Vea con qué facilidad puede minimizar las distracciones y maximizar la eficiencia

Si maximiza la eficiencia, proporcionará más valor para usted y para los demás. Va a cumplir objetivos más rápido y más consistente. Vivirás una vida más plena, ya sea que eso signifique aumentar tu riqueza, tu tiempo libre o tu tiempo con la familia. Afortunadamente, puede maximizar su eficiencia, o “entrar en la zona,” siguiendo tres reglas simples: establecer un entorno propicio, perseguir el enfoque intencional y eliminar las distracciones inevitables. Estas acciones clave dirigen su enfoque a la tarea en cuestión y minimizan la atención a las distracciones.

Enseño y doy clases en una universidad importante, escribo artículos académicos y programas de computadora, y tomo un doctorado. Clases de nivel. Eso es solo mi “dia de trabajo.” Por la noche, me gusta pasar tiempo con mi esposa y nuestras familias, leer, escribir para mi blog y participar en actividades al aire libre. Al igual que usted, tengo grandes sueños y debo trabajar de manera eficiente para cumplir mis objetivos. Pero no tengo la fuerza de voluntad para trabajar incansablemente días largos y entumecidos. Quizás tú tampoco. Si quiero cumplir mis metas, debo trabajar eficientemente..

No siempre me he dado cuenta de esto, en realidad es una nueva perspectiva para mí. En el pasado, creía la tontería acerca de “poniendo en las horas.” El consejo estándar es algo como esto: “Escribe todo lo que necesitas hacer y luego hazlo!” Esto es muy inútil porque no puedo hacer eso. Me distraigo con demasiada facilidad.

Me di cuenta de que las listas de tareas, si bien tienen su lugar, no son la clave para una producción eficiente. En su lugar, simplemente necesitaba aniquilar al enemigo de la productividad: distracciones. Sabía que si eliminaba las distracciones, lograría mis objetivos y tendría más tiempo para perseguir otros intereses. Publicidad

Desde esta perspectiva, he reducido la idea de aniquilar las distracciones a tres claves simples. Si haces estas cosas, maximizarás la eficiencia..

Establecer un entorno que sea propicio para la productividad

Primero, debe establecer un entorno que sea propicio para la productividad al eliminar las posibles distracciones. Esto significa que su escritorio no debe tener nada, excepto lo que necesita, incluidos los cajones de su escritorio y la computadora de escritorio. Cualquier elemento innecesario en su área de trabajo lo hace menos eficiente. Puede obstaculizar su productividad física, mental y emocionalmente. Debe mover el libro que no necesita para dejar espacio para un documento necesario. La hoja de cálculo no terminada en el escritorio de su computadora distrae su atención y necesita unos segundos para restablecer su impulso. El desordenado cajón de su escritorio le dificulta encontrar lo que necesita y le agrega más estrés a su mañana.

Decluttering su espacio de trabajo es simple. Simplemente coloque todo lo que esté dentro, sobre y alrededor de su escritorio, colóquelo en una pila enorme y vuelva a colocar solo lo necesario para sus tareas diarias. Deseche todo lo demás o guárdelo en otro lugar. Es así de simple.

Solicitud: Mi escritorio tiene una computadora, una lámpara y todo lo que esté trabajando en ese momento. Eso es. También mantengo mi computadora de escritorio despejada. No tengo iconos permanentes en mi escritorio. Cuando comienzo a trabajar en un proyecto en particular, creo iconos de acceso directo a los archivos importantes y los agrego al escritorio. Cuando termine, los elimino. El cajón de mi escritorio contiene solo los suministros que necesito en un día normal de trabajo (pluma, resaltador, rotulador, grapadora, sujetapapeles, pinzas de cocodrilo y bandas elásticas). Guardo una libreta legal y “colección” Cesta en un estante debajo del escritorio y fuera de la vista. Mi cesto de basura se sienta al lado de mi escritorio. Publicidad

Eliminar el desorden de su espacio de trabajo. Esto libera tu mente, permitiéndote ser más creativo y productivo al eliminar muchas distracciones potenciales antes de que tu trabajo comience.

Lograr un enfoque intencional

El enfoque rara vez aparece inesperadamente. En cambio, es intencional. Puede lograr el enfoque a través de un esfuerzo voluntario, pero solo por un tiempo limitado. Afortunadamente, la “tiempo limitado” es suficiente.

La ley de Parkinson nos dice que “El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización..” Esta ley es una consecuencia de las distracciones, que continuamente roban valor de nuestras vidas. Lo que podrían haber sido dos horas escribiendo una entrada de blog y dos horas jugando Frisbee con mi esposa se convierten en cuatro horas de blogging. Debes contrarrestar intencionalmente esta tendencia..

