¡Necesito un manual de usuario para mi vida!

  • Theodore Horn
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Estaba haciendo algo de rutina hace un par de días, pagando algunas de las primeras facturas del mes en línea, y me estancé. Por mi vida, no pude recordar el nombre de una de las personas a las que envié los pagos. Toda la información se guarda en la configuración de mi cuenta bancaria, pero tengo que ingresar el nombre del destinatario, exactamente como aparece en mis registros, para que aparezca todo lo demás..

Ahí fue cuando me di cuenta:

Necesito un manual de usuario para mi vida.! Publicidad

Tengo un administrador de contraseñas, administrador de información personal, Treo, lista de tareas en línea, sistema de recordatorios, computadora portátil Moleskine, pero en ninguna parte he escrito las instrucciones paso a paso para realizar este pago. Tampoco me di cuenta de que no tenía un registro de la mayoría de las tareas que realizo habitualmente. En cambio, recuerdo el primer paso (visitar un sitio web, llamar a alguien, abrir un programa, etc.) y confiar en las indicaciones presentadas. Si no puedo recordar cómo hacer algo, trabajo en ello hasta que lo descubro..

¿Cuánto tiempo crees que he perdido tratando de recordar cosas simples, como los pasos necesarios para procesar las fotos que tomé para imprimirlas, cómo pagar mis impuestos trimestrales o cómo aceptar nuevos contribuyentes a la Lifehack.org pool y ponlos al día?

Lo que debería tener, me di cuenta, es un lugar único donde se registraron estos procesos, desde lo crucial hasta lo mundano. Hay algunas buenas razones para tener algo como esto: Publicidad

  1. Para ganar tiempo: Como dije, probablemente pierdo un par de minutos adicionales en cada tarea rutinaria que realizo. Mientras que en el día a día, probablemente no necesitaría consultar mi "manual del usuario", sería bueno tener una única referencia a la que pudiera acudir cuando me confundiera.
  2. Por inspiración: Escribir una tarea, paso a paso, puede ayudar a identificar los esfuerzos malgastados y los procesos de mala calidad. Tal vez haya una mejor manera de hacer la tarea. X? Además, para las tareas que probablemente pospongo, tengo una herramienta para evitar que me deje distraer hasta que se hayan completado todos los pasos..
  3. Para solucionar problemas: ¿Cuántas veces has hecho algo "como siempre" y no has obtenido el resultado esperado? Tener una guía a la que recurrir ayudaría a estar seguro de que estaba siguiendo todos los pasos necesarios y me ayudó a ver lo que me había perdido la primera vez..
  4. Para entrenamiento: Si alguna vez contratara a alguien para que se hiciera cargo de una parte de mi trabajo, ya tendría tutoriales paso a paso para que los siguiera..
  5. En caso de que me pase algo: Si resultara herido o incluso (por Dios no lo quiera) que me maten, ¿cómo recogería mi familia las piezas? Soy el chico de la tecnología familiar: sería imposible para mis seres queridos descubrir la variedad de herramientas, software y hardware en línea que utilizo para administrar mi negocio y otros proyectos..

Lo que estaría en ella?

¿Qué pondría en mi manual de usuario? Muchas cosas vienen a la mente, incluyendo:

  • Las herramientas, tanto en línea como fuera de línea, las uso para aceptar, procesar y realizar pagos..
  • Procesos bancarios - cómo pago facturas y recibo pagos
  • Herramientas de contabilidad: cómo llevo un registro de mis cuentas
  • Cómo agrego clientes y anunciantes a mi sistema
  • Cómo inicio sesión, creo y gestiono publicaciones, gestiono anuncios y afiliados, y promociono todos los sitios web que gestiono o en los que estoy involucrado
    • Procesos de Adwords de Google y Adsense: cómo identifico las palabras clave, cómo configuro las campañas, cómo agrego nuevos anuncios a mis sitios
    • Cómo produzco un podcast: mis flujos de trabajo locales y en línea para grabar, cargar y distribuir mis podcasts
  • Un diagrama de red de algún tipo que muestra todos mis contactos y su relación específica conmigo y con mi trabajo..
  • Varias listas de verificación para cosas como empacar para un viaje de negocios y preparar el auto para el invierno.
  • ¿Qué más? Cualquier otro proceso que pueda tener que repetir, especialmente si se trata de una base semi-regular o menos frecuente.
    • Renovando el registro de mi carro
    • Reactivación de mi seguro de salud (enseño como empleado por contrato, por lo que tengo que reactivarlo cada vez que renuevo mi contrato)
    • Poner juntos un nuevo programa o curso en línea
    • Escribiendo un trabajo académico.
    • Y así…

