Cómo crear una carpeta de personal en el hogar - y por qué molestarse

¿Guarda copias de sus registros médicos? ¿Qué pasa con sus declaraciones de impuestos? La mayoría de la gente lo hace, porque la información contenida en esos documentos es lo suficientemente importante como para que no importe si su médico o el IRS tienen una copia; usted también quiere tener una copia. Lo mismo ocurre con una amplia variedad de documentos de empleo que muchas personas guardan en la oficina, si es que los conservan. Pero hay muchos argumentos en contra de mantener la información de su personal en el trabajo. En su lugar, vale la pena considerar guardar copias en casa y crear una carpeta de personal para el hogar..

Hay muchas razones por las que puede necesitar revisar sus copias de su información de empleo, incluso cuando no está en el trabajo: si está saliendo con la gripe, ese memorándum sobre la baja por enfermedad no le hará mucho bien a usted. oficina. Lo mismo ocurre si obtiene una mejor oferta de trabajo y desea verificar su contrato actual. Y si sucede lo peor y pierde su trabajo, es posible que no pueda obtener copias de todos los archivos que quedan en su escritorio. Publicidad

Documentos que pertenecen a la carpeta de personal de su hogar

Contratos de trabajo: si bien no todos los empleadores requieren contratos escritos, muchos lo hacen. Pueden tomar la forma de ofertas formales de empleo, cartas de acuerdo u otros documentos, pero independientemente de la forma que tome, debe tener una copia en casa. Si bien muchas personas se sienten cómodas destruyendo sus contratos tan pronto como finaliza su empleo, vale la pena mantener su contrato por un poco más de tiempo. Como mínimo, debe mantener un contrato hasta el vencimiento de cualquier cláusula (es decir, cláusulas de no competencia), aunque en la mayoría de los casos es razonable conservar copias de sus contratos por tiempo indefinido..

Beneficios: Desde su espacio de estacionamiento hasta su seguro dental, su paquete de beneficios está lleno de información importante. Como sus beneficios técnicamente constituyen una parte de su compensación, vale la pena tener una copia a la mano, y asegurarse de aprovechar al máximo lo que su empleador le ofrece. Además, porque sus beneficios pueden afectar su vida en el hogar: el seguro de salud, ¿alguien? - Poder consultar esa información en casa puede ser crucial..

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Revisiones de desempeño: en teoría, las revisiones de desempeño son la forma en que su empleador le dice dónde está haciendo un buen trabajo y dónde puede mejorar. En realidad, la mayoría de las empresas consideran las revisiones de desempeño como una forma fácil de determinar promociones y aumentos. Hacer un seguimiento de dicha información puede ayudarlo a encontrar una oportunidad o dos con su empleador. Publicidad

Registros de nómina: si las cosas se ponen al sur en su empresa y se encuentra en una posición para solicitar un seguro de desempleo, es probable que se le soliciten ciertos registros de nómina. Si hay un problema al procesar su reclamo, se le puede solicitar varios años de documentación. También querrán al menos algunos de sus registros de impuestos: en los EE. UU., La mayoría de los estados requieren al menos una copia de su formulario W-2. Los requisitos pueden diferir dramáticamente en otros países.

Actualizaciones: todos esos memos y actualizaciones que se transmiten en la oficina con respecto a su seguro de salud, los tiempos de presentación de informes y cualquier otra cosa que su supervisor o gerente de recursos humanos presente parecen un excelente forro de papel de desecho. Pero vale la pena mantener un número sorprendente de ellos, al menos a corto plazo. Se requiere discreción para determinar qué actualizaciones vale la pena completar, pero generalmente vale la pena mantener aquellas que afectan su compensación o sus responsabilidades..

Descripción del trabajo: la descripción de su trabajo puede cambiar durante su tiempo con su empleador, pero es importante mantener una copia de cada versión. No es para que pueda argumentar en contra de realizar una tarea solo porque no está en la descripción de su trabajo, pero si está realizando tareas rutinarias por encima de su nivel de pago, llevar una copia de la descripción de su trabajo a su supervisor podría ayudarlo a obtener una aumento. Si es posible, vale la pena conservar una copia de su currículum vitae en el momento en que recibe cada descripción del trabajo para que pueda mostrar su progreso en términos de habilidades y experiencia. Publicidad

Documentación de problemas: hay problemas en cada situación de oficina, y algunos de ellos pueden requerir documentación. Si, por ejemplo, un compañero de trabajo se está comportando de manera inapropiada, es posible que sienta la necesidad de mantener un registro del problema. Mantenga una copia de ese registro en su casa; en algunos casos, podría valer la pena conservar la única copia en su casa. Dichos registros pueden causar problemas si se los encuentra en la oficina.

Su registro de personal real: En la mayoría de los lugares, tiene el derecho legal de revisar su registro de personal en cualquier momento en que quiera dirigirse al departamento de Recursos Humanos. Podría considerar pedir hacer eso: enmarque su pregunta de una manera que no lleve a esa gente de Recursos Humanos a archivarle en la parte posterior del cajón cuando haya terminado, sin embargo.

Mantener un registro de todos los papeles

Todos estos registros pueden agregar una buena pila de papel. Lo ideal es que salgas y compres un montón de carpetas y un archivador, pero puede que no sea una opción realista. En su lugar, cualquier sistema de organización que le permita acceder fácilmente a cualquier documento que esté buscando funciona bien. Las carpetas con fichas y una caja pueden ser la mejor solución para usted (siempre que la guarde en algún lugar seco). Publicidad

Usted querrá aferrarse a la mayor parte de este papeleo por un tiempo. Si hay un problema con su empleador (o empleador anterior), se le puede pedir que proporcione documentación que se remonta a varios años. Si no ha tenido ningún problema después de cuatro años, generalmente se considera que está a salvo. Es el mismo período de tiempo que su empleador debe conservar la documentación..

Si tiene alguna otra sugerencia para los documentos que deben ir en una carpeta de personal de la casa, compártala en los comentarios..