Acabe y aumente la productividad con Google Docs

¿Ha luchado con múltiples estaciones de trabajo, computadoras portátiles, dispositivos móviles y tener acceso a un determinado documento? ¿Compartes documentos y hojas de cálculo con equipos de personas? ¿Solicita comentarios sobre proyectos de personas de todo el mundo??

Si la tienes, tengo una solución para ti que no cuesta ni un centavo. Publicidad

Google Docs

Está bien, está bien, escuché los gemidos incluso a través de Internet. Google Docs no ha gozado de una buena reputación como reemplazo de Microsoft Office o incluso de Open Office. No estoy hablando de usar Google Docs como software de procesamiento de textos. Utilizo MS Office y Open Office para crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Si usted es un gran usuario de aplicaciones de tipo oficina, realmente debe tener algún tipo de software de escritorio..

De lo que estoy hablando es de utilizar Google Docs como complemento de sus aplicaciones de escritorio. Usado de la manera correcta, Google Docs puede proporcionar evaluaciones a sus documentos mientras está en casa, en la oficina, viajando, a cualquier lugar con una conexión a Internet. También es una excelente manera de colaborar con personas, compartir elementos, obtener comentarios.

Hay otras herramientas de colaboración por ahí. Dropbox, Syncplicity son algunos. Son buenos para las personas tecnológicas que entienden lo que se espera de ellos. Descubrí que cuando quiero compartir con personas que no son tecnológicas, tienen problemas con herramientas como éstas. También tienen una versión gratuita y profesional. Si los está utilizando para cualquier cosa relacionada con un negocio, debe considerar pagarlo para no estar en conflicto con los términos y condiciones. Publicidad

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Empezando

Por supuesto, necesitas una cuenta de Google para usar Google Docs. Si aún no tienes uno, solo ve a google.com y regístrate. Una vez que tenga su cuenta, puede acceder a Documentos haciendo clic en la pestaña en la parte superior de la pantalla. Esto te llevará a la pantalla de inicio..

Colecciones

La clave para usar Google Docs en la comprensión de las colecciones. Las colecciones son las mismas que las carpetas de archivos en Google Docs. Cada colección contiene una serie de otras cosas. Una colección puede contener varios documentos, hojas de cálculo, presentaciones o incluso otras colecciones. Una colección puede contener varios tipos de elementos, un par de documentos, hojas de cálculo y algunas otras colecciones. Esto es como las carpetas de archivos en un sistema operativo.

Utilizo colecciones para mantener elementos similares para que se agrupen y pueda compartirlos con quien yo quiera. Verás colecciones en la pantalla de Google Docs de tu casa en el lado izquierdo. Habrá una lista de sus colecciones y colecciones compartidas con usted. Publicidad

Haz 'Er Hecho fácilmente

Descubrí que la mejor manera de incluir sus documentos en Google Docs es crear carpetas en su estación de trabajo, colocar los elementos a los que desea acceder y luego cargarlos como colecciones en Google Docs. Luché durante mucho tiempo intentando cargar los documentos de uno en uno, crear las colecciones en Google Docs y luego colocar los elementos en las colecciones. No hagas eso Es realmente torpe Puede hacerlo todo en su estación de trabajo en cuestión de minutos, subirlo y luego tener acceso a ellos donde quiera que vaya.

Compartir y comentarios

El otro buen uso de Google Docs es compartir cosas con la gente. Puedes compartir colecciones o artículos individuales. La manera fácil que uso para compartir es hacer clic derecho en el elemento. Esto le permitirá seleccionar Compartir y luego hacer clic en Compartir nuevamente. Esto abre el cuadro de configuración de Compartir. En este punto, tienes un par de opciones. Puedes compartir directamente con las personas utilizando su dirección de correo electrónico. Simplemente escriba la dirección en el cuadro “Añadir personas”. Recibirán un correo electrónico que les dará acceso al artículo. Otra forma es utilizar un enlace. En la parte superior del cuadro Configuración de uso compartido, haga clic en Cambiar para cambiar el tipo de acceso. Seleccione a cualquiera con el enlace para obtener acceso a un enlace que llevará a alguien a su artículo. También tiene la opción de darles la posibilidad de editar el documento.

Al utilizar un enlace con permiso de edición, puede compartir un documento en Facebook, Twitter, etc. y solicitar comentarios sobre cualquier tema en el que esté trabajando. ¡Qué gran manera de obtener comentarios! Las personas pueden usar la función de insertar comentarios para darle todos los comentarios que desee. Solo asegúrese de tener una copia de respaldo en caso de que alguien cambie el documento más allá del reconocimiento. Publicidad

Gestión interna

Finalmente, para mantener el desorden, use las colecciones para evitar que los elementos individuales obstruyan su página de inicio en Google Docs. Seleccione los elementos individuales y luego haga clic en Más en la parte superior. Seleccione No mostrar en casa para ocultarlos de su página de inicio. Aún encontrarás los artículos en las colecciones y mantendrá tu página de inicio mucho más manejable.

Simple, Rápido, Gratis

El uso de Google Docs de la manera que he descrito cumple con mis requisitos previos para una herramienta de productividad de primera línea: simple, rápida y económica (gratis). Es una gran herramienta para tener en tu bolsa de herramientas. Solo veo el uso de Gmail y Google Docs creciendo..

¿Por qué no empezar a usarlo y beneficiarse de la mayor productividad??

(Crédito de la foto: Electonic News en Internet a través de Shutterstock)