    Como se veria?

    Dado que parte de la utilidad de un manual de usuario personal sería la posibilidad de compartirlo con otras personas, especialmente si estuviera incapacitado de alguna manera, el uso de cualquier herramienta de software sofisticada o aplicación en línea parece imposible. La mejor opción sería mantener un solo archivo en un formato estándar de procesamiento de textos (Word .doc, .rtf) en mi computadora y una copia impresa actualizada en una carpeta..

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    Sin embargo, encontrar información en una copia en papel puede ser una molestia: una tabla de contenidos clara parece esencial y un esquema de organización claro. Las páginas, al menos dentro de una sección, deben seguir las plantillas, con los mismos tipos de información en el mismo lugar en cada página. Sin embargo, estoy dividido entre dos esquemas organizacionales: debe ser organizado por tema (por ejemplo, pagar facturas, escribir artículos, organizar cursos, etc.) o por regularidad (cosas que hago todos los días, cosas que hago semanalmente, cosas que hago mensualmente , trimestral, anual, etc.)? Publicidad

    Tal vez ambos, en realidad, el punto es ser tan útil para otra persona como para mí mismo, y quién sabe cuánta dirección puedo dar o qué condiciones debe usar bajo?

    Poniendo todo junto

    Te escucho ahí afuera, pensando "¡Eso suena como un montón de trabajo!" Y lo hace. Sin embargo, lo que estoy pensando es que una vez que se crea una plantilla, agregar nuevas páginas sería bastante fácil. Y en lugar de sentarse y descifrarlo todo, puede ser más fructífero mantener el archivo abierto y documentar los procesos a medida que los realiza en el curso de su programa habitual. Puede tomar algunos minutos adicionales por tarea durante un par de días, pero al final de una semana, tendrá la mayoría de las tareas que realiza con mayor frecuencia documentadas. Agregue las publicaciones mensuales al final del mes y agregue las cosas menos regulares a medida que se le ocurran, o cuando pueda dedicar una hora o dos para pensar en ello.

    Suena loco? Tal vez sea una locura. Y, sin embargo, no puedo evitar pensar que muchas de las organizaciones para las que he trabajado (universidades, fundaciones, museos, el ejército, corporaciones) tienen estantes llenos de dicha documentación, desde procedimientos operativos estándar para diversas tareas hasta manuales de capacitación y Plantillas de subvención de escritura. Si desea asegurarse de que se alcanza un cierto estándar cada vez que haces algo, Necesitas descubrir y documentar ese estándar. Publicidad

    Es posible que nunca abra mi manual de usuario personal una vez que esté terminado, pero sería bueno saber que podría hacerlo. Será bueno saber que si alguna vez me hospitalizan, mi pareja puede asegurarse de que las personas que necesitan saber y saber, y que al menos los requisitos mínimos de mi negocio puedan ser atendidos. Será bueno saber que las tareas que hago muy raramente están documentadas en algún lugar, por lo que no pospongo las cosas haciendo "una forma de cómo hacerlo". X"ingrese en mi lista de tareas pendientes - y luego procrastine esa tarea ya que no recuerdo cómo descubrir cómo averiguar!

    ¿Que pasa contigo? ¿Qué tipo de información haría? poner en su manual de usuario personal?




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