Cómo hacer reuniones dos veces más productivas

Muchas empresas se han acostumbrado a programar un número innecesario de reuniones con sus empleados, lo que lleva a la frustración y la irritación de los empleados. Además de los empleados descontentos, ha habido una gran cantidad de investigaciones que demuestran que la mayoría de las reuniones son un asesino de la productividad. Entonces, ¿cómo hacer que las reuniones sean más productivas? Siga estos consejos:

1. Crear un “estacionamiento”

Los empleados pueden sentirse frustrados cuando las conversaciones comienzan a alejarse de la agenda original de la reunión. Esto lleva a muchas reuniones que se ejecutan en sus horarios programados, causando molestias y estrés entre los empleados. ¿Qué haría un gran líder para prevenir esta ocurrencia común? Crear una lista de “estacionamiento” Temas como la reunión está en sesión. Si surge algo durante una reunión que es un tema importante o un punto válido, pero que no es relevante para la agenda actual, escríbalo para que pueda programar un tiempo de seguimiento para discutirlo. Por ejemplo, si se ha programado una reunión para hablar sobre la contratación de nuevos distribuidores, no permita que la conversación se centre en los resultados de una reciente campaña de mercadotecnia entre empresas y consumidores. Deje que los empleados sepan que está reconociendo la importancia de ese problema, pero no es el momento ni el lugar para discutirlo. Publicidad

2. Esté atento a la hora de programar

Por mucho que quiera pensar que sus empleados están 100% sintonizados con todo lo que tiene que decir en todo momento durante la semana laboral, está equivocado. El lunes por la mañana es el momento designado no oficial para ponerse al día con los correos electrónicos recibidos durante el fin de semana y planificar el resto de la semana. Programar una reunión durante este tiempo significa que tendrá empleados con mucho en mente, sin prestar mucha atención a lo que está discutiendo. Lo mismo ocurre con las tardes de los viernes, donde las personas están más preocupadas por terminar el día para salir de la oficina a una hora razonable. Si es posible, intente programar reuniones para la mitad de la semana y nunca lo haga durante la hora del almuerzo. Publicidad

Leer siguiente

10 pequeños cambios para hacer que tu casa se sienta como en casa

¿Qué hace feliz a la gente? 20 secretos de la gente "siempre feliz"

Cómo afinar tus habilidades transferibles para un cambio de carrera rápido

Desplácese hacia abajo para continuar leyendo el artículo

3. Dejar las computadoras portátiles.

Todos hemos estado en reuniones en las que el sonido de tecleo que nos distrae de los clics nos ha hecho perder el enfoque de lo que se presenta. Establezca una regla general en la oficina para dejar las computadoras portátiles atrás cuando asista a una reunión. Esto no solo evitará que las personas busquen en la web o revisen correos electrónicos, sino que también se ha demostrado que tomar notas con un lápiz y papel es más efectivo. Publicidad

4. Las reuniones semanales no tienen que ser semanales.

No es infrecuente tener una reunión semanal programada en el calendario de sus empleados, ya sea un registro individual o una reunión de equipo para discutir los próximos proyectos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que no siempre habrá actualizaciones o elementos para debatir semanalmente, y siempre que sea el caso, devuelva a sus empleados tiempo en el día cancelando la semana. A pesar de que la reunión está programada automáticamente para realizarse cada semana, ¡no está escrita en piedra! Sea respetuoso de su tiempo y del de sus empleados y solo reúnase cuando sea necesario.

5. Esté preparado para los problemas técnicos.

¿Organizar una reunión que requiera una presentación de PowerPoint o una conferencia de audio? Es su responsabilidad planificar con anticipación los desastres técnicos. Llegue a la sala de reuniones antes de que comience su reunión y resuelva cualquier problema con el equipo. No espere hasta la hora de inicio programada para tener todo conectado en la pantalla, mientras sus empleados se sientan a girar sus pulgares. Son los pequeños detalles como este los que llevan a la frustración de los empleados con el número de reuniones en su calendario.

¿Cuáles son sus secretos para mantener las reuniones efectivas y productivas para los empleados? Cuéntanoslo en los comentarios a continuación.!

Publicidad