¿Está Google listo para manejar su negocio? (Parte 2 de 2)

  • Michael Waters
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En la parte 1 de este post, discutí las ofertas de comunicaciones que ofrece Google y el papel que podrían desempeñar para las pequeñas y medianas empresas. En este seguimiento, cubriré sus servicios de productividad y promocionales, desde la suite de productividad Google Docs hasta el servicio gratuito de blogging alojado Blogger. Si bien las herramientas de comunicación de Google son generalmente excelentes, sus herramientas de productividad y promoción son mucho más una bolsa mixta. Luego de la descripción general de los diversos servicios de Google, ofreceré un breve análisis de qué tan adecuadas son las aplicaciones de Google para el uso empresarial en general, y analizaré algunas herramientas nuevas que podrían tener un gran impacto en el futuro cercano..

Aplicaciones de productividad

Google Docs ofrece una alternativa razonable a las costosas suites de oficina, aunque para un trabajo complejo se queda corto en Microsoft Office o incluso en el software de escritorio de OpenOffice.org. Consistente en un procesador de textos, una hoja de cálculo y un software de presentación, Docs importa y exporta a todos los formatos predeterminados de Microsoft (aunque aún no puede guardar en el formato docx de Office 2007).

El procesador de textos es ideal para crear, editar y ver documentos cortos, ya que ofrece una gama de opciones de formato típicas de las tareas básicas de procesamiento de textos. Sin embargo, para documentos más largos, Docs no aparece: los números de página solo se pueden aplicar a la salida impresa, y el tamaño del documento está limitado a 500K, más hasta 2 MB por imagen insertada. Esto hace que Docs sea poco adecuado para la creación de manuales técnicos o de capacitación, así como documentos formales como informes legales. Publicidad

Las hojas de cálculo y las presentaciones son igualmente limitadas en tamaño. Las hojas de cálculo pueden tener hasta 256 columnas, 200,000 celdas o 100 hojas, lo que se alcance primero. Las presentaciones iniciadas en Google Docs no están limitadas en tamaño, pero las presentaciones importadas están limitadas a 10MB o 200 diapositivas. Por debajo de esos límites, sin embargo, ambas aplicaciones son muy fuertes. La hoja de cálculo le permite utilizar las funciones de hoja de cálculo más comunes e incluso rellenar celdas con datos extraídos de las búsquedas de Google. Un generador de formularios permite recopilar datos de, por ejemplo, usuarios de sitios web y ver los datos como una hoja de cálculo de Google..

El editor de presentaciones está bien diseñado, lo que hace que hacer las presentaciones tan fácil como con cualquier otro programa. Se incluyen varios temas, y también puede importar sus propios fondos. Sin embargo, dar presentaciones es otra historia. El modo de presentación, incluso cuando usa F11 para hacer que el navegador sea de pantalla completa, aún incluye una barra de herramientas de Google en la parte inferior de la pantalla, lo que desvía la atención de sus diapositivas. Tampoco podrá controlar su presentación con un control remoto de PowerPoint..

Donde sobresale Google Docs es en colaboración y en compartir, haciendo un uso muy efectivo de Internet para hacer el trabajo. Los documentos y las hojas de cálculo pueden ser fácilmente editados por múltiples usuarios, con seguimiento y permisos para asegurarse de que no ocurra nada irreparable. Las presentaciones se pueden entregar de forma remota, emparejadas con Google Talk y controladas desde la computadora del host. Cualquier cosa creada con Google Docs se puede compartir en Internet, ya sea como página web o como documento incrustado..

El recién estrenado Google Apps Sync para Microsoft Outlook permite a los suscriptores Premium usar Google Apps como un reemplazo para el costoso Exchange de Microsoft. Instalado junto con Outlook, el programa permite que los calendarios y contactos se compartan y busquen en su empresa, con características como la disponibilidad de horarios que los usuarios esperan de Exchange. Las notas, las tareas y los diarios no se comparten, pero para las empresas que no confían demasiado en ellos, esto podría ser un reemplazo bastante efectivo para Exchange. Una utilidad de migración permite que los sistemas de Exchange existentes se transfieran fácilmente a su cuenta de Google Apps, haciendo que todo el proceso sea transparente para sus empleados. (Existe un programa similar para Lotus Notes usuarios.) Publicidad

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Google Sites, un motor de wiki fácil de usar, ofrece más opciones para la colaboración. Combinado con el administrador de tareas en Gmail y Google Calendar, puede manejar la mayoría de los proyectos básicos con bastante facilidad. Sin embargo, no es posible una administración de proyectos más compleja: para diagramas de flujo, diagramas GANTT y otros pilares de administración de proyectos, necesitará una aplicación dedicada.

De Google Calendario Es bastante potente, lo que facilita agregar y compartir eventos. Un sistema de entrada de texto en lenguaje natural analiza declaraciones como “Almuerzo con Bob Smith en Joe's Cafe al mediodía del 27 de junioth,” o puede agregar citas utilizando un formulario. Los calendarios se pueden compartir fácilmente, y también se pueden suscribir flujos de iCal de terceros. Varios servicios que no son de Google, como el administrador de tareas Remember the Milk, usan la API de Google para permitir el acceso a sus servicios desde la interfaz del Calendario, también.

