Apilamiento de papel, archivo horizontal y otras opciones de archivo

  • Michael Waters
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¿Alguna vez has notado que algunas personas tienen montones de papeles en su oficina? Si no se organiza amontonando, puede estar viendo esas pilas con curiosidad, disgusto o asombro. ¿Por qué alguien querría estar rodeado de pilotes, especialmente? “disfuncional” ¿Pilas de papel que ocupan secciones enteras de su oficina? Publicidad

Después de muchas rondas de destrucción de pila para mis clientes, he aprendido que muchos 'pilers' comparten ciertas características: Publicidad

  • están orientados visualmente y se preocupan de que si los documentos están fuera de la vista, estarán fuera de la mente;
  • prefieren organizarse horizontalmente; en lugar de verticalmente (presentación tradicional);
  • tienen dificultades para tirar los papeles porque temen cometer un error o perder una oportunidad;
  • tienen dificultades para tomar decisiones porque tienden a considerar todas las posibilidades de uso de los documentos;
  • son fácilmente abrumados por el papel; una vez que se atrasan un poco en la gestión del papel, se cierran y dejan de tratar con eso;
  • realmente no saben cómo configurar sistemas más efectivos para tratar con papel de manera efectiva.

¿Qué hacer? Por supuesto, una opción es continuar utilizando pilas de papel para realizar un seguimiento de los proyectos en curso. Pero querrá asegurarse de que sean pilas funcionales, que contengan documentos relacionados con un solo tema o proyecto. Publicidad

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Otras opciones para evitar el apilamiento:

  • Haga un compromiso de TOMAR UNA DECISIÓN sobre qué hacer con el papel la primera vez que lo toque. 1) ¿Es un elemento de acción? 2) ¿Debe ser archivado? 3) ¿Debería ser enviado a otra persona? 4) ¿Es basura? 5) ¿Es algo para leer? 6) O, ¿es algo de lo que estás indeciso? Cree lugares de fácil acceso para cada uno de esos tipos de artículos. Luego, ponlo en el lugar apropiado..
  • Haga un compromiso para DETENER LA CONFIGURACIÓN DEL PAPEL A UN LADO por cualquier motivo..
  • Use un clasificador por pasos en su escritorio para hacer que los archivos sean visibles. Haga que esos archivos contengan proyectos activos o documentos y formularios que usa con frecuencia. Asegúrese de etiquetar los archivos en tinta oscura. O, mejor aún, use un fabricante de etiquetas (disponible en tiendas de suministros de oficina por aproximadamente $ 50).
  • Use un archivador abierto (disponible sobre ruedas), una caja de archivo de escritorio o una caja para que pueda seguir disfrutando de un formato horizontal, pero tenga los beneficios de un sistema de archivo vertical.

¿Por qué aprender a ser un piloto funcional??

  • Podrás poner tus manos en papeles que necesitas mucho más rápidamente. No puede encontrar documentos rápidamente en una pila disfuncional (una que contenga artículos relacionados con muchos tipos diferentes de temas o actividades).
  • Tu espacio se sentirá mucho más tranquilo. Las pilas disfuncionales son muy ruidosas. Dado que todo está vivo con energía, cada pedazo de papel tiene un tipo diferente de energía. Ponlos todos juntos y tienes una multitud que grita. Comparado con una pila de solo un tipo de papel, por ej. documentos relacionados con impuestos, una pila mixta es una mezcla de energía que tenderá a evitar. Si tienes varias pilas disfuncionales en la misma habitación, es probable que te sientas abrumado por el tumulto de energía y la visibilidad de tanto papel..
  • Se sentirá más competente y menos ansioso por lidiar con el papel. Una habitación llena de pilas de papel parece gritar., “¡Tú babob! ¿Realmente sabes lo que estás haciendo??” o “Realmente estás detrás. ¿Por qué no estás haciendo algo al respecto??” Los papeles clasificados en pilas por categoría o archivados en un clasificador por pasos o un sistema de archivo abierto tienen una energía ordenada y afirmativa que es mucho más silenciosa y tranquila que las pilas mixtas sin identidades específicas.

Si eres un piloto, comprométete a aprender formas más efectivas de mantener tus documentos visibles y accesibles a la vez que reduce la energía negativa que emana de múltiples pilas. Dos pilas funcionales son mucho más silenciosas que dos pilas mixtas. Un sistema de archivo abierto es más silencioso que cualquier sistema de acumulación. Recuerde, hay opciones disponibles que satisfarán su necesidad de visibilidad y lo ayudarán a recuperar los documentos que necesita en segundos. Tómese el tiempo para organizar sus pilas en un sistema que realmente funcione para usted.

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