Resuelto ir sin papel pero ¿quieres hacerlo de forma inteligente? En este artículo, cubriremos 4 grandes errores que podría estar cometiendo en su búsqueda de no usar papel.

Errores que debes evitar cuando te vas sin papel

Error # 1: no detenerte el flujo de papel

• ¿Sigues recibiendo revistas de papel? Cancele esas suscripciones ahora: con qué frecuencia solo se sientan y se amontonan antes de que tenga la oportunidad de leerlas?
  • Si te encantan tus revistas y necesitas una alternativa digital, prueba la aplicación Next Issue.
• Regístrese para la facturación electrónica y evite que se envíen toneladas de artículos de papel a su buzón.
• Darse de baja de correos no deseados de forma fácil: use una aplicación como Paper Karma para tomar una foto del a y desde Direcciones en los mailings y se encargarán del resto..

Error # 2 - Dejar que el papel se acumule

Para tener éxito cuando no usa el papel, debe evitar que el papel se acumule a su alrededor. Publicidad

• Maneje el papel cuando lo traiga a la casa:
  • Recicle o tire el correo o los avisos que no necesite. Asegúrate de usar Paper Karma para detener el próximo artículo de esa compañía, incluso apareciendo en tu puerta.
  • Designe un lugar para todo el papel que necesita ser manejado, por ej. Si tiene que pagar una factura, puede ponerla en un contenedor designado para facturas.
    • No se olvide de inscribirse en la facturación electrónica para cualquier factura recurrente.
  • Cualquier papel que deba archivarse debe escanearse inmediatamente y luego triturarse o reciclarse.
  • Si necesita conservar el documento original por alguna razón, escanéelo primero y luego archívelo en un lugar seguro.
    • Generalmente guardo los recibos que pueden ser necesarios para las devoluciones en un archivo para el año fiscal actual.
    • Los recibos de artículos pequeños se destruyen después de un par de meses, a menos que se necesiten para fines fiscales.
    • Los recibos de boletos grandes se deben archivar hasta que ya no tenga el artículo.
• Más compañías y proveedores ahora están permitiendo el recibo sin papel, lo que realmente nos ayudará a todos a no tener papel.
  • Reenvíe los recibos que tenga a su carpeta y etiqueta de recibo de Evernote con la fecha, la compañía y el artículo (si corresponde).
• Pídales a sus familiares y amigos que envíen correos electrónicos o tarjetas electrónicas en lugar de tarjetas de papel. Visite AmericanGreetings.com o Aplicaciones como Red Stamp para enviar bonitas tarjetas digitales.

Error # 3 - Escanear incorrectamente al intentar ir sin papel

Conozco a un caballero que pasó horas y horas escaneando todos sus documentos en su esfuerzo por quedarse sin papeles. Pensé que esto era genial hasta que su esposa me contó los detalles de cómo los escaneó. Por favor, no repita estos errores en su búsqueda sin papel: Publicidad

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• Escanear documentos no relacionados en un gran bulto. Seguro que puede hacer que el escaneo sea más rápido, pero luego tienes grandes archivos .pdf de documentos que no están relacionados y no se pueden archivar electrónicamente de manera significativa.
• Guarda tus documentos escaneados en cualquier lugar antiguo de tu disco duro.
• No tener un sistema para poder encontrar los documentos que escanea..

La esposa de este caballero no tenía idea de dónde encontrar nada que había escaneado. Ella dijo que ahora era mucho más difícil encontrar algo y siempre tenía que pedirle que tratara de localizar un documento. No hubo mejoras de productividad que vinieron de este proyecto. Publicidad

Evite estos errores de escaneo escaneando como documentos juntos y manteniendo un buen sistema de archivo electrónico para poder encontrar los documentos que guarda. Utilizo Evernote para lograr esto último, replicando mi sistema de archivos en Evernote a través de cuadernos y etiquetas. La búsqueda en Evernote es ejemplar y permite al usuario buscar fácilmente en un documento las palabras clave que necesitan para identificarla. Especialmente útil es la capacidad de búsqueda de PDF de Evernote Pro, que es una necesidad para cualquier persona que quiera ir sin papel.

Error # 4 no tener un sistema de copia de seguridad en su lugar

Ya sea que sus documentos escaneados estén en su disco duro o en la nube, asegúrese de tener una copia de seguridad. Recomiendo un mínimo de un conjunto localmente, y uno en la nube.

¿Ya has comenzado tu búsqueda sin papel? Si es así, comparte tus mejores consejos para ir sin papel en los comentarios a continuación. También háganos saber cómo estos consejos lo ayudan en su viaje..

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