En el horizonte cercano está el nuevo de Google. Ola plataforma, una herramienta de colaboración y comunicaciones en tiempo real que combina elementos de correo electrónico, mensajería instantánea, wikis, edición de documentos, uso compartido de multimedia y redes sociales. Wave aún se encuentra en las pruebas solo por invitación, y al igual que con Google, probablemente podamos esperar que permanezca en Beta durante mucho, mucho tiempo. Por lo que Google ha publicado sobre Wave hasta ahora, parece que ofrecerá una gran funcionalidad a una audiencia limitada de equipos y departamentos corporativos, donde tradicionalmente los wikis podrían haber sido la principal forma de colaboración. Para las pequeñas empresas cara a cara, es difícil ver lo que ofrece Wave, pero las grandes empresas pueden encontrar un paso significativo respecto a las plataformas de colaboración actuales.

Promoción

Google es, más adecuadamente, una compañía de publicidad, especialmente con su compra del gigante de publicidad en línea Doubleclick. Por lo tanto, es lógico pensar que para promocionar su negocio, Google sería un buen lugar para recurrir. Publicidad

Blogger, El servicio de blogs de Google ofrece una plataforma lo suficientemente decente para un sitio web simple. Las funciones son limitadas y la falta de opciones de personalización puede hacer que la marca de su sitio sea difícil, pero es gratuita, incluso si publica el sitio con su propio nombre de dominio (que es fácil de hacer y está bien documentado en la sección de ayuda). Sin embargo, para algo más complejo que un simple blog, querrás recurrir a otro servicio..

De Google AdWords Son una forma efectiva de promocionar su negocio en la web. Usted elige cuánto desea gastar y con qué palabras clave desea mostrar sus anuncios, y Google maneja la ubicación de los anuncios en las páginas de búsqueda relevantes y en los sitios que alojan anuncios Google. Asegúrese de agregar su negocio a la búsqueda local de Google y Google Maps en el Google Local Business Center también, por lo que aparece cuando la gente busca negocios en su área.

¿Puedes dirigir tu negocio usando las aplicaciones y servicios de Google??

Entonces, ¿puedes dirigir un negocio usando solo aplicaciones de Google? La respuesta es, “depende.” Para pequeñas empresas locales, Google Apps junto con un sitio de Blogger y Google Voice podrían ser más que suficientes para manejar prácticamente todo lo que necesitan. Las empresas que hacen una gran cantidad de colaboración encontrarán útil Google Docs, independientemente de su tamaño.

Para las empresas más grandes, así como para las empresas que manejan una gran cantidad de información confidencial, los problemas de privacidad y seguridad son importantes. Tener su correo electrónico, documentos y otro material almacenado en servidores de terceros es preocupante, sin importar lo que prometan las políticas de Google. Y Google es un gran objetivo para los piratas informáticos y otros tipos nefarios: aunque sus datos nunca serán objetivos, hay muchas personas que intentan descifrar a Google solo para ver si se puede hacer. Publicidad

La falta de administración de la relación con el cliente (CRM) es un desafío, como lo es la falta de cualquier tipo de base de datos (irónicamente, Google Base no es una base de datos programable por el usuario). Las hojas de cálculo combinadas con formularios simplemente no actúan como un sustituto viable. Un pequeño equipo de ventas podría administrar, pero un gran equipo de ventas necesitará herramientas más apropiadas.

El acceso sin conexión también es una preocupación, una que solo se resuelve en parte con el complemento sin conexión de Google, Google Gears. Aparentemente, Gears ofrece la posibilidad de trabajar sin conexión y sincronizar sus actualizaciones cuando su computadora vuelva a estar en Internet, pero generalmente solo ofrece un subconjunto de todas las capacidades de las aplicaciones de Google. En Gmail, por ejemplo, puede leer y responder correos electrónicos, o redactar nuevos, pero no puede adjuntar archivos a los correos electrónicos cuando está en modo sin conexión. Google Docs es peor: el acceso es de solo lectura cuando está desconectado, lo que significa que no puede crear nuevos documentos o editar los existentes. Tanto para hacer el trabajo en el avión ...

Finalmente, está la cuestión del tiempo de actividad. Google promete un 99,9% de tiempo de actividad en Google Apps, pero esa es una promesa estándar de la industria que tiene poco significado para los usuarios finales. Intentar iniciar sesión solo para encontrarse en medio de ese .1% de tiempo de inactividad puede ser una gran molestia, especialmente si está esperando un correo electrónico importante o está a punto de enviar un documento importante..

Por otro lado, las pequeñas y medianas empresas experimentan problemas de seguridad y tiempo de inactividad igual de graves (si no más) todo el tiempo, ya sea por falta de experiencia, error del usuario o simplemente mala suerte. Y es probable que no tenga nada como los recursos, el personal y los conocimientos de seguridad que Google tiene a su disposición para protegerlo..

Al final, si las aplicaciones y servicios de Google son adecuados para su negocio, depende de sus necesidades. Pese cuidadosamente sus requisitos y elija el menú de aplicaciones de Google cuando se ajusten adecuadamente a la factura. Donde no lo hagan, mire a sus competidores en Zoho, ThinkFree e incluso Microsoft (como Office Live, que pronto ofrecerá versiones en línea de aplicaciones de Office). Pero podrías hacerlo mucho peor que considerar a Google primero..




08.03.24 08:52
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