Cómo crear una lista de tareas que te haga sonreír

Son las 6:00 de la mañana. Acabas de despertarte y estás listo para tomar una ducha. Después de la ducha, es hora de desayunar, de enterarse de las noticias leyendo el periódico de la mañana y luego comenzar su trabajo..

Te sientes maravilloso, relajado y feliz. Tiene expectativas muy altas para el día y desea ser lo más productivo posible..

Avance rápido a las 2 pm del mismo día. Usted está trabajando a toda prisa y apenas tuvo la oportunidad de tomar un descanso para almorzar.

Comienzas a sentirte un poco estresado y cansado debido a la apretada agenda. Además, parece que tienes que volver a ciertas tareas y corregirlas, porque no tuviste tiempo para enfocarlas correctamente..

El día que comenzó tan bien se ha vuelto estresante. Simplemente salta de una tarea a otra, lo más rápido posible, sin hacer nada correctamente..

Desearía encontrar un botón de reinicio, para poder comenzar su día desde cualquier lugar, con una estrategia diferente. Publicidad

Ser demasiado optimista puede ser una carga

Lo que probablemente experimentaste fue esto: planeaste tu día la noche anterior y sentiste que estabas en la cima de tus tareas.

Sin embargo, las cosas empezaron a ir mal cuando seguías agregando tareas una tras otra a tu lista y, finalmente, tu lista de tareas era de muchas millas. Tu lista también contenía tareas que eran prácticamente imposibles de realizar en un día.

El otro punto que contribuyó a su día agitado y estresante no fue comprender cuánto tiempo llevaría completar una tarea en particular y cuándo ejecutarla. Si tuviera esta información, habría sido más fácil averiguar el momento adecuado para ejecutar la tarea.

Finalmente, realmente no había ninguna flexibilidad en tus planes. Olvidó agregar un búfer entre tareas y entiende que ciertas tareas son mucho más grandes de lo que parecen fuera.

Pero sabes qué: estas razones por sí solas no fueron la razón principal de tu estrés y ocupaciones ...

¿Realmente sabes lo que debes hacer??

¿Cuánto tiempo pasó realmente planeando su día? ¿Fueron solo 5 minutos mientras el televisor lo distraía? Publicidad

Si es así, entonces esta fue probablemente la mayor razón por la que tu día se volvió tan estresante.

Cuando planifique sus días, debe comprender realmente las tareas que está a punto de realizar y lo que se necesita para cumplirlas. Esto es necesario, especialmente con las tareas importantes, porque puede avanzar con las tareas más importantes.

La falta de tiempo dedicado a la planificación también se mostrará como demasiadas tareas importantes en su lista diaria. Si no ha dividido la tarea en partes más pequeñas, es probable que no las termine durante el día. Esto a su vez te hace vencerte a ti mismo por no completar tu lista de tareas.

Finalmente, no trate la creación de una lista de tareas como algo secundario que intenta hacer lo más rápido posible. De hecho, cuando presta más atención a la lista de tareas del día siguiente, es más probable que la lista sea realista y menos estresante para usted..

Componentes de una buena lista de tareas.

Cuando hablo de una buena lista de tareas; Considero estas características como parte de ello:

• Equilibrado: La lista de tareas contiene tareas importantes y menos importantes. Afrontémoslo: aunque a todos nos gustaría trabajar solo en tareas importantes (por ejemplo, relacionadas con objetivos), también tenemos que encargarnos de las tareas menos importantes (como hacer mandados, cuidar de su hogar u otras cosas cotidianas).
• Suficiente flexibilidad: ¿Qué sucede cuando ha planificado una tarea pero no puede ocuparse de ella? ¿Tienes un plan B en su lugar? Si no, intente averiguar la acción alternativa que puede realizar en estos escenarios.
• Tiempo para las transiciones: Entiende que los tiempos de transición también se comen tu tiempo. Asegúrese de que cuando planifique su lista de tareas, esta vez también esté incluida en sus planes. Agregar algo de búfer adicional entre tareas hará que su lista sea más flexible y realista.
• No demasiadas tareas para un día: Darle una cifra exacta sobre cuántas tareas debe tener en su lista diaria es difícil. Depende de su situación, pero estoy dispuesto a decir que cualquier cosa entre 5-10 tareas debería ser suficiente para un día. Comprenda que ciertas tareas son muy rápidas de cuidar, por lo que es más fácil incluir más tareas en ciertos días. Solo asegúrese de que también haya tareas importantes en la lista para que pueda continuar con sus proyectos más grandes.
• Escudo de protección: Cree un escudo de protección alrededor de su lista de tareas, de modo que la menor cantidad posible de tareas pueda aterrizar en su lista y que la cantidad de elementos en su lista no aumente durante el día. En el primer caso, intente eliminar las fuentes para sus tareas. Esto se hace reduciendo sus compromisos y limitando los proyectos que tiene. El hecho es que cuantos más compromisos (o proyectos) tenga, más probabilidades habrá de que terminen como tareas para su lista diaria. En el segundo caso, haga su lista una cerrada. Aprendí este concepto leyendo un libro de Mark Forster. Para crear una lista de tareas cerradas, todo lo que tiene que hacer es dibujar una línea debajo de la última tarea en la lista. Cuando haya hecho esto, no podrá agregar nuevas tareas a su lista durante el día. Esto asegura que la cantidad de tareas disminuya a medida que avanza el día.

