Cómo resolver cualquier problema de manera eficiente con 5 porqués (Guía paso a paso)

  • Joseph McCoy
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¿Tardas mucho en resolver problemas profesionales o de negocios??

Tal vez usted cree que necesita saber 1000 técnicas para resolver problemas más rápido. La verdad es que no hay una sola técnica que pueda resolver todos sus problemas. Pero a pesar de esta realidad, aún puede resolver la mayoría de sus problemas de manera efectiva..

¿Cómo? Aprovechando la técnica de 5 Whys de Sakichi. Sakichi usó esta técnica para la línea de ensamblaje de Toyota, pero puede aplicarla a la mayoría de sus problemas.[1]

Entonces, deja de intentar memorizar docenas de técnicas y prepárate para trabajar de forma más inteligente. Aquí le mostramos cómo adoptar la técnica de 5 Whys para resolver problemas:

Descubriendo 5 preguntas para la mayoría de los problemas

Con la técnica de 5 Why, tienes que hacer 5 preguntas..

Simple, ¿verdad? Cuando esté enfrentando un problema, pregunte qué pudo haber contribuido a los resultados actuales. Luego, continúe preguntando 5 veces o hasta que encuentre una causa raíz..

¿Cómo sabes que esta técnica funciona? Bueno, Toyota ha implementado con éxito esta técnica para mejorar su línea de montaje. Ahora imagina lo que puede hacer para ayudarte a resolver problemas comunes.[2]

La técnica de los 5 porqués no es compleja, pero llevará tiempo acostumbrarse. Si eres como la mayoría, tiendes a buscar soluciones cuando resuelves problemas. En su lugar, comience haciendo una pregunta cada vez que esté enfrentando un problema.

Puede ser para cualquier cosa menor, como estar atrapado en el tráfico. En este caso, su primera pregunta sería por qué no evitó el tráfico. Haga una sola pregunta para todos sus problemas y continúe agregando más hasta que haga 5 de manera predeterminada. Publicidad

Eventualmente, sabrá cuándo preguntar a los 5 por qué y encontrar una causa raíz para la mayoría de sus problemas. Pero, no tienes que trabajar siempre solo. Cuando trabaje con temas desconocidos, trabaje con un equipo para generar respuestas de ideas..

Por ejemplo, si está solucionando una mala campaña de marketing para su empresa, trabaje con su equipo de marketing para encontrar una solución. Como propietario de un negocio, usarás muchos sombreros pero no podrás encontrar una causa raíz solo para la mayoría de tus problemas.

Cómo hacer estas 5 preguntas de manera eficiente

Antes de comenzar a preguntar los 5 por qué, debe prepararse para obtener los mejores resultados. Aquí está el proceso de flujo para resolver un problema del mundo real:

1. Obtener los recursos adecuados

No sabes lo que no sabes. Entonces, reúna información a través de libros y recursos en línea antes de resolver un problema. Te encontrarás investigando más a menudo sobre temas con los que no estás familiarizado..

Si no te preparas, te limitarás a una causa raíz ineficaz..

También puede rodearse de personas que se especializan en ciertas áreas. De esta manera puede trabajar junto con su grupo para encontrar la mejor causa raíz de un problema.

Su objetivo aquí es sentirse cómodo con las preguntas con las que está trabajando. Evite responder a las preguntas de las que no esté seguro, ya que es muy probable que termine con una causa raíz incorrecta..

2. Comprende el problema

Antes de resolver cualquier problema, es importante saber qué problema está resolviendo. Esto te ayudará a evitar encontrar una causa raíz irrelevante..

Al comprender su problema, también evitaría la confusión al trabajar con equipos. Por ejemplo, cuando se trabaja en equipos, a menudo es fácil asumir que todos están trabajando en el mismo problema. Pero esto no siempre es así y puede hacer que los equipos que trabajan para resolver dos problemas diferentes. Publicidad

3. Haz tus primeras 5 preguntas

Una vez que haya pasado suficiente tiempo preparándose, haga su primera pregunta. En lugar de dar respuestas rápidas, piense en qué respuestas aportarán el mayor valor. Cada pregunta depende de su predecesora, así que dé respuestas significativas.

La regla de oro aquí es seguir preguntando hasta que haya encontrado una causa raíz potencial. Normalmente, 5 preguntas o menos son suficientes para resolver los problemas más comunes. Pero, no te limites a 5 preguntas.

En su lugar, sigue haciendo preguntas hasta que ya no puedas.

4. Encuentra tu causa raíz

El objetivo principal de usar el marco de 5 Why es terminar con una causa raíz del problema que estás experimentando..

También se utiliza para abordar problemas de alto nivel para que pueda seguir su progreso después. Al abordar problemas de alto nivel, resolverá los problemas más rápido antes de abordar la causa raíz.

