Cómo obtener más de tu lista de tareas con Layout Hacks

Si ha leído mis artículos durante algún tiempo, sabe que soy un defensor del uso de listas de tareas en papel para sus necesidades diarias de administración de tareas. En una escala más grande, como la captura ubicua y la planificación semanal, confío en la tecnología, pero luego uso ese sistema a gran escala para formar una lista de tareas diarias en papel. Esto me mantiene enfocado y ardiendo a través de las tareas en rápida sucesión..

Sin embargo, hubo un momento en el que usaba listas de tareas en papel y no recibía ningún beneficio de ello. De hecho, es posible que me hayan hecho menos que cuando confié en la computadora para administrar mis tareas diarias.

En ese momento, mis listas eran largas, escritas en letra pequeña para ajustarse a todo en una página. Y no sé cómo se mide el tamaño del papel en los Estados Unidos, pero estoy hablando de una hoja de papel A4. Publicidad

No me extraña que no haya hecho nada. Tenía días y días de tareas en una página. No había ninguna dirección de atención ni nada que ayudara a centrarse solo en las tareas de ese día. Solo una gota de todo lo que necesitaba hacer.

Si su lista de tareas se ve así, como lo hace la mayoría de la gente, realmente no está escribiendo listas de tareas. Estos se parecen más a un barrido o captura de la mente, ya que ha capturado todo lo que necesita hacer en un lugar, pero aún no lo ha procesado de las diversas formas adecuadas para crear listas que realmente lo ayuden a realizar tareas..

Así que, aquí están las reglas que implementé para tomar esa hoja de papel que me dejó sin motivación y enfoque y convertirlo en algo que te ayude a hacer las cosas.

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Es probable que sea demasiado grande

Si ha sacado un trozo de papel de su impresora o ha usado un cuaderno que es bastante grande (por ejemplo, páginas del tamaño de una letra estándar), su trozo de papel es demasiado grande. Necesitas estar limitado para tomar buenas decisiones. Necesitas algo sobre un cuarto de ese tamaño. Una libreta pequeña es perfecta para el trabajo. Publicidad

Cuando tienes un gran trozo de papel, estás tentado a llenarlo. Ahí es donde realmente radica el problema raíz de muchas personas y su incapacidad para elaborar listas de tareas efectivas: ven un espacio y desean llenarlo. Claro, es instintivo. Los seres humanos, por alguna razón u otra, quieren llenar cada espacio, nicho y vacío que puedan encontrar. Mira Internet: es uno de los espacios más grandes llenos de basura por el simple hecho de llenarlo..

El primer paso es restringirte. Esto le brinda espacio y alcance limitados para trabajar, lo que significa que inmediatamente pone más atención y consideración en el desarrollo de su lista. Piensa las cosas y solo enumera las cosas que deben hacerse..

Un día a la vez

A menudo, las personas intentarán crear una lista de tareas que abarque varios días o, peor aún, solo crearán una lista de tareas que intente abarcar todo, sin importar cuál sea el plazo. Solo quieres cubrir un dia.

Tienes un software como Things para ayudarte a capturar y clasificar tareas en una escala más grande, pero el objetivo de tener una pequeña hoja de papel frente a ti, en forma tangible, es ayudarte a enfocarte diariamente. Necesita refinar su lista para cubrir solo las necesidades de cada día, las tareas más importantes que harán avanzar sus proyectos de manera real. Estos son alto rendimiento Tareas para el día, que generalmente se componen de muchas tareas más pequeñas y aparentemente de bajo rendimiento. Publicidad

Nunca trates de exprimir tu semana en una lista. Diablos, ni siquiera lo intentes durante dos días. Lo vas a estallar. La lista de tareas le servirá mejor cuando la use como una herramienta para mantenerse altamente enfocado por un día a la vez, y al incluir tareas para los días subsiguientes, pierde la ventaja de mantenerse altamente enfocado. Es posible que tenga la tentación de saltar a esa tarea más interesante tres días por el camino!

Priorizar cada lista

Incluso con menos espacio y menos tiempo en cada lista de tareas, es probable que tenga que hacer algunas malabares y tendrá que identificar las tareas más importantes del día para poder abordarlas primero, o bien planificar su día para que se hacen Por supuesto, usted quiere hacer todo lo que está en esa lista y no debe incluir más de lo que puede manejar si quiere tener alguna esperanza de sentirse motivado cuando llegue el momento de escribir su próxima lista. Pero priorizar le ayuda a concentrarse más y saber qué tareas se pueden posponer (si es necesario) para completar otras.

Si no da prioridad, corre el riesgo de gastar todo el día en un proyecto que, al parecer, fue mucho menos urgente que la tarea que se encuentra debajo de la lista..

La mejor manera que he encontrado para hacer esto es elegir tres tareas y tres tareas solo y colocar una estrella o un asterisco junto a ellas, justo a la izquierda (mantenga un margen cuando comience a anotar su lista para que no quede encuéntrate metiendo tus asteriscos en las esquinas!). Publicidad

No exceda de tres asteriscos. Derrota totalmente el propósito. Solo desea conocer las tres tareas más urgentes y de mayor rendimiento para ese día..

Y si puedes conseguir menos de tres asteriscos, incluso mejor. Tienes un gran enfoque!