Ahora, vamos a crear una lista de tareas que te haga sonreír

Para hacer una lista que pueda cumplir al día siguiente, haga lo siguiente: Publicidad

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1. Eliminar las tareas. Repase sus compromisos y decida si realmente necesita cada uno. Por ejemplo, yo era un miembro activo de nuestro club de computación local en mi ciudad natal, pero luego me di cuenta de que ya no tengo tiempo suficiente para esa actividad. Aunque sigo siendo miembro del club, ya no participo en sus actividades. Esto ha eliminado las tareas relacionadas con ese compromiso..
2. Tómese su tiempo para planificar la lista. No se apresure a crear su lista de tareas, dedique algo de tiempo a la fase de planificación. Si es requerido, “aislarte” para la parte de planificación, vaya a una habitación separada en su casa (o incluso vaya fuera de su casa). De esta manera, realmente puede pensar las tareas en detalle antes de ingresarlas en su lista. Intente pasar al menos 15 minutos con su lista cuando lo planifique.
3. Mueve tareas importantes al principio. Cuando planifique su día, asegúrese de que las tareas importantes estén al principio de su lista. Esto asegura que realice esas tareas lo más rápido posible. Por ejemplo, como blogger, me aseguro de tener las tareas de creación de contenido al principio de mi lista. Tan pronto como me despierto, ataco esas tareas inmediatamente y se realizan antes de ir a trabajar.
4. Seguimiento de las tareas recurrentes. Es posible que tenga tareas recurrentes en su lista, pero ¿sabe cuánto tiempo tardan en cumplirlas? Si no lo hace, asegúrese de hacer un seguimiento de tiempo para averiguarlo. Esto le ayuda a planificar mejor su día, ya que sabe cuánto tiempo lleva una tarea y si hay un determinado intervalo de tiempo en su programación diaria, cuando podría ejecutarse la tarea..
5. Lote las tareas similares. Mire su lista y comprenda si hay tareas similares que puede procesar por lotes. De esta manera usted puede sacar ciertas tareas de su lista más rápido y más fácil.
6. Definir las tareas con más detalle.. No solo incluyas una tarea como “Construir un sitio web” en tu lista; Asegúrate de haber roto la tarea en pedazos más pequeños. Cuanto más pequeñas son las tareas, más fácil es cumplirlas..
7. Hacer un trabajo de preparación con antelación. Asegúrese de prepararse para ciertas tareas de antemano. Por ejemplo, escribo los esquemas para las publicaciones de mis invitados los domingos, para que sea más fácil (y más rápido) comenzar a escribir las publicaciones reales cuando me levanto. Con un poco de trabajo de preparación, acelero las cosas y me aseguro de que las tareas se realicen cuando llegue el día adecuado.
8. Automatizar el mantenimiento. Naturalmente, podría utilizar un enfoque de lápiz y papel para su lista de tareas, pero intente aprovechar la tecnología también. De hecho, intente encontrar una herramienta que se encargue del mantenimiento de su lista de tareas por usted. Mi herramienta preferida es Nozbe, pero hay otras aplicaciones de administración de tareas que también puedes probar..

Conozca sus tipos de tareas y su horario.

Finalmente, cuando planifique su día, hágase estas preguntas:

• ¿Qué más tengo en el horario?
• ¿Es la tarea un portero??
• Tengo icebergs en mi lista?
• Es la tarea a prueba de distracciones?

Las primeras preguntas se refieren a su agenda personal. Por ejemplo, si está de viaje, asegúrese de que su lista se refleje en este hecho. No trates de “exceso de ropa” tu lista con demasiadas tareas, ya que es más probable que solo obtengas una fracción de ellas.

La segunda pregunta pregunta si la tarea está bloqueando otras tareas a ejecutar. Es posible que de vez en cuando tengamos una tarea que debe ser atendida primero. Una vez que haya hecho eso, solo entonces podrá encargarse de las tareas secuenciales. Cuando te concentres en crear tu lista de tareas de manera enfocada, podrás localizar a los guardianes fácilmente.

La tercera pregunta pregunta si su tarea es en realidad mucho más grande de lo que parece. A veces, cuando empiezas a trabajar en una tarea, pronto te darás cuenta de que es mucho más grande de lo que pensabas inicialmente (compáralos con los icebergs, donde solo la punta del iceberg está sobre el nivel del mar, pero la mayoría del hielo está debajo el agua).

Una vez más, cuando se enfoca lo suficiente en su lista de tareas durante la fase de creación, es más fácil detectarlas “icebergs” y dividir las tareas en partes más pequeñas, mucho más manejables.

La pregunta final pregunta si la tarea es a prueba de distracciones. El hecho es que no todas las tareas son iguales: algunas toleran más distracción, mientras que otras requieren su total atención. Publicidad

Por ejemplo, puedo revisar mi flujo de Twitter o hacer un mantenimiento simple del blog incluso cuando estoy con mi familia. Estas tareas son a prueba de distracciones y puedo encargarme de ellas, incluso si no tengo toda mi atención en ellas..

En conclusión

Si aún tiene dificultades para lograr sus tareas diarias, asegúrese de analizar las razones por las que sucedió esto. En todo caso, no te castigues por no terminar tu lista de tareas.

Nadie es perfecto y podemos aprender de nuestros errores..

Se necesita un poco de práctica para crear un “sonriente” lista de tareas. Sin embargo, una vez que aprendas a poner todas las piezas juntas, las cosas se verán mucho mejor :)

A usted: Cómo crear una lista de tareas efectiva?

Crédito de la foto destacada: mujer joven a través de Gettyimages