Contrariamente a algunos que recomiendan plazos estrictos para el trabajo (es decir, dejaré de trabajar en este proyecto a las 3 p.m.), recomiendo trabajar en proyectos durante el tiempo que lo desee, pero trabajando intensamente. Esto le da la flexibilidad necesaria para hacer juicios intuitivos sobre su tiempo a medida que avanza el trabajo pero elimina el arrastre de pies. Trabajando en ráfagas intensas cortas y tomando descansos frecuentes, conocidos como “pulsante,” Permite trabajar eficientemente manteniendo tu energía mental. Debe derrotar la ley de Parkinson no a través de plazos estrictos, sino trabajando intensamente o en absoluto. Comprométase a trabajar intensamente durante un período de tiempo manejable, tomando un breve descanso y luego comience nuevamente. Publicidad

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Solicitud: Utilizo la técnica Pomodora, trabajando 25 minutos, tomando un descanso de cinco minutos y luego repitiendo. Durante mi breve descanso, puedo tomar un trago de agua, revisar mi correo electrónico o Twitter, o salir. Solo tengo cinco minutos, por lo que no me preocupa que estas actividades se salgan de control. Estos descansos son refrescantes y me permiten comenzar otra sesión de 25 minutos con un enfoque renovado. Uso Tomate Timer for Ubuntu para administrar mis sesiones; El temporizador CherryTomato está disponible para Windows y Mac. Pero no importa qué software use, simplemente busque un sistema que funcione para usted..

Mientras trabaja, asegúrese de maximizar su enfoque trabajando en sesiones intensas y cortas con descansos deliberados. Esto lleva a una tremenda eficiencia, le da más tiempo para buscar otros intereses y agrega valor a su vida y la de los demás..

Desarrollar un sistema para lidiar con distracciones inevitables

A pesar de sus esfuerzos por crear un espacio de trabajo libre de distracciones y trabajar en sesiones breves y enfocadas, aparecen distracciones con las que debe lidiar. Piensas en una idea para otro proyecto o alguien interrumpe con un poco de información importante. Debe recopilar esta información para más adelante, pero de una manera que no interrumpa su eficiencia actual. Me parece útil el sistema de recolección propuesto por David Allen..

Cuando aparece una distracción importante, debes sacar esa información de tu mente rápidamente, pero asegúrate de tratarla más tarde. Rápidamente apunto estas distracciones y las tiro a la canasta de recolección que se encuentra en un estante debajo de mi escritorio. Repaso mi cesta de recolección un par de veces al día, de manera confiable, eficiente y deliberadamente, abordando estas distracciones potencialmente disruptivas. Publicidad

Solicitud: Mientras escribía este blog, un par de otras buenas ideas me vinieron a la mente. Simplemente anoté esas ideas y las arrojé a mi cesta de la colección debajo de mi escritorio. Desde entonces, los he agregado como ideas de publicación en mi software Nevernote. Debido a que puse las ideas en un sistema en el que confiaba, me liberé de la mente para continuar trabajando en la tarea actual sin tratar de recordarlo para más tarde o cuidarlo ahora.

Las distracciones son inevitables. Debe crear un sistema que le permita continuar rápidamente su sesión de trabajo actual, pero garantiza que la información se almacene y se use más adelante. Una simple canasta de recolección te permite hacer esto..

Puede maximizar la eficiencia y ofrecer más valor para usted y para los demás.

Puedes y debes trabajar de manera más eficiente. Te mereces más que arrastrar los pies durante ocho horas todos los días. Afortunadamente, el trabajo eficiente no requiere fuerza de voluntad sobrehumana. Simplemente requiere prepararse para el éxito. Debes dar tres pasos para maximizar tu eficiencia. Ningún paso es difícil, pero todos requieren una acción deliberada. Primero, debe eliminar las posibles distracciones de su área de trabajo. Necesitas lidiar con estas distracciones antes de que te detengan. Segundo, debes trabajar en ráfagas intensas. Si no lo hace, su trabajo se expande para llenar el espacio disponible, infringiendo a tiempo los proyectos familiares, de ocio y empresariales. Finalmente, debe planificar para lidiar con las distracciones inevitables que podrían interrumpir sus sesiones de otra manera productivas. Anotar rápidamente la información y lanzarla a una canasta de recolección le permite volver a encarrilarse mientras confía en que tomará las medidas necesarias más adelante. Tome estos pasos, maximice su eficiencia y cree un valor implacable.

¿Qué piensas? ¿Me he perdido alguna clave importante? ¿Cómo has implementado estas ideas? ¿De qué otra manera maximizas la eficiencia??

Crédito de la foto destacada: ajedrez a través de Shutterstock