¿Buscando un espacio de trabajo virtual compartido?

En mi práctica de coaching, busco cada vez más formas de trabajar con mis clientes en documentos y proyectos compartidos en línea. Estoy buscando soluciones en línea por dos razones:

1. Permite que mi cliente y yo accedamos a los documentos y trabajemos en ellos en colaboración en cualquier momento. Mis clientes son personas ocupadas que necesitan la flexibilidad para trabajar en sus propios horarios.
2. Mi práctica incluye entrenamiento a larga distancia mediante teléfono, mensajería instantánea (IM), etc. Cuando necesitamos trabajar o intercambiar documentos, PDF, correo electrónico y fax son herramientas ineficaces..

Queremos poder configurar un espacio de trabajo en línea para trabajar en documentos y proyectos en un solo lugar. Debemos ser capaces de: Publicidad.

• Publicar y editar documentos en línea;
• Sincronice automáticamente nuestros calendarios (especialmente Outlook), con calendarios en línea y viceversa;
• Combine calendarios en línea en calendarios grupales para ver de un vistazo cuando cada individuo está ocupado / libre;
• Publicar hilos de discusión;
• Reciba alertas por correo electrónico o SMS ("texto") cada vez que los miembros del grupo hayan cambiado o agregado cualquiera de las tres primeras funciones (documentos, calendarios, hilos de discusión).

Bastante simple verdad? Usted pensaría que sí. Fui a los dos primeros lugares que sabía que ofrecían algunos o todos estos servicios: Google y Microsoft. Gran decepcion.

grupos de Google

Las buenas noticias
Es gratis. Eso es difícil de superar. Y Google tiene otras dos fortalezas como un lugar para realizar el trabajo: a) está completamente basado en la web, yb) hay una gran cantidad de diversas herramientas.

Al estar basado en la web, no solo puede almacenar y ver documentos, discusiones y calendarios, sino que también se pueden editar y compartir directamente en el navegador. No se requiere ningún tipo de cliente en su computadora (que no sea un navegador web); no hay necesidad de descargar nada a menos que desee sincronizar elementos para trabajar fuera de línea.

Una herramienta particularmente poderosa es la función de formularios disponible a través de la hoja de cálculo de Google. Esto le permite crear una encuesta que se puede configurar de diferentes maneras y vincularla a una hoja de cálculo que recopila los datos de respuesta. Lo he usado varias veces y me encanta. No tiene el poder y el 'pulido' de algunas de las ofertas de encuestas en línea dedicadas (como las de Constant Contact), pero es seguro, flexible y gratuito. Google Forms tiene una colección de plantillas básicas que le permite configurar su encuesta o cuestionario de varias formas atractivas con un tiempo de diseño mínimo. Publicidad

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La gran cantidad de herramientas disponibles en el sitio de Google es realmente impresionante. Grupos de Google, Documentos, Calendario, Google Talk (IM), Blogger, Picasa, y más ... Pero eso me lleva a ...

Las malas noticias
Por tanta riqueza de herramientas, La falta de integración me dejó atónita.. En pocas palabras, no hay casi ninguna forma de utilizar una herramienta de manera integrada con otra. ¿Quieres enumerar tus documentos de Google compartidos en un grupo de Google? No puedo hacer eso ¿Desea sincronizar sus calendarios de Google para crear un calendario de grupo compartido dentro de Grupos de Google? Tampoco puedo hacer eso. ¿Desea incrustar una hoja de cálculo de Google Docs en un documento de Google Docs? No La lista de lo que no puedes hacer sigue y sigue.

Recomendación:
Use Google si desea una herramienta gratuita para compartir el trabajo en línea, pero no espere mucho. La falta de integración en este punto del juego es frustrante. Es especialmente extraño ya que Google tiene en sus manos una colección muy poderosa de herramientas individuales. No tiene sentido que no estén mejor integrados..

Windows Office Live

Las buenas noticias
Probablemente los dos aspectos positivos más importantes con las herramientas de Microsoft son que a) están bastante estrechamente integrados con Microsoft Office (especialmente Office 2007) yb) hay mucho más espacio de almacenamiento disponible (5 GB frente a los 100 MB de Google). Publicidad

Si tiene una cuenta de Office Live, que es gratuita, puede guardar sus documentos de Office (Word, Excel, etc.) directamente en su área de trabajo en línea. Allí puedes invitar a otros a verlos y editarlos..

Hay una notificación disponible para la mayoría de los tipos de actividad en un área de trabajo de Office Live.

