Cómo no imponer sistemas de productividad en otros

Mi hermana pequeña me visitó este fin de semana y me trajo una pila de tareas que me parecieron increíbles: es una estudiante de secundaria y su lista de tareas tenía algo para cada clase, y proyectos en la mayoría de ellas. Ella lo rastrea en un planificador que tiene espacios tan pequeños para grabar citas o tareas que pensé que mis ojos se me caerían de la cabeza por no entornar los ojos..

Así que hice lo que haría cualquier buena hermana mayor interesada en la productividad: ofrecí configurarla con algo un poco más fácil de usar. Nada especial, por supuesto: estaba pensando en presentarla a Remember the Milk. Me gusta RTM por muchas razones, aunque sé que muchas otras personas tienen sus preferencias: el hecho de que puedo usar complementos para integrar RTM con Google Calendar y GMail hace mucho por mi productividad.

¿La respuesta de mi hermana? Un no inmediato. Ella confía en el papel, no en algún artilugio de fantasía en línea. Procedió a explicar que solo se conecta en línea cada dos días, principalmente para revisar su cuenta de correo electrónico de Hotmail. Era como una flecha directamente en mi corazón amante de la Web 2.0. De alguna manera, sobreviví y sugerí que tal vez un nuevo planificador, uno más grande, podría estar en orden. Incluso le ofrecí un viaje a la librería. Una vez más me derribaron, con una lista completa de argumentos en contra: tendría que transferir todo, estaba acostumbrada a este planificador en particular y este planificador era gratuito, mientras que uno nuevo costaría dinero. Publicidad

No me considero una especie de evangelizador de la productividad; Simplemente creo que su sistema podría mejorarse, aunque solo sea para proteger su vista. Es su trabajo escolar: es más que bienvenida a organizarlo como desee. Me las arreglé para mantener mi consejo en una breve lista de lecturas sugeridas y hacerle prometer que consideraría todo este nuevo tema de Internet.

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Sin embargo, empecé a pensar en otras situaciones en las que una persona puede verse obligada a adoptar un sistema de productividad que simplemente no funciona para ella, y cómo puede trabajar para evitarlo. Me ha pasado antes, y ciertamente no me gustó. Uno de mis empleadores anteriores nos exigió a los habitantes de nuestros cubículos utilizar un sistema personalizado basado en hojas de cálculo Excel accesibles a través de la red para rastrear no solo nuestras tareas en curso, sino también nuestras tarjetas de tiempo, logros y un montón de otra información. Fui el empleado que se olvidó constantemente de actualizar las hojas de cálculo y se me tuvo que recordar dónde verificar una determinada información de forma regular. No era el caso de que no tuviera los datos necesarios, tenía todo lo que mi gerente quería en un momento dado, pero no lo traduje muy bien al sistema de la compañía. Finalmente conseguimos un acuerdo en el que usé mis propios métodos para rastrear mi trabajo y luego llené mis hojas de cálculo una vez a la semana. Publicidad

He escuchado muchas historias de horror sobre calendarios, listas de tareas y otros sistemas de productividad y seguimiento de tiempo impuestos (un número sorprendente de ellos incluye el uso obligatorio de Outlook, a menudo en formas que no se pretendía usar). La mayoría parece reducirse al hecho de que un trabajador considera que el sistema de "productividad" crea más horas de trabajo de las que podría enfrentar. Un mal sistema de seguimiento del tiempo puede convertirse rápidamente en una agravación tan grande como un error de nómina..

También he escuchado un montón de soluciones: el tipo que se escribió a sí mismo una pequeña pieza de software para traducir entre el sistema de gestión de tareas de su empleador y el suyo, la chica que se negó a seguir un sistema que no funcionaba. No trabaje para ella ni para el hombre que convenció a su gerente de cambiar toda la compañía para satisfacer sus necesidades. Hubo diversos grados de éxito: la chica que no se rendía ante su gerente de tareas terminaba en un nuevo lugar de trabajo muy rápidamente. Publicidad

Parece que lo mejor que la mayoría de nosotros podemos hacer con un sistema de productividad impuesto es hacer nuestro mejor esfuerzo para que funcione, y con frecuencia no podemos hacer nada mejor que fingir que nos resulta útil. Mi experiencia personal demuestra que la mayoría de las personas tienen que encontrar su propia forma de implementar la administración del tiempo, ya sea adaptando GTD a sus vidas o escribiendo su propio manual. Es una cuestión de saber qué solución funciona para su situación específica. Nadie más enfrentará exactamente los mismos problemas de administración de tiempo que usted, lo que hace que su toque personal sea una necesidad al implementar algún tipo de sistema de productividad..

Para las empresas u organizaciones que buscan crear algún tipo de sistema de gestión del tiempo, sin embargo, todavía hay esperanza. Hacer que las personas que utilizarán el sistema en su planificación puede evitar una lista completa de problemas comunes: la microgestión que interfiere con el trabajo, los requisitos para registrar las minucias en el sistema, lo que implica un mayor gasto en proyectos o sistemas poco integrados que requieren tiempo para cambiar entre. Ya sea que esté realizando un seguimiento de la productividad, o simplemente tratando de facilitar a los empleados el trabajo, los empleados serán las únicas personas capaces de decirle si su sistema los ayudará o les hará daño. Publicidad

¿Y mi hermana? Logré convencerla de que probara GMail ya que ambos acordamos que su dirección de Hotmail de 2cute4words podría no impresionar a las oficinas de admisión de la universidad.