John Carter
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Como organizadores profesionales que ayudan a las personas a organizar sus oficinas domésticas y áreas de trabajo, aquí están los 7 errores más grandes de organización de la información que vemos en nuestro trabajo con los clientes: ¿usted también está cometiendo estos errores??
1. No sabiendo la diferencia entre “Acción” Y “Referencia”
Este concepto es muy importante para comenzar a atravesar tus pilas. Es necesario separar el papel y la información que requiere acción a partir de información que simplemente necesita ser guardada para posibles necesidades futuras.
2. No tener un sistema estándar de gestión de contactos. Publicidad
¿Tiene una combinación de trozos de papel, pilas de tarjetas de visita con bandas elásticas, su libreta de direcciones de correo electrónico y una libreta de direcciones en papel? Decidir sobre un sistema y poner todo en un solo lugar.
3. Equipos y suministros que dificultan su archivo.
Muchas personas tienen archivadores de baja calidad que crean barreras para la presentación efectiva y oportuna de sus documentos. A menudo vemos cajones que se pegan o no funcionan correctamente, lo que hace que no desee abrir el cajón en absoluto. La compra de suministros de calidad de presentación también es importante. A menudo vemos que las carpetas colgantes baratas se deshacen, lo que hace que la pieza de metal se caiga (y sus papeles también).
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4. No tratar con el papel y la información de forma regular Publicidad
¿Cuál es tu tolerancia para hacer platos? ¿Deja que su fregadero se acumule hasta que se sienta abrumador? Probablemente no ... la mayoría de la gente hace sus platos diariamente. Enseñamos a las personas que su bandeja de entrada o correo electrónico es como el fregadero de su cocina. El correo simplemente seguirá llegando y dejar que se acumule solo lo hará sentir peor.
5. No tener un hogar seguro para sus contraseñas
Es importante mantener sus contraseñas seguras y cambiarlas con frecuencia, pero si no tiene un sistema para rastrearlas, es muy fácil olvidar la información. Existen muchos programas de software para el mantenimiento de contraseñas en el mercado que son seguros, están encriptados y requieren solo una contraseña maestra para desbloquear toda su información. Nuestros favoritos son SplashID (para usuarios de PDA), Agente de contraseñas y Depósito de contraseñas.
Recuerde, es crucial que alguien más conozca esta información para que el bus proverbial le golpee. Dile a alguien en quien confíes cómo encontrar tu información. Publicidad
6. Mantener demasiado durante demasiado tiempo
Probablemente la pregunta más frecuente que escuchamos es sobre cuánto tiempo se deben guardar los documentos. En general, los documentos que respaldan los impuestos, como los extractos bancarios, pueden destruirse después de siete años, según la mayoría de los expertos. Pero es aconsejable guardar la declaración de impuestos en forma indefinida, y es posible que los documentos de inversión y de bienes raíces también deban conservarse para siempre. Debe consultar con su abogado o contador para estar completamente seguro de su situación particular.
7. No copia de seguridad de su computadora
Siempre nos sorprende la cantidad de personas que no hacen una copia de seguridad de sus datos. La pregunta no es Si tu disco duro fallará, es cuando! ¿Estas preparado? Un buen sistema de copia de seguridad debe ser: Publicidad.
- Seguro- Fiable y seguro de hackers y miradas indiscretas.
- Automatizado- para que no postergues ni olvides
- Remoto- En caso de incendio o desastre.
Por lo general recomendamos www.backuphelp.com o www.ibackup.com. Estos servicios a precios razonables han salvado el cuello a más de uno de nuestros clientes!
Lorie Marrero es una organizadora profesional y creadora de The Clutter Diet, un programa en línea innovador y asequible para la organización del hogar. El sitio de Lorie ayuda a los miembros a perder “Libras de desorden” desde su casa, proporcionando acceso en línea a su equipo de organizadores. Lorie escribe algo útil, divertido, interesante y / o increíblemente práctico cada pocos días más o menos en el Blog de Clutter Diet. Ella vive en Austin, TX, donde su compañía ha brindado servicios prácticos de organización a clientes desde el año 2000..