Diga adiós a su bandeja de archivo ... para siempre

La temida presentación, acumulándose en su escritorio, en su bandeja de presentación, en la parte superior del archivador, en cualquier lugar, excepto donde debe estar. ¿Por qué una tarea tan simple que requiere muy poca capacidad cerebral causa tanta angustia en la mayoría de las personas? La presentación es uno de los trabajos principales que la mayoría de las personas posterga.

Últimamente he tratado de simplificar mi vida, avanzando gradualmente hacia un enfoque más minimalista y, en el proceso, decidí trabajar desde un escritorio más pequeño. Calculé que si hubiera menos espacio en el escritorio para colocar las cosas y menos espacio en los cajones para colocar las cosas, me ayudaría a minimizar. Ha ayudado hasta cierto punto. Me obligó a purgar todos mis cajones y solo guardar lo esencial. Lo que también sucedió fue que tuve que mover mi pequeño archivador a una ubicación diferente, a unos diez pasos de mi escritorio, que ya no está al alcance de mi silla. Publicidad

El resultado, que me ha sorprendido bastante: he acumulado una gran cantidad de archivos..

Lección 1: mantenga su archivador / caja muy cerca

Si no puede presentar un documento con facilidad cuando termine con él, es más probable que lo coloque en una bandeja de archivo en lugar de levantarse y archivarlo correctamente. La mayoría de nosotros tenemos horarios ocupados y pararnos para archivar un pedazo de papel se consideraría un mal uso del tiempo, por lo tanto, dejamos que la presentación se acumule hasta que haya suficiente para justificar el viaje al archivador. El problema con eso es que cuanto más grande es la pila, más grande aparece el trabajo y evitamos y evitamos porque (en realidad) hay trabajos más importantes por hacer. Al tener el archivador al alcance, elimina esta potencialidad. Es fácil y rápido archivar en el lugar para que adquiera mejores hábitos.

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Pero para poder archivar de manera rápida y eficiente, debe cumplir con la segunda lección ... Publicidad

Lección 2: Etiqueta todos tus archivos claramente

Esta es una parte del rompecabezas que mucha gente resiste. La mayoría de las personas escribirán las etiquetas a mano para sus archivos colgantes, pensando que es más rápido y claro. A veces escriben con lápiz negro, a veces con azul, a veces TODO EN EL CASO SUPERIOR y otras veces no, y si tiene suerte, se utilizará un marcador negro.

Incluso si tiene un sistema para escribir todas sus etiquetas con un marcador negro en TODO EL CASO SUPERIOR, sus archivos no serán tan fáciles de encontrar como los que ha creado un rotulador. Una etiquetadora tiene una composición tipográfica clara y consistente. Puede discutir esto hasta que esté azul en la cara ... pero la etiquetadora funciona. Vale la pena la pequeña inversión. Cuando las carpetas estén claras y con su gabinete cerca, podrá archivarlas sobre la marcha (siempre que no tenga demasiados archivos o carpetas).

Lección 3: Purgar la presentación regularmente

Es ampliamente reconocido que un archivador lleno en exceso es perjudicial para su salud. Si está tratando de meter un documento en una carpeta sobrecargada que también está en un archivador sobrecargado, no terminará bien. Publicidad

Establezca una fecha y hora una vez cada dos meses para eliminar documentos antiguos. Averigüe las regulaciones locales sobre cuánto tiempo debe conservar los documentos para fines fiscales y legales. Minimice la cantidad de papel que posee y solo reténgalo donde sea absolutamente necesario. Si su papeleo lo está pesando, también podría intentarlo sin papel.

Lección 4: Explora la posibilidad de sin papel.

Se ha vuelto muy popular en los últimos tiempos para ir sin papel. Escuchará a muchas organizaciones declarar con orgullo que son una oficina sin papel o una organización sin papel. Esto significa que los documentos no se imprimen sino que los documentos vienen en formato de papel y luego se escanean en la computadora para archivarlos..

El desafío con un sistema sin papel es garantizar que los documentos electrónicos se archiven para una fácil recuperación. Se debe usar un sistema de archivo jerárquico claro y simple, combinado con una función de búsqueda sólida en su computadora. Publicidad

Lección 5: Mantenlo simple

Mantenga sus categorías simples y no se complique demasiado. David Allen recomienda un sistema de archivo A-Z simple, que funciona bien si tiene muchos archivos..

En la oficina de mi casa no tengo demasiados archivos, por lo que me complace archivar por categoría. Por ejemplo, tengo un Casa archivo donde mis documentos de seguro y documentos de instalaciones se archivan en carpetas separadas de manilla, y un Coche archivo donde van mi seguro de automóvil, impuestos de automóvil y otros documentos relacionados. Recuerde que el objetivo de su sistema es tener una recuperación fácil y rápida, así que vea qué funciona mejor para usted.

Sigue estas reglas y nunca te estreses más sobre una bandeja de archivo superpoblada. Un escritorio libre de desorden y sin estrés lo espera..

¿Tienes algún consejo para archivar que te gustaría compartir? Siéntete libre de hacerlo en los comentarios a continuación..

(Crédito de la foto: Ilustración 3D de información a través de Shutterstock)