes. Además, el hecho de que estos calendarios estuvieran en papel significaba que podían romperse, mojarse o dejarse en un avión. Definitivamente no querías almacenar toda tu vida en un calendario de papel.
Surgió una regla que se ajustaba a esos tiempos, y está incorporada en los libros de productividad de hoy: publicidad
“Solo coloca citas con otras personas en tu calendario..”
(Su corolario es: “no pongas nada mas en tu calendario.”)
Algunos han modificado esto para decir que solo debe poner compromisos importantes que “debe” Ocurre en un día y hora particular en su calendario. (La definición débil de “debe” hace que la regla sea confusa. Hay problemas con este enfoque. Si, como estudiante, no tiene que estudiar esta noche para un examen la próxima semana, es posible que no se moleste en programar esa sesión de revisión temprana y termine viendo una película en su lugar..
Estas fueron pautas razonables para un tiempo cuando el término “en tu calendario” significaba que una demanda de tiempo que usted había creado estaba literalmente escrita en un documento de papel como una cita. Es una forma de pensar antigua que simplemente no se ajusta a la tecnología que tenemos disponible en la actualidad. En el mundo de hoy, como dice David Allen de la fama GTD, un calendario es solo un tipo especial de lista..
El tiene razón.
La única diferencia entre una lista genérica y un calendario son las fechas y las duraciones que se incluyen en este último. Publicidad
Cuando agrega esta información a los elementos de una lista, se llama “etiquetado temporal” y este acto transforma una acción tal como “Recoger la leche” dentro “Recoger la leche a las 5 de la tarde del lunes, tomando 20 minutos.”. Una vez que se asignan etiquetas temporales a las demandas de tiempo, se pueden colocar en vistas de calendario ordenadas correspondientes a días, semanas, meses, años, etc..
Esto no es del todo nuevo. Mi viejo DayRunner Diary abandonado en 1997 ofrecía múltiples formas de ver las demandas de tiempo en mi vida, en forma de diferentes inserciones de papel..
Lo que ha cambiado es la forma en que usamos la tecnología para gestionar las demandas de tiempo y crear estas vistas..
Hoy tenemos una tormenta de tiempo que nos exige volar cada día. Pueden ser capturados de las siguientes maneras:
- Mental: Solo existen en tu mente (por ejemplo, una nota mental para ti mismo para tener pasta para la cena esta noche).
- Papel: Estos se escriben (por ejemplo, una lista de tareas que incluye las acciones que se le asignaron en una reunión).
- Electrónico: Estos existen en bits y bytes (por ejemplo, las demandas de tiempo ocultas en su bandeja de entrada de correo electrónico).
A un subconjunto de los elementos electrónicos se les han asignado etiquetas temporales. Cuando abre su calendario, simplemente está solicitando ver una porción, o vista, de todas las demandas de tiempo electrónico que se etiquetan temporalmente.
Un calendario, entonces, es una vista. Debido a que es electrónico, puede solicitar una cantidad de vistas diferentes que no tengan nada que ver con los límites de la página escrita o impresa. Puede etiquetar tantas demandas de tiempo como desee sin quedarse sin espacio. Publicidad
De hecho, si tuvieras un genio mágico, probablemente adjuntarías una etiqueta temporal a todas las demandas de tiempo en la tormenta de viento que pudieras. Cuando, por ejemplo, un correo electrónico desencadena una demanda de tiempo, tendrías la siguiente conversación con tu genio:
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Desplácese hacia abajo para continuar leyendo el artículo- “Necesito trabajar durante una hora en una nueva publicación de blog. Muéstrame mi calendario para mañana.”
- “Gracias genio No hay espacio mañana. Muéstrame el calendario para la próxima semana.”
- “Gracias genio Reserva para el viernes, la próxima semana, a las 3 de la tarde..”
Hoy en día, no necesitamos que nuestro propio genio siga los pasos enumerados anteriormente si cambiamos nuestro modelo mental de qué es un calendario y dónde se encuentra..
Modelo mental # 1: ¿Qué es el nuevo calendario?
Al ver un calendario como una porción de tiempo o una vista, el acto de mirar su calendario se transforma en una actividad dinámica en la que alterna entre vistas, mientras cambia los elementos. Crear, reorganizar, volver a redactar, alargar, acortar y eliminar las demandas de tiempo es fácil. Casi imperceptiblemente, nos estamos moviendo en esta dirección, ya que la última tecnología en forma de tabletas, teléfonos inteligentes y computadoras portátiles hace que sea más fácil realizar estos cambios todos los días..
Con mayor facilidad, viene la capacidad de administrar un mayor número de demandas de tiempo a medida que desarrollamos el hábito de etiquetar temporalmente un porcentaje mayor de más demandas de tiempo, y dominar la elegancia y el poder de usar diferentes vistas para ver solo la información que necesitamos a tan solo el tiempo justo.
Modelo Mental # 2: donde se encuentra el nuevo calendario
Las demandas de tiempo en este nuevo mundo no se sientan en el papel, en un dispositivo de mano o en un disco duro. En su lugar, residen en una nube electrónica a la que se accede mediante una pantalla que nos proporciona una vista en tiempo real. Humedecer las cosas ya no es un problema, y tampoco es una falla de la batería o una falla, debido a la presencia de copias de seguridad a prueba de fallas. Nunca nos faltan las demandas de la nube de tiempo, incluso cuando olvidamos nuestro dispositivo favorito en casa, ya que se pueden utilizar otros métodos para obtener diferentes vistas. Un día, incluso tendremos relojes que pueden abrir una vista de calendario. Publicidad
La nueva tecnología ha permitido la adopción de estos nuevos modelos mentales, pero son nuestros hábitos diarios los que impulsan esta migración. Estamos empujando constantemente el sobre de cómo manejamos las demandas de tiempo, y solo estamos limitados por los innovadores de tecnología que tardan en comprender lo que estamos tratando de hacer y cómo lo estamos haciendo..
Desafortunadamente, los investigadores también tardan en ponerse al día, aunque en parte muestra que las personas que tienen más habilidad para administrar el tiempo utilizan el etiquetado temporal y las vistas de calendario. Estas técnicas les permiten gestionar un mayor número de demandas de tiempo: una tormenta de viento aún mayor.
Eso no debería ser una sorpresa. La resistencia codificada en los libros de gestión del tiempo se basó en un paradigma de papel. Con la redefinición de un calendario como una vista de las demandas de tiempo y la nube como la mejor ubicación de almacenamiento, podemos usar nuestro propio genio mágico para hacernos más productivos..
Crédito de foto destacado: Calendario y lápiz a través de Shutterstock y foto en línea Tarjeta de calendario por Joe Lanman a través de Flickr (CC BY 2.0)