Las malas noticias
Si bien las diversas herramientas están mejor integradas a través de la copia de Office que tiene en su computadora, la capacidad de uso de la red no es mayor que la oferta de Google. Las debilidades se dividen en tres áreas:

• Cualquier persona que acceda a documentos en su área de trabajo compartida debe poseer una copia de MS Office para una funcionalidad completa de edición e integración. Esta restricción 'solo para clientes de Microsoft' es muy seria. Probablemente exista un nivel de facilidad de uso con Open Office, pero todavía está muy lejos de la independencia de la plataforma de Google Documents..
• No hay manera de editar en línea. Esto significa que si está en la carretera, no puede acceder fácilmente a sus documentos desde un cibercafé o la mayoría de los teléfonos inteligentes (no es que editar documentos de Google desde un teléfono inteligente sea un picnic, pero al menos se puede hacer).
• La integración del calendario es una pesadilla. He pasado horas tratando de averiguar cómo configurar un calendario en Office Live que se sincronice con mi calendario de Outlook. No solo eso no funciona, me llevó una eternidad encontrar a dónde va mi calendario cuando lo 'publico' en línea (va a un sitio con la dirección que comienza calendars.office.microsoft.com, que no está vinculado desde el Resto del sitio de Office Live que puedo encontrar). Y no puedes sincronizar de dos maneras. Solo puedes sincronizar tu calendario en línea con Outlook, no al revés. Esa es una seria limitación para un espacio de trabajo grupal 'en vivo'.
• Otra debilidad es la relación confusa entre Windows Live, Office Live y Office Live Small Business. Oh, espera, también hay Microsoft Groove! La distinción entre estas ofertas no está clara y no parece haber ninguna integración entre Windows Live (como Messenger) y Office Live. Además, la distinción entre las diferentes 'Vidas' no está clara. Al menos en Google, está claro para qué es exactamente cada herramienta, incluso si no juegan bien juntos.

Conclusión?

La herramienta que quiero no existe. Dado el gran número de jugadores en este campo, y la explosión de interés en el aprendizaje y el trabajo virtual y colaborativo, me sorprende. También miré algunos sitios de pago, como Central Desktop. Esto ciertamente hace el trabajo mejor que Microsoft o Google, pero aún no hace algunas de las funciones básicas (como la sincronización y la combinación de varios calendarios). Teniendo en cuenta que Central Desktop cobra una tarifa, esperaría que tuviera serios timbres. No tan. Supongo que en algún lugar, viviendo dentro de una intranet de alta gama, existe una herramienta patentada que lo hace, pero ciertamente no está disponible para el resto de nosotros. Publicidad

Entonces, ¿cuál es la conclusión? Tenemos que usar herramientas separadas para improvisar un espacio de trabajo virtual colaborativo: Microsoft tiene una muy buena integración de Office (con la evidente excepción del Calendario de Outlook), Google tiene muchas buenas herramientas para compartir por separado, Tungle hace un fantástico calendario de grupo, Central Desktop hace un trabajo decente pero cobra.

Si tuviera que elegir un sistema, el de Google es probablemente el más cercano. Google es bastante bueno para sincronizar calendarios de maneras que puede compartir, alojar blogs, almacenar y editar documentos directamente en el entorno HTML / Web y proporcionar un espacio compartido muy básico en Grupos de Google. Ningún otro sitio ofrece todos estos “en un lugar”. Pero esa es la mayor frustración con Google, la de ellos tampoco está 'en un lugar'. Tienes que saltar de Calendario a Documentos, a Blogger, a Grupos y de nuevo para tener una idea de lo que está haciendo tu grupo. Cómo un sitio podría alojar todas estas herramientas por separado y no reunirlas en una sola interfaz es un completo misterio para mí. Incluso tienen la interfaz ya establecida: configura una versión con pestañas de iGoogle y ve a qué me refiero!

Google no está descansando (o más bien sentado) sobre sus laureles. Hay un nuevo proyecto para compartir en el desarrollo temprano llamado Google Wave que permite a los usuarios compartir ideas, archivos, documentos, video y audio en tiempo real (piense en IM) y asincrónicamente (piense en 'publicar'). Ahora, si pudieran integrar una función de calendario de grupo real, y Google Docs completamente editables en eso, podríamos estar llegando a algún lugar!

Estoy ansioso por leer las soluciones de otros en la búsqueda de espacios de trabajo virtuales compartidos.