La estrategia probada en acción

Aprender sobre el marco de 5 Why es genial, pero tener ejemplos del mundo real es mejor. Aquí hay un ejemplo que puede usar como plantilla para resolver problemas del mundo real:

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Problema: Los empleadores no me han llamado para una entrevista en los últimos 3 meses

  • Pregunta 1: ¿Por qué mi curriculum no es notado por los empleadores??
    Porque es demasiado genérico y no muestra ninguna habilidad especial para los roles a los que estás aplicando?
  • Pregunta 2: ¿Por qué mi currículum es demasiado genérico??
    Porque quiero que apele a muchas profesiones..
  • Pregunta 3: ¿Por qué quiero postularme a muchas profesiones??
    Porque quiero aumentar mis posibilidades de ser contratado..
  • Pregunta 4: ¿Por qué la aplicación a varias profesiones aumentaría mis probabilidades de ser contratado??
    Porque no me limitaría a las vacantes disponibles en una profesión específica.
  • Pregunta 5: ¿Por qué me limitaría a las ofertas de trabajo disponibles??
    Porque hay una gran demanda de mi profesión..

En este escenario, se detendría en la pregunta 5 porque encontró una causa raíz potencial.

Dado que hay mucha competencia para su industria, su currículum debe sobresalir. ¿Quién crees que contratará un empleador, una jota de todos los oficios o un experto en su profesión? Publicidad

Cuando esté trabajando con un problema, tómese el tiempo para intercambiar ideas sobre las mejores preguntas. Esto se debe a que afectará la calidad de la causa raíz con la que terminará.

Posibles inconvenientes de usar esta técnica

Además de resolver solo problemas simples, hay otras áreas en las que los 5 porqués se quedan cortos:

1. Resultados no reproducibles

No podrás replicar los mismos resultados. Piénsalo, estás creando tus propias preguntas y respondiéndolas de una manera única. Nadie más podría replicar sus resultados en su mayor parte.

Esto significa que incluso dos equipos que trabajen en el mismo entorno encontrarán 2 respuestas separadas.

2. Limitado por el conocimiento disponible.

Como se mencionó anteriormente, reúna suficiente información cuando resuelva un problema desconocido. El problema es que no siempre tendrás los mejores recursos disponibles. Debido a esto, te limitarás a la calidad de tus respuestas.

Si alguna vez te enfrentas a un tema desconocido, prueba otra técnica de resolución de problemas..

3. Centrándose en una sola causa raíz

El objetivo principal detrás de usar los 5 porqués es llegar a una sola causa raíz. Pero todos los problemas no siempre tienen una sola solución. Por ejemplo, una campaña de marketing puede tener el mejor, el mejor y el peor de los casos..

Estas limitaciones no hacen que los 5 por qué sea una mala técnica de usar. En su lugar, le permiten saber cómo utilizar esta técnica de manera más eficaz..

No confíe en un método para resolver problemas

Como has visto, los 5 Whys no son complicados, pero requiere mucho esfuerzo para ejecutarse correctamente. Cuando se hace correctamente, puede ayudarlo a encontrar el culpable de la mayoría de sus problemas comunes. El problema es que esta técnica no es adecuada para cada situación. Publicidad

The 5 Whys funciona mejor para mejorar procesos y resolver problemas simples. Pero se queda corto cuando se trabaja con problemas complejos. Es por eso que necesitarás conocer otras alternativas..

Por ejemplo, la baja tasa de respuesta de los clientes de una empresa puede deberse a varios factores. En este caso, elegiría una técnica que sea más adecuada para resolver problemas complejos. Determine a qué problemas se enfrenta más para saber qué técnicas le ayudarán más.

La buena noticia es que el 5 Whys funciona con la mayoría de los problemas simples que todos enfrentan. Entonces, asegúrate de dominar esta técnica antes de adoptar otras..

Ser una máquina de resolución de problemas

Imagina los problemas de conquista que la mayoría de la gente abandona..

La gente te miraría y supondría que conoces 1000 formas de resolver un problema. La verdad es que no ha cambiado mucho desde que luchaste para resolver problemas.

Pero ahora estás usando un sistema probado que te ha facilitado la vida..

Eres una máquina de resolución de problemas..

Si no crees que esta puede ser tu realidad, estás equivocado. Tienes lo necesario para resolver tus problemas, pero necesitarás practicar. Empieza por hacer una pregunta hoy cuando te enfrentas a un problema..

Luego, siga haciendo lo mismo hasta que haga varias preguntas para cada uno de sus problemas. No dominarás la técnica de 5 Whys durante la noche. Pero, con suficiente práctica, esta técnica se sentirá más natural..

Entonces, ¿qué te detiene ahora??

Crédito de la foto destacada: Equipo Startaê a través de unsplash.com

Referencia

[1] ^ Harvard Business Review: la poca importancia de prácticamente todo
[2] ^ Harvard Business Review: los cinco porqués para los emprendimientos



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